Sistema de inventarios: tipos, métodos y ejemplos
El sistema de inventarios es un sistema de seguimiento que informa sobre la cantidad de materias primas, suministros o productos terminados que se tienen disponibles. Garantiza que la cantidad correcta de materiales, con la calidad adecuada, esté disponible en el lugar correcto y en el momento adecuado.
Este sistema se actualiza cada vez que se vende un artículo o se utilizan materias primas para fabricar un producto, para así saber qué se tiene disponible para el día siguiente. También permite ordenar productos con antelación, para así poder tener todo lo que se necesita en todo momento.
Cuando la gente piensa en un sistema de inventarios, es común relacionarlo con la industria minorista. Sin embargo, aunque las tiendas requieren un sistema de inventarios eficaz para poder operar con éxito, este también se usa en muchos otros tipos de negocios, como manufactura, servicios públicos, salud, gobierno y educación.
Como parte de la cadena de suministro, el sistema de inventarios incluye aspectos como el control y la supervisión de las compras (tanto de los proveedores como de los clientes), el mantenimiento del almacenamiento del inventario, el control de la cantidad de productos en venta y el cumplimiento de los pedidos.
Índice del artículo
- 1 Importancia
- 2 En qué consiste un sistema de control de inventarios
- 3 Tipos
- 4 ¿Cómo implementar un sistema de inventarios en una empresa?
- 5 Métodos y herramientas para el control de inventarios
- 6 Ejemplos
- 7 Referencias
Un sistema de inventarios efectivo es un componente indispensable de cualquier operación minorista o de fabricación. Su propósito principal es mantener con precisión el conteo físico de los productos, suministros y materiales almacenados en el almacén.
Algunos de los elementos más críticos de un sistema bien desarrollado son las descripciones de los artículos, un sistema de numeración, la estandarización de las unidades de medida y el etiquetado preciso de los artículos.
Una vez establecido, el sistema de inventarios se puede utilizar para controlar y mantener los bienes almacenados, para así asegurar que no se pierda el inventario por deterioro o robo.
Saber cuándo reordenar, cuánto ordenar, dónde almacenar el inventario, etc., puede convertirse rápidamente en un proceso complicado. Como resultado, muchas empresas requieren un software o sistema de gestión de inventario, con mayores capacidades que simples bases de datos y fórmulas manuales.
Esto es vital para controlar los costos de compra y cumplir con los objetivos de servicio al cliente. Si bien un software de gestión de inventarios es una herramienta de administración útil, la clave para un buen sistema reside en la solidez de los procedimientos que se crean.
Un sistema de control de inventarios se refiere a las estrategias que usan las empresas para garantizar poder contar con los suministros adecuados de materias primas para la producción y los productos terminados para la venta, al mismo tiempo que minimizan los costos de inventario.
Almacenar un exceso de inventario es costoso, porque el espacio y los recursos financieros invertidos en los productos a menudo se pueden utilizar mejor en otras áreas.
Sin embargo, al mismo tiempo, tener inventarios bajos puede resultar en costosos cierres de producción o retrasos en el cumplimiento de los pedidos. Los sistemas de control de inventarios ayudan a las empresas a encontrar el delicado equilibrio entre poco y demasiado stock.
Los sistemas de control de inventarios ayudan a rastrear el inventario y proporcionan los datos que se necesitan para controlarlo y administrarlo.
Es una solución tecnológica que integra todos los aspectos de las actividades de inventario de una organización, incluyendo el envío, la compra, la recepción, el almacenamiento en el depósito, el volumen de negocios, el seguimiento y la reorganización.
Un buen sistema de control de inventarios consigue todo esto, al adoptar un enfoque holístico del inventario y al permitir a las empresas utilizar prácticas que optimizan la productividad y la eficiencia a lo largo de la cadena de suministro.
Por otro lado, mantiene el inventario correcto, en las ubicaciones correctas, para así satisfacer las expectativas del cliente.
