10 Ejemplos de Documentos Administrativos
Los documentos administrativos son escritos o registros que reciben su nombre por el hecho de que son empleados en el ámbito administrativo. Son usados por los miembros de los órganos administrativos de una empresa o corporación y tienen como receptor otra administración o la ciudadanía.
Como ejemplos de documentos administrativos podemos citar los contratos, certificaciones o notificaciones de pago, que se pueden encasillar dentro del curso legal, o las circulares, memorandos o cartas de agradecimiento, los cuales no tienen peso legal.
Estos textos se caracterizan por el uso del lenguaje referencial, que tiene como función suministrar información. Además, el lenguaje es altamente formal, culto y técnico, de modo que esté acorde con la situación comunicativa.
Algunos de estos textos contienen instrucciones o cláusulas que se deben cumplir, siendo por esto que en este tipo de texto se busque expresar la información de manera clara y precisa.
Otra de las características de los textos administrativos es la rigidez de las estructuras. Esto quiere decir que la mayoría de estos textos sigue un modelo que se mantiene más o menos invariable. Por ejemplo, todos los contratos tienen una estructura similar.
Ejemplos destacados de documentos administrativos
1- Boletines informativos
Los boletines informativos son publicaciones distribuidas de manera periódica con información concerniente al órgano administrativo en cuestión.
Estos boletines pueden incluir detalles sobre el pago de los trabajadores, sobre los beneficios que estos reciben o sobre la gerencia de la empresa, entre otros.
2- Memorandos
Los memorandos, también llamados memorándum o memos, son notas breves que permiten establecer un sistema de mensajería entre los distintos departamentos de una empresa.
El término “memorando” proviene del latín memorandum, que quiere decir “que debe ser recordado”. En este sentido, la información contenida en un memorando se escribe “para ser recordada”.
Puede contener instrucciones que se deben ejecutar, recordatorios de reuniones que se van a llevar a cabo, resúmenes de los puntos más importantes de una conferencia, entre otros.
3- Cartas de pago
A diferencia de los boletines y de los memos, las cartas de pago son documentos con peso legal, por lo que la redacción de esta debe efectuarse de manera cuidadosa, prestando atención a detalles como las cifras a ser transferidas, los nombres de los involucrados, las fechas.
En las cartas de este tipo, las cifras se deben escribir en números y en letras (para evitar que estos documentos sean forjados de algún modo).
Además, se prefiere que las cantidades se escriban en negrita, en rojo o con una tipografía resaltante, para que estas sean legibles de manera fácil.
4- Cartas de cobro
Las cartas de cobro también son documentos legales y tienen como objeto informar que se procederá a efectuar un cobro, que ya se cobró una cantidad o para instar a un cliente a que haga un pago.
Las cartas de cobro que tienen como objeto informar que una cantidad ya ha sido cobrada son semejantes a las facturas. Ejemplos de estas son las facturas de electricidad y gas o los comprobantes de transferencias bancarias, entre otros.
Por otra parte, las cartas de cobro para instar al cliente a que pague se emiten cuando una empresa ya ha efectuado un aviso verbal (por lo general, a través de llamadas telefónicas) y, sin embargo, no ha recibido respuesta alguna por parte del cliente. Así, se procede a enviar un aviso por escrito.
5- Circulares informativas
Las circulares informativas contienen información suministrada por la autoridad de una empresa.
Estas circulares pueden contener instrucciones de carácter oficial que deben ser cumplidas por los trabajadores de la organización, normativa en cuanto al uso del mobiliario y las instalaciones de la empresa, cambio de personal, entre otros.
En el título de la circular se debe incluir cuál es el agente emisor de la misma. Las circulares pueden estar dirigidas sólo a una parte del personal de la empresa; en ese caso, se indicará después del título de la circular.
Después, se escribe el objeto de la circular bajo el nombre “asunto” y, por último, el cuerpo (que contiene la información a transmitir).
6- Contratos
Los contratos son documentos que están sujetos a la ley. Estos documentos son pactos escritos entre dos o más partes, las cuales se comprometen a cumplir ciertas cláusulas y condiciones; si alguna de las partes viola las condiciones del contrato, puede ser multada o incluso demandada.
Un ejemplo de contrato es el que ofrece una empresa a un individuo para que este trabaje para la organización a cambio de un sueldo.
7- Certificados
Los certificados son textos administrativos que se emplean para dar fe de un hecho determinado.
Por ejemplo, si se culminaron los estudios universitarios, se obtiene un certificado que da prueba de ello en forma de diploma.
Al momento de presentarse en una empresa con el objeto de obtener un puesto de trabajo, los certificados son esenciales para demostrar que se tiene formación en un área específica; del mismo modo, los certificados pueden demostrar la experiencia de un individuo.
8- Cartas de agradecimiento
Las cartas de agradecimiento son aquellas que se emiten después de haber obtenido un servicio por parte de otra empresa o individuo.
Debido a que las relaciones entre empresas son estrictamente profesionales, el lenguaje empleado debe ser solemne y formal, con el objeto de garantizar la cooperación futura entre empresas.
9- Cartas de pedidos
Las cartas de pedidos son documentos que tienen como objeto solicitar un producto o servicio.
En estas cartas, se debe incluir la cantidad requerida, en caso de que se trate de un producto, o el tiempo durante el cual se requerirá la intervención de la empresa, en caso de que se trate de un servicio.
10- Currículos
Los currículos, también llamados hoja de vida o curriculum vitae, son documentos que recogen diversos aspectos de la formación académica y profesional de un individuo.
En este sentido, los currículos muestran las instituciones en las que se cursaron estudios, las habilidades del individuo (como el dominio de idiomas) y la experiencia laboral.
Referencias
- Business Administration. Recuperado el 7 de junio de 2017, de en.wikipedia.org.
- Memorandum. Recuperado el 7 de junio de 2017, de dictionary.com.
- Letter of Payment. Recuperado el 7 de junio de 2017, de howtowritealetter.net.
- Contract. Recuperado el 7 de junio de 2017, de dictionary.com.
- Certification. Recuperado el 7 de junio de 2017, de merriam-webster.com.
- Letter of Appreciation. Recuperado el 7 de junio de 2017, de thebalance.com.
- Request Letter. Recuperado el 7 de junio de 2017, de targetstudy.com.
- Curriculum vitae. Recuperado el 7 de junio de 2017, de merriam.webster.com.