Carta de entrega de material: qué es, cómo hacerla, ejemplo, formato
¿Qué es una carta de entrega de material?
La carta de entrega de material es un documento que sirve para dejar constancia que se ha efectuado el traspaso de un conjunto de materiales. Lo más común en este tipo de carta es que ambas partes la firmen, de tal manera que quede una constancia y prueba que se ha realizado la entrega.
Generalmente, esta carta se redacta como consecuencia de una carta de oferta, aparte que en muchas situaciones el que industrializa o comercia simplemente se dirige de forma espontánea por escrito a una razón social o empresa mediante esta carta para ejecutar una entrega.
Esta carta resulta importante cuando una empresa quiere que tanto quien entrega como quien recibe el material estén notificados de la transacción realizada, siendo esto posible por el mencionado documento. Además, queda como una certificación de la entrega del material o paquete.
Siempre que se efectúe una compra o una venta se debe hacer con sumo cuidado la entrega de todo lo que el cliente está solicitando, sin lugar a errores. Por tanto, se requiere que la compañía encargada del transporte del material, o la que lo envía, se cerciore mediante una carta de entrega que todo ha hecho correctamente.
¿Cómo hacer una carta de entrega de material?
La carta de entrega de material es un documento confiable para ambas partes, ya que contiene un registro de lo que alguien le otorgó a otra persona. Por esta razón es que en esta carta se debe tener muy bien detallado lo siguiente:
Datos que lleva
– La fecha detallada correspondiente de la entrega de material. Por ejemplo: 23 de noviembre de 2020.
– El título del documento, en mayúscula y totalmente centrado, que diga lo siguiente: CARTA DE ENTREGA DE MATERIAL.
– El nombre completo del proveedor.
– La hora del día en la que se está haciendo la entrega del material o paquete. Se debe describir si se realizó durante la mañana, tarde o noche.
– El nombre completo del individuo que está recibiendo esta entrega, al igual que colocar el número de algún documento de identificación de esta persona, tal como la cédula de identidad o el pasaporte.
– En un lugar de la carta se registra qué tipo de material es el que se está entregando, incluyendo los detalles del mismo.
– El costo de la entrega de material.
– El concepto por el que se está pagando.
– El número de la factura.
Parte inferior
En la parte inferior de la carta se tiene que certificar la misma, colocando solamente las firmas de todos los involucrados en la entrega correspondiente.
Por un lado, se indica quién realizó la entrega, colocando otra vez su nombre completo, la cédula de identidad, el cargo y la firma que sea bien visible. Por otro lado, la persona que recibe o quienes reciben, colocando su nombre, cédula de identidad, cargo y su firma que se vea claramente.
Cómo redactar la carta de entrega
Para este tipo de carta, la redacción debe hacerse con un cuidado muy especial, porque al tener como finalidad certificar el envío o entrega de un número determinado de artículos o bultos a la empresa que efectúa la compra, debe realizarse con la mayor exactitud y muy detalladamente cuántos bultos se entregan.
De esta manera se busca evitar no caer en alguna confusión que pudiera generar reclamos y quejas, tanto de parte de quien solicitó la entrega, así como por quien lo está aceptando físicamente.
Normalmente, cada uno de los detalles correspondientes a la entrega se pueden redactar en la misma carta, o en su defecto en un impreso que se adjunte a ella.
Se debe hacer mención especial a lo referente al cuidado que se tiene que poner en la elaboración de la carta de entrega, porque cuando el responsable del comercio hace el pedido se compromete formalmente, y cualquier incumplimiento, aunque no se haya debido a mala fe, le traería muchos problemas y disgustos.
Ejemplo
CARTA DE ENTREGA DE MATERIAL ARQUEOLÓGICO
A las 14:00 horas del día 19 de octubre de 2020, se encuentran las siguientes personas en el almacén del museo del toro, situado en el Pueblo de Corrales:
– Lic. Alberto Vásquez Patiño, Supervisor de la Dirección de Cultura de Tumbes.
– Lic. Iván Daniel Manrique Dávila, Director de Investigaciones Arqueológicas “Proyecto Arqueológico Tumbes: Temporada 2020, Excavaciones en Uña de Gato y Santa Rosa”.
Después de concluirse las excavaciones en las áreas arqueológicas de Uña de Gato y Santa Rosa, el Lic. Alberto Vásquez Patiño realiza la entrega para la custodia del Lic. Iván Daniel Manrique Dávila del material arqueológico que se detalla a continuación:
Área arqueológica de Uña de Gato
– 9 sacos de material cerámico diagnóstico.
– 12 sacos de material lítico.
– 20 sacos de material malacológico.
– Caja 1: 35 bolsas de material C14, incluyendo material de Santa Rosa.
– Caja 2: 51 bolsas de material de terrones.
– Caja 3: 72 bolsas de material variado.
Área arqueológica de Santa Rosa
– 3 sacos de material lítico.
– 2 sacos de material malacológico.
– 5 sacos de material cerámico no diagnóstico.
– Caja 1: 39 bolsas de material de carbón.
– Caja 2: 26 bolsas de material de restos óseos.
– Caja 3: 13 bolsas de material de terrones.
– Caja 4: 30 bolsas de material variado, incluyendo material de Uña de Gato.
El único material que queda en custodia de la arqueóloga Eva Schwarz, perteneciente al equipo del Proyecto Tumbes, por estar siendo aún analizado, se refiere al material ceramográfico, que será entregado el día 18 de diciembre de 2020. El material que queda en su poder se detalla a continuación:
Uña de Gato
– 4 sacos de material cerámico no diagnóstico.
– 1 plato de filiación Garbanzal rojo sobre blanco. Además, presenta pintura negativa en la parte interna y en el borde.
Santa Rosa
– 2 sacos de material cerámico diagnóstico.
– 1 Olla pequeña de abertura cóncava con dos asas laterales de color amarillo.
– 1 Cacerola gris con dos asas próximas al cuerpo y cuello. Presenta un diseño en técnica paleteada.
– 1 olla de forma esférica, con asa lateral del cuerpo al gollete (una está quebrada) con abertura corta, de color pardo grisáceo.
– 1 botella miniatura, con asa lateral y pico tubular, presentando una aplicación de cabeza de ave, de color amarillo.
– 1 botella tipo cantimplora. Presenta una cara de ave modelada en la abertura, con asa lateral de color amarillo.
Dando su consentimiento a lo declarado en la presente carta, la misma es firmada por:
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Lic. Alberto Vásquez Patiño Lic. Iván Daniel Manrique Dávila
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Arq. Eva Schwarz
Formato para descargar
A continuación se presenta un formato general para ser utilizado en una carta de entrega de material: