Estructura organizacional: qué es, tipos, características y componentes
Las estructuras organizacionales son los sistemas que definen a las empresas mediante un marco referencial, indicándose cuál es su estructura, cómo se da la comunicación entre sus partes y la asignación de recursos, entre otros aspectos.
A continuación vamos a ver qué son los modelos o estructuras organizacionales, viendo sus principales características, los elementos que los componen y qué tipos hay.
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¿Qué es la estructura organizacional?
Una estructura organizacional o modelo organizacional es el sistema que define una empresa mediante su marco referencial, incluyendo líneas de autoridad, comunicaciones, deberes y asignación de recursos. Esta estructura determina como las actividades se dirigen hacia la consecución de los objetivos de la empresa, asignando tareas, coordinando las partes implicadas y supervisando a los empleados.
Una empresa puede estructurarse de formas muy variadas en función de qué objetivos se pretendan lograr. La estructura de una organización determinará la forma en la que la empresa va a funcionar y operar. Con el modelo organizacional, se asigna de forma explícita las responsabilidades y qué funciones deben realizar sus partes, además de aclarar cuáles son los procesos para que la maquinaria organizacional funcione adecuadamente.
La estructura organizacional es clave también porque determina qué individuos pueden participar en la toma de decisiones y hasta qué medida sus opiniones y puntos de vida van a modelar las acciones de la empresa. Como cada organización es diferente y aspira a unos objetivos variados, el modelo organizacional ideal dependerá mucho de la naturaleza de la empresa, su contexto, necesidades, aspiraciones y adversidades por las que esté pasando.
La estructura organizacional debe ser revisada a menudo por los líderes empresariales pues, como el contexto y los recursos pueden cambiar, es necesario asegurarse de que el modelo planteado sigue ayudando a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos y su misión. También se debe tener cuidado de que los procesos respondan a los estándares propios del sector, además de que se cumplan los requisitos laborales, de seguridad, salud y bienestar de los trabajadores.
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Características de las estructuras organizacionales
Para trabajar de la forma más eficiente, las organizaciones requieren de un sistema formal de toma de decisiones, comunicación y consecución de tareas que sea acorde con las necesidades de la propia empresa.
Podemos destacar las siguientes características generales de las estructuras organizacionales.
1. Estructura bien definida
Como su propio nombre indica, estamos hablando de una estructura, un modelo que como tal debe estar bien definido. Toda estructura organizacional debe tener un marco establecido en donde se defina cuál es la jerarquía. La estructura debe definir claramente cuál es cada empleo dentro de la empresa, indicando cuál es su función, alcance y la alta gerencia.
Para que no haya confusiones, la estructura debe estar bien documentada y ser fácilmente accesible para todos los trabajadores, especificando qué hace cada uno. Se debe evitar al máximo la confusión sobre tareas y roles, o que algunos trabajadores pasen tiempo en tareas que están fuera de su alcance.
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2. Comunicación
Naturalmente, en toda empresa debe haber buena comunicación entre sus partes. Una buena estructura organizacional dejará bien claro cuál es la jerarquía de comunicación, indicando cómo se comunican los trabajadores entre sí en función de las situaciones. El modelo organizacional describe cómo se delegan y comunican las tareas a los trabajadores, cómo los empleados mantienen actualizada a la gerencia sobre sus tareas y cómo y mediante qué vías pueden presentar sus quejas o sugerencias.
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3. Visión clara
Las organizaciones deben tener una visión, algo que les sirve para establecer las metas y objetivos a alcanzar. Esta visión debe ser clara y concreta durante la elaboración de la estructura organizacional. Con ella, se definen claramente los valores que se defienden en la organización, lo que se quiere lograr y cuáles son sus límites morales y éticos. A su vez, la visión debe ser concisa, dirigiendo con claridad hacia dónde va la empresa.