Independientemente del tipo de sistema de control de inventarios que se elija, hay que asegurarse de que incluya un sistema para identificar los artículos del inventario y su información, incluidas etiquetas de códigos de barras.
También es importante que incluya herramientas de hardware para escanear etiquetas de códigos de barras, una base de datos central para todo el inventario, además de la capacidad de analizar datos, generar informes y pronosticar la demanda.
Las estrategias apropiadas de manejo de inventarios varían dependiendo de la industria. Un depósito de petróleo puede almacenar grandes cantidades de inventario durante largos períodos de tiempo, lo que le permite esperar a que la demanda se recupere.
Si bien el almacenamiento de petróleo es costoso y difícil, no existe riesgo de que el inventario se eche a perder o se salga de especificaciones.
Sin embargo, para las empresas que comercian con productos perecederos o productos cuya demanda es extremadamente sensible al tiempo, no es una opción acumular inventario. Considerar mal el momento o la cantidad de los pedidos puede ser muy costoso.
Con un sistema de inventarios perpetuo, se actualizan continuamente los registros de inventarios, contando las adiciones y sustracciones cuando los artículos de inventarios son recibidos, vendidos, trasladados de una ubicación a otra, seleccionados para consumirlos y desechados.
Algunas organizaciones prefieren este tipo de sistema porque entrega información actualizada de los inventarios y maneja mejor los conteos de inventarios físicos.
El sistema de inventarios perpetuo también es el preferido para hacerle seguimiento al inventario, porque brinda continuamente resultados precisos cuando se administra de forma adecuada.
Este tipo de sistema funciona mejor cuando se utiliza, junto con el inventario de almacén, una base de datos con las cantidades de inventario y las ubicaciones de estantes actualizados en tiempo real por los empleados, utilizando escáneres de código de barras.
Retos a superar
Existen algunos retos asociados con este tipo de sistema. Primero, este sistema no se puede mantener manualmente y requiere equipos y software especializados, resultando en un mayor costo de implementación, especialmente para empresas con múltiples ubicaciones o almacenes.
Son necesarias actualizaciones y mantenimientos reiterados para el sistema de inventarios perpetuo, que también pueden ser costosos.
Otro desafío de usar este tipo de sistema es que a medida que pasa el tiempo el inventario registrado puede no reflejar el inventario real, porque no se usan frecuentes conteos físicos de inventarios.
El resultado es que los registros de inventarios se ven afectados por errores, artículos robados o artículos escaneados incorrectamente, haciendo que no coincidan con los recuentos físicos de inventarios.
El sistema de inventarios periódico no rastrea el inventario continuamente, sino que permite a las organizaciones conocer los niveles de inventarios inicial y final, durante un cierto período de tiempo.
Este sistema rastrea el inventario usando conteos físicos. Cuando se completa el inventario físico, el saldo en la cuenta de compras se suma a la cuenta de inventarios y se ajusta para que coincida con el costo del inventario final.
Las empresas pueden elegir si calcular el costo del inventario final utilizando los métodos de contabilidad de inventarios LIFO, FIFO u otro método, teniendo en cuenta que el inventario inicial es el inventario final del período anterior.
Existen también algunas desventajas de usar un sistema de inventarios periódico. Primero, mientras se completa el recuento de inventario físico, las actividades comerciales normales están casi suspendidas. Como resultado, los trabajadores pueden realizar los conteos físicos apuradamente, debido a las limitaciones de tiempo.
Los errores y fraudes pueden ser más frecuentes en este sistema, porque no hay un control continuo sobre el inventario. También se hace más difícil identificar dónde ocurren las discrepancias en los conteos de inventario, porque transcurre mucho tiempo entre los recuentos.
Organizar los productos
Lo primero es organizar los productos almacenados para así poder acceder y contar fácilmente cada artículo del inventario. Es necesario etiquetar todo para que pueda ser reconocido con sencillez y los materiales puedan estar colocados en el lugar adecuado.
