La Técnica Flowtime: qué es y cómo funciona al ser aplicada al trabajo
La técnica Flowtime es un método para realizar tareas que se sirve de intervalos de trabajo y periodos de descanso como recompensa para aumentar al máximo la productividad de los sujetos.
Lo innovador de esta técnica es que permite mayor adaptación a las características del sujeto, al tipo de tarea, así como a distintas variables que pueden influir en su ejecución y estado de concentración. De este modo, esta mayor flexibilidad funcionará mejor con tareas que requieren mayor creatividad, mayor tiempo de concentración o que son de mayor interés para el sujeto.
Con el propósito de aplicar bien esta estrategia de trabajo deberemos registrar el periodo de tarea, los descansos que realizamos o las distracciones que tenemos, para que así con este mayor control podemos también conocer qué plan beneficia más a cada persona, cuál se adapta mejor a su estilo de vida, a su personalidad y podemos aprovechar así el periodo de “flow” de máxima concentración y producción del sujeto.
En este artículo vermos qué es la técnica Flowtime, que te permitirá ser más productivo y aprovechar mejor tu tiempo de trabajo, apuntando cómo debes aplicarla, así como las principales diferencias que muestra con otro conocido método, la técnica Pomodoro.
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¿Qué es la Técnica Flowtime
La técnica Flowtime consiste en un método de estudio o trabajo para conseguir ser lo más productivos posibles. De este modo, fijamos un tiempo de trabajo y un periodo de descanso adaptado siempre al estilo de vida, personalidad y tipo de trabajo o estudio que realiza el individuo.
Así pues, para proceder con la realización de esta técnica debemos escoger una tarea concreta que queremos realizar, registrar la hora de inicio y comenzar a trabajar, parar y hacer un descanso cuando notemos que es necesario y anotar la hora, fijar qué tiempo de descanso nos tomaremos y repetir el ciclo hasta conseguir terminar con la tarea establecida.
Este método, como ya mencionamos, tendrá en cuenta las distintas variables individuales del sujeto y de la tarea que requiere hacer, siendo más adaptable también respecto a horarios, tiempo de trabajo y descansos. El objetivo principal será conocer qué procedimiento o método le funciona mejor a cada sujeto para conseguir ser lo más productivo posible, sin cortar o limitar su trabajo y dándole el tiempo que necesita tanto para realizar la tarea como para descansar.
Si nos fijamos en los términos que forman el nombre de la técnica también nos da más información sobre la consistencia de esta. Está compuesto por la palabra inglesa “time” que significa tiempo, ya que este método requiere llevar un seguimiento y registro del tiempo de tarea y de descanso y la palabra “flow”, este concepto se define como un estado en el cual el sujeto está totalmente concentrado en la tarea, tiene sensación de control de ella y pierde la orientación temporal, el tiempo le transcurre más rápido y su autoconciencia está disminuida, ya que está 100% centrado en el trabajo que está haciendo.
Entendido el concepto de “flow” será muy importante aprovechar este estado de máxima concentración y productividad y no cortarlo o interrumpirlo puesto que puede que no podamos volver a recuperarlo después de realizar un descanso.
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¿Cómo aplicarla al trabajo?
Teniendo en cuenta la descripción hecha de la técnica, el modo de aplicarla será bastante flexible y adaptable a las necesidades de cada individuo. Así, primero seleccionaremos qué tarea queremos ejecutar (es fundamental tener los objetivos claros). Para empezar a introducir el método te puede ayudar primero plantearte tareas más sencillas, para cuando tengas más dominio de él, trabajar con tareas más complejas y que requieren más tiempo.
Una vez fijada la tarea, daremos inicio al periodo de trabajo apuntando la hora de comienzo. Será esencial que llevemos un registro y anotemos todas las pausas o descansos que hagamos y el tiempo de trabajo realizado. Esta organización de tiempo dependerá de cada uno, de cómo se siente, de su estado de cansancio y de concentración, así pues no habrá un horario establecido ni ningún temporizador que nos marque los descansos, sino que el indicador será nuestra concentración y nuestra capacidad de seguir trabajando, no es útil ni productivo seguir con la tarea si nos notamos cansados y nuestra atención no está puesta en ella, será mejor parar para después continuar con más energía y ganas.