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4. Departamentalización
La departamentalización hace referencia a la manera en la que una empresa agrupa a varios sectores de su organización. Los modelos organizacionales pueden congregar diferentes fragmentos de la organización en función de varios aspectos, como por ejemplo su función (ventas, mercadeo, servicio al cliente), geolocalización (regiones, países, entornos culturales), por producto, tipo de mercado, por cliente…
5. Cadena de mando
La cadena de mando o jerarquía de autoridad hace referencia a la línea de autoridad de la empresa, indicándose quién reporta a quién. Se refiere a la cantidad de empleados subordinados sobre los que los gerentes tienen autoridad.
6. Centralización
Esta característica hace referencia cuán centralizada o descentralizada con la que se ha establecido la estructura organizacional. En las descentralizadas las responsabilidades se difunden en la toma de decisiones a los gerentes de niveles inferiores y, también, a algunos empleados no gerenciales, mientras que en las centralizadas se mantienen las responsabilidades de control y toma de decisiones cerca de la cúspide de la organización.
Lo que hace que una organización sea más centralizada o más descentralizada depende de varios factores, entre ellos los niveles jerárquicos de la propia empresa o el grado en que se encuentre dispersa geográficamente.
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Elementos y componentes
De acuerdo con Henry Mintzberg, académico canadiense especializado en negocios y gestión empresarial, en las estructuras organizacionales es posible identificar una serie de elementos generales, las cuales explica con amplio detalle en su libro “La estructuración de las organizaciones” (1979). Son los siguientes.
1. Ápice estratégico
En la parte superior de la organización encontramos el ápice estratégico, cuyo objetivo principal es garantizar que la empresa cumpla con su misión y gestione su relación con el entorno. La alta gerencia, que bien podría considerarse sinónimo del ápice estratégico, establece estrategias y políticas empresariales a largo plazo con las que se pretende alcanzar los objetivos planteados.
2. Línea media
Debajo del ápice, encontraríamos la línea media. Esta se trata de un grupo de gerentes intermedios responsables de convertir los objetivos y planes estratégicos generales que encarga el ápice estratégico en planes detallados, orientados para ser puestos en práctica en forma de planes de acción operativa.
Los planes de acción los llevarán a cabo los trabajadores, especificándose las responsabilidades gerenciales para las tareas particulares y cómo serán asignados los recursos. Los gerentes intermedios también se encargan de supervisar las actividades y tomar medidas para asegurarse de que los recursos sean usados de la forma más eficiente para lograr los objetivos de la empresa.
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3. Tecnoestructura
Cuanto más grande es una empresa, mayor complejidad adquiere, desarrollando un grupo separado de personas que se preocupan por la mejor manera de hacer el trabajo. Estos empleados especifican los criterios de salida y se aseguran de que el personal disponga de las habilidades adecuadas. Este grupo es lo que se conoce como tecnoestructura y se compone por personas y equipos clave que trabajan en recursos humanos, finanzas, capacitación y planificación.
4. Personal de apoyo
En la empresa también se pueden encontrar otras funciones administrativas no relacionadas directamente con la misión de la organización, como por ejemplo relaciones públicas, cafetería, asesoramiento. A esta parte de la estructura organizacional se la conoce como personal de apoyo.
En este personal de apoyo también encontraríamos personas que llevan a cabo funciones como investigación y desarrollo, relaciones públicas y servicios legales. A pesar de que sus productos y servicios no contribuyen directamente a los propósitos centrales de la organización, sus actividades mejoran la eficiencia y efectividad del ápice estratégico, la línea media y el núcleo operativo.
5. Núcleo operativo
El núcleo operativo es la parte inferior de la organización. Se trata de los empleados que llevan a cabo el trabajo básico de producir productos o prestar servicios.
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Tipos de estructuras
Podemos hablar de varios tipos de estructura organizacional, siendo los principales los siguientes.
