Planeación operativa: concepto, características, importancia, ejemplo
¿Qué es la planeación operativa?
La planeación operativa es una herramienta de gestión que facilita la coordinación de los recursos de la organización (humanos, financieros y físicos) para que sea posible alcanzar las metas y los objetivos que están contenidos en los planes estratégico y táctico de dicha empresa.
Asumiendo que la alta gerencia ha preparado un plan estratégico y la gerencia media un plan táctico, la gerencia baja debe tener una idea clara de lo que se está tratando de conseguir. Solo se tiene que elaborar un plan operativo detallado para hacerlo realidad.
El objetivo principal de la planeación operativa es proporcionar al personal de la organización una visión clara de sus tareas y responsabilidades, congruentes con las metas y objetivos contenidos en el plan estratégico. Se concentra en los servicios y productos (producción, equipos, personal, inventarios y procesos) de una compañía.
La finalidad es desplegar planes con el objeto de desarrollar proyecciones financieras y maximizar la participación de la empresa en el mercado. Un plan operativo usa los índices financieros de una organización para analizar su rentabilidad.
El plan puede incluir un análisis de contribución para determinar qué procesos se requieren para incrementar las ganancias. Esto podría implicar concentrarse en vender los productos Premium o reducir los costos variables.
Características de la planeación operativa
Limitado a divisiones específicas
El plan operativo se limita a una sola parte de la organización. Por ejemplo, una gran corporación (plan estratégico) tiene una división de fabricación (plan táctico) que produce los productos A, B y C.
Cada uno de estos productos se fabrica por separado en plantas diferentes, administradas por distintos gerentes de planta, quienes preparan su plan operativo por separado.
Por tanto, el plan operativo es creado por la gerencia de bajo nivel de una unidad perteneciente a una división del negocio.
Detallado
Incluye planes específicos para las actividades y procesos de bajo nivel y del día a día que respaldarán y habilitarán el plan táctico. Es extremadamente detallado (quién, qué, dónde y cuándo).
Plazos cortos
Debe establecer las actividades y presupuestos para cada área de la organización durante los próximos 1 a 3 años. Vinculan el plan táctico con las actividades que la organización realizará y los recursos necesarios para realizarlas.
La planeación operativa describe hitos, condiciones para el éxito y explica cómo (o qué parte de) un plan táctico se pondrá en funcionamiento durante un período operativo dado.
Realizado por el departamento que lo aplicará
Debe ser preparada por las personas que participarán en su implementación. Con frecuencia se necesita tener una significativa comunicación interdepartamental, ya que los planes creados por una parte de la organización inevitablemente tienen implicaciones para otras partes.
Presupuesto operativo
Está basado y justificado por el requerimiento de un presupuesto operativo anual. Por tanto, un plan estratégico de cinco años requeriría comúnmente de cinco planes operativos, cuya base son cinco presupuestos operativos.
El plan operativo es tanto el primer como último paso en la preparación del presupuesto operativo. Como primer paso, provee un plan para la asignación de recursos; como último paso, el plan operativo puede ser modificado para reflejar decisiones políticas o cambios financieros hechos durante el proceso de desarrollo del presupuesto.
Estos planes y presupuestos deben considerarse documentos vivos y deben revisarse para reflejar los cambios. Su verificación periódica es la clave para su sostenibilidad.
Contenido de un plan operativo
Un plan operativo se basa directamente en los planes tácticos que describen misiones, objetivos, metas y actividades.
Al igual que un plan táctico, un plan operativo aborda cuatro preguntas: ¿dónde nos encontramos ahora?, ¿dónde queremos estar?, ¿cómo llegaremos allí? y ¿cómo medimos nuestro progreso?
La planeación operativa debe contener:
- Objetivos claros.
- Actividades a ser entregadas.
- Normas de calidad.
- Resultados deseados.
- Requerimientos de personal y recursos.
- Calendarios de implementación.
- Un proceso para monitorear el progreso.
El plan operativo presenta información altamente detallada destinada a las personas que realizarán las tareas diarias requeridas en la administración de la organización.
La gerencia y el personal deben consultar frecuentemente el plan operativo para llevar a cabo su trabajo diario.
La planeación operativa indica el qué, quién, cuándo y cuánto:
- Qué: las actividades y tareas que deben llevarse a cabo.
- Quién: las personas que tienen la responsabilidad de cada una de las actividades.
- Cuándo: los plazos en los cuales las actividades deben completarse.
- Cuánto: la cantidad de recursos financieros proporcionados para completar cada actividad.
Categorías
El plan operativo se puede dividir en dos categorías:
Planes de uso único
Solo abordan el período actual o un problema específico. Llevan a cabo un curso de acción que no es probable que se repita en el futuro. Estos planes se usan una sola vez para lograr objetivos únicos para el negocio.
Un ejemplo de esto es cuando una empresa tiene un evento único especial que se avecina. Pueden tener un plan de un solo uso para cubrir todo lo relacionado con este evento, tal como reducir costos durante el próximo año.
Planes continuos
Se transfieren a futuros períodos y se modifican según sea necesario. Se desarrollan para actividades que ocurren repetidamente durante un período de tiempo para ayudar a la empresa a resolver problemas repetitivos.
Un ejemplo de esto sería una gran empresa que tenga actividades que se repiten y deba tener una estructuración que permita que todos sepan lo que suceda todo el tiempo. Otro ejemplo sería un plan a largo plazo para retener a los trabajadores en lugar de despedirlos.
Importancia de la planeación operativa
Un plan operativo es importante porque ayuda al equipo de trabajo a:
- Tener en claro dónde se obtendrán los recursos necesarios.
- Usar esos recursos de manera eficiente.
- Definir claramente los requerimientos de recursos más críticos.
- Reducir los riesgos donde sea posible y preparar planes de contingencia cuando sea necesario.
- Pensar en el futuro a largo plazo del proyecto, incluida su sostenibilidad.
Un beneficio de la planeación operativa es que una compañía puede analizar el resultado que tienen sus operaciones en la rentabilidad.
La planeación operativa disecciona la posición financiera que tiene una empresa, establece sus debilidades y desarrolla formas de aumentar las ganancias.
Los planes operativos de una empresa tienen una influencia positiva en diferentes áreas de la empresa. El plan que se implante ayuda a establecer los objetivos del negocio y a alcanzar metas particulares.
Tiene un impacto positivo tanto en el aspecto operativo como en el físico, en lo que respecta a dotación de personal, apariencia del negocio y procedimientos diarios.
Es una excelente manera de garantizar que todas las áreas del negocio estén siendo dirigidas de una manera constructiva.
Ejemplo de planeación operativa
Siempre se debe recordar que la asignación de actividades a las personas es un elemento vital en la implementación de un plan operativo.
La siguiente tabla es un ejemplo de los componentes principales que se encuentran en un plan operativo. Normalmente habrá de 8 a 10 áreas clave de resultados. Como ejemplo, se muestra una sola.
– Área clave de resultado: crecimiento de la membresía.