La efectividad del sistema de inventario depende en gran medida de la precisión del conteo de los artículos a inventariar. Un conteo incorrecto puede causar discrepancias en la contabilidad, generar pedidos excesivos y sobreproducción.
Requerimientos de almacenamiento
Lo siguientes es calcular las dimensiones físicas necesarias para almacenar el inventario. Esto podría ser todo un almacén o un pequeño armario, según el tamaño de los productos o materiales, y el volumen de ventas.
También se debe considerar cualquier condición especial requerida para el almacenamiento, como el control de temperatura o de humedad.
Se debe colocar el inventario de manera eficiente para mejorar su manejo. Cada artículo debe ubicarse de modo que el que tenga mayor rotación sea el más accesible.
También se debe considerar deshacerse de los artículos obsoletos vendidos con poca frecuencia.
Considerar un sistema de código de barras
Si se tiene gran cantidad de inventario, se necesitará alguna forma de rastrear los artículos. La manera más sencilla de hacerlo es a través de un sistema de código de barras. Si se tienen pocos tipos de artículos, se puede utilizar un sistema visual.
Entrenar a los trabajadores
Las personas que trabajan en el inventario son el aspecto más crítico del sistema. Si no están capacitados o seguros sobre quién debe realizar una acción, se verán afectadas la eficiencia y precisión de la gestión.
Se debe capacitar a los empleados en todos los aspectos del sistema de inventarios, como lo que debe hacerse en cada punto, quién debe hacerlo y cómo debe documentarse.
Realizar recuentos periódicos
La frecuencia con la que se realiza el inventario tendrá una influencia significativa en la precisión del sistema de inventarios. Algunos tipos de operación requerirán intervalos de inventario más frecuentes que otros.
Es importante centrarse primero en los artículos más críticos. Por ejemplo, se pueden establecer los artículos de alta prioridad como los que constituyen el 80% de las ventas. Luego, podrán crearse categorías de prioridad media y baja para los artículos con menos ventas. Así se evitará perder tiempo contando artículos con ventas bajas.
Ajustar los datos
El inventario debe ajustarse debido a robos, obsolescencia, deterioro o daños. La reducción del inventario explicará la diferencia entre el conteo de inventario físico y el inventario registrado en los libros.
Separar funciones
La administración del inventario requiere tanto el manejo físico del inventario, tal como contar y mover el inventario, como tareas administrativas, tal como la presentación de la documentación y contabilidad correspondiente.
Estas dos funciones deberán ser manejadas por diferentes departamentos, reduciendo así el riesgo de robo.
Optimizar niveles de inventario
Los niveles de inventario deben mantenerse en el nivel correcto para maximizar las ganancias y reducir las pérdidas.
Mantener demasiado inventario aumenta el riesgo de obsolescencia, daños y deterioro, mientras que no mantener el suficiente significa perder oportunidades de ventas.
Implementar software
Aunque el uso de una hoja de cálculo puede funcionar para una empresa pequeña, las empresas grandes necesitarán un software de gestión de inventario.
El sistema puede integrarse con otro software empresarial para crear un sistema integrado y automatizar las operaciones.
No es deseable tener el mismo grado de control sobre todos los artículos del inventario, ya que cada uno varía en función de su valor de consumo anual.
Por tanto, este método de control de inventarios se utiliza para determinar la importancia de cada artículo del stock según su valor de consumo anual. Se clasifican como A, B y C.
Los artículos de alto valor se clasifican como “A”. Generalmente forman el 15%-25% de los artículos de inventario, que representan el 75%-80% del valor de consumo anual. Se debe mantener un estricto control sobre estos artículos.
La categoría “B” está compuesta por los artículos que tienen un menor valor de consumo. Se compone del 20%-30% de los artículos de inventario, que representan el 10%-15% del valor de consumo anual. Se debe mantener un control razonable en estos artículos.
Los artículos menos importantes del inventario se clasifican como “C”. Se compone del 45%-65% de los artículos de inventario, que representan el 5%-15% del valor de consumo anual. Debido al bajo valor de estos artículos, se mantiene poco control sobre ellos.