1. Organización simple
Las organizaciones simples presentan una estructura organizacional flexible, impulsada muchas veces por líderes con mentalidad emprendedora e innovadora. Este modelo suele ser el que se ve cuando una empresa acaba de dar sus primeros pasos y todavía va en pañales, administradas por sus propietarios quienes ejercen muchas veces de la propia mano de obra. Tiene una estructura simple y plana, conformada por uno o pocos gerentes. La organización es informal y poco estructurada.
Sus miembros tienen ideales, energía y entusiasmo, factores que los motivan para conseguir las metas y mantener su visión de futuro. No obstante, tiene inconvenientes como la propia estructura limitada, una deficiente disciplina en la tarea (sus trabajadores son muchas veces amateurs) y poco control de gestión si no se definen los procesos de trabajo con claridad.
A medida que las organizaciones crecen, sus responsables deben tomar cada vez más decisiones, lo cual los puede abrumar. Por ello, acaban contratando a más empleados, lo cual hace que la estructura de la empresa vaya sofisticándose y volviéndose cada vez más compleja.
2. Organización de maquinaria
La organización de maquinaria o burocrática es especialmente común en agencias gubernamentales y otros tipos de corporaciones de grandes magnitudes. Lo que más define a este tipo de organizaciones es su alta estandarización, estando el trabajo muy formalizado y los empleos están claramente definidos.
Existen muchos procedimientos dentro de la empresa y suele ocurrir que la toma de decisiones está centralizada, habiendo departamentos funcionales para delegar algunas tareas.
Todas las líneas funcionales llegan a la cima, lo que permite a los altos directivos mantener el control centralizado. Bien montadas, estas organizaciones pueden llegar a ser muy eficientes.
3. Organización profesional
La organización profesional se asemeja a la burocrática, pero se caracteriza por un alto grado de conocimiento profesional. Los empleados están técnicamente capacitados para llevar a cabo habilidades especializadas de forma autónoma.
Gracias a esto, hay una toma de decisiones más descentralizada que la que se ve en las organizaciones tipo burocrática. Esta estructura es común en lugares como universidades, gabinetes de abogados o bancos.
Su principal desventaja es la falta de control que pueden llegar a tener los altos ejecutivos sobre los trabajadores, porque la autoridad y el poder se van distribuyendo a través de la jerarquía.
4. Organización divisional
La estructura divisional es común en las grandes empresas con varias unidades de negocios. Estas corporaciones dividen sus negocios y productos en divisiones para promover la administración específica de cada sector. Lo más común es que haya control centralizado, con vicepresidentes divisionales que supervisan todas las facetas de trabajo en cada una de sus divisiones.
El beneficio principal de la estructura divisional es que permite a los gerentes de línea tener mayor control responsabilidad que en la estructura de maquinaria. Sin embargo, una de sus debilidades más importantes es la duplicación de actividades y recursos, además, las divisiones pueden caer en conflictos porque cada una necesita competir por los recursos limitados asignados desde la cúpula empresarial.
5. Adhocracia
La adhocracia es un tipo de organización sumamente innovadora. En las nuevas industrias, las empresas necesitan innovar y trabajar ad hoc, elaborando soluciones específicamente elaboradas para su contexto más inmediato para poder sobrevivir.
La gran ventaja de las adhocracias es que mantienen un grupo central de talentos, del cual se pueden extraer personas en cualquier momento para solucionar problemas y trabajar de manera más flexible. Los empleados suelen pasar de un equipo a otro a medida que se van completando los proyectos y surgiendo otros nuevos. Por esto, las adhocracias pueden responder rápidamente a los cambios, reuniendo expertos capaces de enfrentar nuevos desafíos.
Pero, trae consigo problemas tales como conflictos, especialmente cuando el poder y la autoridad son poco claros. Además, tener que lidiar con cambios muy súbitos puede ser psicológica y físicamente agotador para los trabajadores, estresados por la incertidumbre de no tener una rutina bien asentada. Esto hace que sea difícil conservar el talento.