¿Qué es la Teneduría de Libros?
La teneduría de libros es el registro sistemático y la organización de transacciones financieras en una compañía o en una organización sin fines de lucro. Esta práctica de contabilidad es esencial para el crecimiento y el mantenimiento de un negocio.
Algunas transacciones financieras que se involucran con la teneduría de libros incluyen: la facturación de bienes o servicios otorgados a los clientes, el registro de recibos de los clientes, la verificación y registro de las facturas de los proveedores, el pago a los proveedores, el procesamiento del pago de los empleados y reportes gubernamentales, y la creación de reportes financieros.
El aspecto más importante de la teneduría de libros es mantener un registro preciso y actualizado de toda la información. La precisión es la parte más importante de todo este proceso.
Este elemento está elaborado para poder proveer la información preliminar necesaria para crear estados contables. Cada transacción debe estar registrada en los libros y todos los cambios deben ser actualizados continuamente.
Hoy en día, la mayoría de las tenedurías de libros alrededor del mundo se realizan con la ayuda de un software.
Requiere el conocimiento de débitos y créditos, además de un conocimiento básico de contabilidad financiera, que incluye el balance de general y la declaración de ingresos.
Características principales de la teneduría de libros
La teneduría de libros es el registro, actualizado diariamente, de las transacciones financieras y de la información relacionada con un negocio.
Asegura que el registro de las transacciones financieras individuales sean correctas, actualizadas y comprensivas. Por este motivo, la precisión es vital para este proceso.
Este elemento provee la información por la cual las cuentas y facturas son preparadas. Este proceso distintivo ocurre dentro del amplio rango de la contabilidad. Cada transacción, ya sea una compra o una venta, debe quedar registrada en los libros.
Usualmente hay estructuras creadas para la teneduría de libros, llamadas controles de calidad, los cuales ayudan a asegurar registros precisos y adecuados.
Registro de transacciones
Como principio de la teneduría de libros, todas las transacciones que tengan lugar dentro de la organización deben quedar registradas diariamente en los libros o en el sistema de contabilidad.
Para cada transacción debe existir un documento que describa la transacción de negocios. Esto puede incluir una factura de venta, pagos a un proveedor, un recibo de venta, una factura de un proveedor, pagos al banco y actas.
Éstos documentos acompañantes proveen el registro de auditoría (cualquier elemento que otorgue la historia documentada de una transacción en una compañía) para cada transacción y son una parte importante para poder mantener registros adecuados en caso de que ocurra una auditoría.
Sistema de partida doble
El sistema de partida doble es el sistema de contabilidad en el cual cada transacción tiene una entrada correspondiente tanto positiva como negativa (débitos y créditos). Este sistema es el más popular en la teneduría de libros.
Este sistema de partida doble de la teneduría de libros está basado en el hecho de que cada transacción tiene dos partes, afectando así a dos libros de cuentas.
Esto se debe a que cada transacción involucra una entrada de débito en una cuenta y una entrada de crédito en la otra.
Esto significa que cada transacción debe ser registrada en dos cuentas; una cuenta será debitada porque se le remueve un valor y la otra cuenta será acreditada porque recibe un valor. La regla principal de este principio es debitar al receptor y acreditar al dador.
Libro de cuentas
Los libros de cuentas pueden estar escritos a mano o estar computarizados; los mismos contienen registros de cada activo y de cada pasivo del negocio y de la capital (la cantidad invertida) del dueño. Se mantiene un registro separado para cada elemento involucrado en las transacciones de negocios.
El sistema de partida doble requiere dos entradas para cada transacción: un débito y un crédito. Cualquier compra, tales como materiales en crudo o bienes, así como también cualquier pago de los clientes, deben estar registrados en dos lugares del libro de contabilidad bajo este sistema.
Orígenes
El sistema de partida doble puede ser acreditado con el desarrollo de la contabilidad moderna. Básicamente definió los métodos para obtener registros precisos a lo largo de cualquier industria.
Los registros históricos indican que el sistema de partida doble fue observado por primera vez por los comerciantes durante la Edad Media. Esto significó una gran mejora del ábaco y los sistemas de partida única utilizados durante la Edad Antigua.
A medida que el sistema de partida doble se empezó a popularizar, empezó a extenderse para incluir descripciones detalladas de productos y servicios, ingresos, gastos, créditos, deudas, y demás.
Ejemplos
El negocio de Marcelino realiza una compra a un proveedor de 3000 $ en materiales en bruto. Éstos materiales son necesarios para elaborar productos que luego venderá a sus clientes.
Cuando se registre bajo el sistema de partida doble, debe debitar su registro de inventario como un bien y acreditar su cuenta de efectivo.
Marcelino tiene un negocio de telas y emite una factura a un cliente por una manta de 800 $. Esta transacción quedaría registrada de la siguiente manera:
- Un débito de 800 $ en sus cuentas por cobrar.
- Un crédito de 800 $ en su cuenta de ganancias.
Registros más detallados también podrían incluir un sistema de partida doble para manejar el inventario y el costo de los bienes vendidos (COGS por sus siglas en inglés):
- Un débito de 400 $ a la cuenta de COGS.
- Un crédito de 400 $ a la cuenta de inventario. Estas entradas le permitirían a Marcelino tener un mejor registro de su ganancia total.
La ecuación contable
La ecuación contable debe balancear los totales encontrados en las cuentas de débito y de crédito. Esto se puede ilustrar de la siguiente manera:
Activos + Gastos = Pasivos + Capital Propio + Ganancias.
Por lo tanto: Cuentas de débito (Activos + Gastos) = Cuentas de crédito (Pasivos + Ganancias + Capital Propio).
Los débitos se encuentran del lado izquierdo e incrementan la cuenta de débito y reducen la cuenta de crédito. Asimismo, los créditos están a la derecha e incrementan la cuenta de crédito y disminuyen la cuenta de débito.
El sistema de partida doble requiere de la existencia de una entrada al lado izquierdo de cada cuenta y de una entrada correspondiente al lado derecho. En un libro de contabilidad se debe recordar que:
- Los gastos siempre son débitos.
- Las ganancias siempre son créditos.
- Se debita de la cuenta de efectivo cuando el dinero es recibido.
- Se acredita a la cuenta de efectivo cuando el dinero es abonado.
Referencias
- Double entry bookkeeping. Recuperado de debitoor.com
- What is bookkeeping? Recuperado de accountingcoach.com
- Bookkeeping 101- A beginning tutorial (2016). Recuperado de thebalance.com
- Bookkeeping- what is bookkeeping? Recuperado de debitoor.com
- What is bookkeeping. Recuperado de reviso.com
- Audit trail. Recuperado de debitoor.com