Así pues, no será necesario marcarse un horario rígido, ni seguir un tiempo de trabajo establecido por otros, sinó que dependerá de uno mismo. El intervalo planteado es muy flexible y abarca de 10 a 90 minutos, dependiendo de las características de cada sujeto y del tipo de tarea que realice. También podremos seguir trabajando aunque el tiempo supere el intervalo de 90 minutos, poniéndonos una alarma pasados 15 minutos.
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Los descansos
En referencia al descanso, este será proporcional al tiempo trabajado, suponiendo de un 10 a 50% de este, y también teniendo en cuenta en qué estado te encuentras y si te notas preparado para emprender otra vez la tarea con tu concentración restablecida y con todas tus capacidades. En caso de notar que ya no puedes rendir nada y que no eres capaz ser productivo/a, es mejor dejar la tarea y descansar durante un largo periodo de tiempo.
Del mismo modo, tendremos que tener en cuenta que hay distintas variables que podrán afectar: el tipo de tarea (no es lo mismo hacer un esquema que leer un tema), si tenemos todo el día para hacer la tarea o tenemos que hacer otras actividades, o si se nos da mejor o peor el trabajo que estamos haciendo.
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Realizando las anotaciones para organizarse mejor al trabajar
Cuando registremos el tiempo de tarea y descanso se recomienda anotar también las interrupciones que hemos tenido, ya sea por parte de otras personas, por una llamada, por un mensaje o por estímulos de nuestro entorno que han podido distraer nuestra atención.
Por ejemplo, puedes trabajar durante más o menos 25 minutos y proceder a hacer un descanso de 5 minutos; realizar tarea entre 25 a 50 minutos y descansar durante 8 minutos; trabajar durante un intervalo de entre 50 a 90 minutos para realizar una pausa de 10 minutos o si puedes estar concentrado en la tarea durante 90 minutos, tomate un descanso de 15 minutos.
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Diferencias entre la Técnica Flowtime y la Pomodoro
La técnica Pomodoro es también un método utilizado para estudiar y trabajar controlando el tiempo que invertimos en la tarea y el tiempo que estamos descansando. Presenta algunas características similares con el método Flowtime, como la concreción y fijación de un objetivo en el cual centraremos nuestro trabajo; además, en él no se realiza multitarea, se plantea una organización del tiempo y se permiten descansos.
Pero a diferencia de la técnica Flowtime, la Pomodoro es mucho más rígida marcando el tiempo de forma mucho más concreta y no adaptándose tanto a las características o la personalidad de cada sujeto o al tipo de trabajo.
El periodo en el método Pomodoro consiste en trabajar durante 25 minutos y descansar durante 5 minutos; de este modo, cuando hayas realizado 4 bloques seguidos, podrás descansar durante 15 a 20 minutos. Pero este tiempo o intervalo de trabajo no funciona para todas las tareas o para todos los individuos; puede ser que estemos concentrados y nos suene la alarma distrayéndonos y cortarnos nuestro trabajo haciendo que perdamos el ritmo o en tareas de mayor creatividad donde se necesita un periodo más largo para empezar a ser productivos los 25 minutos se nos queden cortos.
La técnica Pomodoro no es una mala estrategia de trabajo, aunque estará más enfocada a tareas más repetitivas donde es necesario que estemos concentrados o tareas que no nos gusten, puesto que tener los intervalos cortos fijados y el tiempo de descanso como recompensa establecido, nos pueden motivar y ayudar a mantener mejor nuestra concentración. Pero cuando sea necesario mayor flexibilidad o se requiera de más creatividad, será más recomendable utilizar la técnica Flowtime si queremos ser más productivos y dejar tiempo para que aparezca el estado de flow.
Por otro lado, el método Flowtime no solo nos permite adaptar el tiempo de trabajo a nuestras capacidades, sino que también facilitará que los intervalos sean distintos. Sabemos que nuestra concentración no es la misma durante la mañana que durante noche, y que hay individuos que trabajan mejor a primera hora del día u otros que son más nocturnos y trabajan mejor a horas más tardías. Por tanto, la estrategia Flowtime permitirá hacer periodos más largos y otros más cortos con intervalos de descanso más o menos extensos según el momento del día o cuál sea el estado del sujeto.
Así pues, vemos como el método Pomodoro plantea un control externo, es decir, hay un temporizador y un tiempo prefijado que marcará cuándo debemos parar y cuándo volver al trabajo; en cambio, la técnica Flowtime presenta un control interno, pendiente más del estado fisiológico o cognitivo del sujeto, él mismo será el que decida cuándo parar, cuándo su mente no puede más.