Se basa en el concepto del sistema Kanban, utilizado por los fabricantes japoneses, que regula el suministro de los artículos mediante el uso de una tarjeta que muestra un conjunto de especificaciones.
Los centros de trabajo muestran esta tarjeta cuando desean extraer inventario de las bandejas de suministros.
Las tres bandejas, una en el piso de planta, otra en el almacén y la tercera en el establecimiento del proveedor, están bien equipadas con una tarjeta Kanban para rastrear el movimiento del inventario.
Luego de utilizar el inventario de la bandeja colocada en el piso de planta, se repone de la bandeja del almacén. Posteriormente, la bandeja del almacén se envía al proveedor para ser llenada del inventario reservado. Inmediatamente, el proveedor fabricará más inventario para llenar su bandeja vacía.
Es un método donde los materiales se adquieren unas pocas horas antes de ser utilizados. Es adoptado por las empresas para reducir la carga innecesaria de inventarios, en caso de que la demanda sea menor que el inventario planeado.
El objetivo de este método es aumentar la rotación de inventarios y reducir el costo de mantenimiento por almacenamiento.
Por tanto, elimina la necesidad de llevar grandes inventarios. Para aprovechar los beneficios de este método, debe haber una sincronización adecuada entre la entrega del material y el ciclo de fabricación.
Esta herramienta integra en un solo sistema todas las funciones involucradas en la gestión del inventario. El software de este tipo permite a una empresa controlar los niveles de stock mediante la actualización automática de los inventarios, el registro de retiros y la revisión de saldos.
Sus beneficios se pueden maximizar cuando se integra el sistema de control de inventarios con otros sistemas, como contabilidad y ventas, que ayudan a controlar mejor los niveles de inventarios.
En este método los niveles de inventario máximo y mínimo son fijos. La cantidad máxima fija de inventario se podrá reponer automáticamente cuando el nivel de inventario alcance el nivel de stock mínimo o punto de reorden establecido.
La empresa debe establecer la capacidad máxima y mínima de stock, según el espacio de almacenamiento y la tendencia de ventas.
Este método ayuda a reducir los errores de reorden y a administrar la capacidad de almacenamiento eficientemente.
Este sistema está diseñado para tener control del inventario, sin importar el volumen o ubicación. Permite cumplir con las expectativas de servicio al cliente o suministrar órdenes de trabajo al almacén.
Usando sus herramientas y funciones integradas, se puede hacer un seguimiento del inventario en varias ubicaciones, así como monitorear los pedidos y las existencias de seguridad.
Diseñado para empresas medianas y grandes, la solución garantiza que se tenga un amplio volumen de inventario para satisfacer las demandas de pedidos en cualquier momento.
Lo que se apreciará de inmediato en este sistema de gestión de inventarios es que forma parte del conjunto de aplicaciones de productividad empresarial de Zoho, una de las marcas de software más utilizadas a nivel empresarial.
La gran ventaja del Inventario Zoho sobre otros sistemas es su compatibilidad con otras aplicaciones de productividad de Zoho, lo que permite migrar datos de forma estable a través de los productos de Zoho.
Esto significa que se puede manejar el inventario, las ventas, recursos humanos, y administrar las relaciones con los clientes, utilizando una única plataforma.
Si bien muchos conocen a QuickBooks como un excelente software de contabilidad, su herramienta de gestión de inventarios es capaz de mantenerse a la par con las mejores herramientas de administración de inventarios del mercado.
Si se considera que las empresas se dedican a vender artículos o servicios, entonces tiene sentido que una solución de software de contabilidad pueda ser capaz de administrar todos estos artículos.
En primer lugar, QuickBooks se encarga de actualizar las cantidades de inventario que se venden o compran. Una vista rápida de esta función debe permitir decir fácilmente qué se está vendiendo, para luego decir qué se debe reordenar.
Mientras se atienden a otras tareas, QuickBooks trabaja en segundo plano para llevar los valores del inventario al balance general.
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