Qué es Auditoría administrativa:
La auditoría administrativa es la evaluación y el análisis de la estructura organizacional de una empresa o institución a fin de conocer su funcionamiento y determinar las oportunidades para mejorar la calidad y competitividad de sus bienes o servicios.
A través de la auditoría administrativa se puede evaluar si la administración de una empresa cumple con los objetivos propuestos en los planes de organización, dirección y control acordes a sus necesidades.
Las auditorías administrativas se deben realizar en todas las empresas o instituciones, pequeñas, medianas y grandes, privadas o públicas, y en todos sus departamentos, a fin de alcanzar la mayor eficacia de dichas estructuras organizacionales.
Antecedentes de la auditoría administrativa
Según diversas investigaciones la idea de auditoría administrativa aparece, pero con otras palabras, en el Código de Hammurabi, en el cual se menciona la importancia de llevar un control del comercio, por tanto éste no es un término nuevo.
En el año 1935 James O. McKinsey, fue el autor que determinó las bases de la auditoría administrativa, exponiendo la importancia de realizar la evaluación de la posición de la empresa con el fin de determinar hacía dónde se quiere ir y los objetivos que se desean alcanzar.
Por otra parte, en el año 1959 Víctor Lazzaro publicó un libro llamado Sistemas y Procedimientos donde presenta el aporte e importancia de llevar a cabo una auditoría administrativa en las empresas o instituciones.
Más tarde, en 1971 el autor Agustín Reyes Ponce aporta su visión de cómo se relaciona la auditoría de recursos humanos con la auditoria administrativa.
El término de auditoría administrativa, no obstante, se ha adaptando continuamente a las necesidades de la administración moderna, por lo que han sido numerosos los autores, que a lo largo de los años, han incorporado nuevos puntos de interés al tema.
Objetivos de la auditoría administrativa
El principal objetivo de la auditoría administrativa es determinar cuáles son las deficiencias o irregularidades que acontecen en las diversas dependencias de una empresa o institución y solventar el problema.
- Canalizar las acciones de optimización de los recursos que tiene la empresa o institución según sea su administración.
- Evaluar si el servicio ofrecido, partiendo de la organización interna que debe tener cada empresa o institución, satisface las expectativas de los clientes.
- Impulsar a través de planes y modelos de gestión el aumento de los niveles de calidad y competitividad de los servicios o bienes ofrecidos al público.
- Determinar cuáles son los métodos de gestión deficientes y que generan pérdidas, en función de evitar que esto siga ocurriendo.
- Identificar los aciertos de la administración de la empresa y cómo sus resultados se aproxima a los objetivos propuestos.
- Establecer cuáles son los instrumentos de trabajo que aportan o retrasan el desarrollo de la empresa o institución.
- Analizar las funciones administrativas y su relación con las demás dependencias de la empresa o institución.
Metodología de la auditoría administrativa
La metodología empleada permite organizar la información recopilada durante el proceso de auditoría, de manera fácil y accesible, para luego exponer los resultados y determinar los pasos a seguir en pro de optimizar el funcionamiento de la empresa o institución.
Planeación: son los lineamientos a seguir para llevar a cabo la auditoría administrativa que abarca los factores principales a evaluar.
Instrumentación: se seleccionan y aplican las técnicas más efectivas para la recolección de datos.
Examen: se aplican las técnicas de análisis necesarias para establecer las características de la administración y reunir los datos que permitirán evaluar la situación de la empresa o institución.
Informe: al finalizar la auditoría administrativa, se redacta un informe en el cual se identifica el área auditado, el objetivo de la evaluación, la duración del proceso, los alcances obtenidos, los recursos y los métodos aplicados.
Importancia de la auditoría administrativa
La auditoría administrativa es una herramienta fundamental para detectar las deficiencias y/o áreas de oportunidad que impulsen el desarrollo continuo de una empresa o institución.
Las auditorías administrativas deben realizarse por lo menos una vez por año, tanto en las empresas públicas como privadas, a fin de obtener información actualizada acerca de cómo es su funcionamiento, con qué cuenta y de qué carece.
El resultado de la auditoría es de vital importancia para luego tomar las decisiones más acertadas en función del buen desempeño de los equipos de trabajo humano y materiales que permiten el funcionamiento de la empresa.
En muchas ocasiones, es a través de las auditorías que los directores o altos gerentes de una empresa o institución, han tenido que tomar la decisión de llevar a cabo importantes inversiones, cerrar plantas o incluso prescindir de personal.
Alcances de la auditoría administrativa
Las auditorías administrativas comprenden diferentes aspectos que al ser evaluados y analizados permiten determinar el estado actual de una empresa y de qué manera mejorar o mantener su funcionamiento y calidad de servicio o bien.
El alcance de la auditoría administrativa determina lo amplia y profunda que será la evaluación a desarrollar, ya que puede abarcar un departamento, área, o incluso, toda la empresa.
Por tanto, se ocupa de aspectos como el nivel jerárquico, desarrollo y uso de las tecnologías, recursos humanos, número de empleados, sistemas de comunicación, nivel de desempeño, entorno laboral, trato a clientes, entre otros.
Las auditorías administrativas son aplicables a todas las organizaciones, más aún si al final del proceso la empresa o institución obtiene una certificación de calidad.
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