Comunicación empresarial: tipos, características y errores comunes
Vivimos en una sociedad en el que gran parte del mercado laboral está configurado en base al ámbito empresarial. Sean grandes multinacionales, pymes, negocios familiares o incluso servicios individuales, todas ellas deben tener en cuenta que un elemento esencial para su supervivencia es la coherencia en la organización y la comunicación entre sus partes por tal de aunar esfuerzos y dirigirse hacia un objetivo común.
En este sentido, podemos afirmar que la comunicación empresarial es uno de los elementos clave a la hora de que una organización, especialmente si tiene cierta complejidad, funcione correctamente y pueda adaptarse y sobrevivir. Y es sobre dicha comunicación sobre lo que vamos a hablar a lo largo de este artículo.
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¿Qué es la comunicación empresarial?
Se entiende como comunicación empresarial al conjunto de procesos que lleva a cabo una empresa o parte de ella con el fin de hacer viajar la información, tanto a nivel interno entre diferentes los departamentos o puestos de la empresa como si hablamos de la comunicación de la empresa con el exterior.
Es importante tener en cuenta que por norma general dicha comunicación no implica solo la capacidad de emitir la información, sino también incluiría el hecho de recibirla: estamos ante un intercambio mutuo de datos.
Una buena comunicación empresarial favorece que todos los miembros de la empresa puedan permanecer motivados y que sus acciones puedan ser conocidas, reduciendo la incertidumbre tanto de trabajadores como de dirigentes con respecto al estado de la misma. También facilita la interacción y mejora el clima laboral, además de mejorar la productividad y permitir reaccionar de forma más óptima ante cualquier eventualidad.
Objetivos generales
Los objetivos que tiene la comunicación empresarial son fácilmente entendibles. A nivel interno, por un lado permite que se produzca una organización coherente y se comparta la información y los resultados obtenidos por sus diferentes departamentos o trabajadores, así como que se pueda generar y transmitir los objetivos y la visión corporativa de la empresa.
También facilita la comprensión de lo que se espera de cada uno de los trabajadores, así como el entendimiento de las realidades a las que cada uno de ellos debe hacer frente. Asimismo se facilita que todos trabajen en una misma dirección, y que se puedan aprender nuevas formas de llevar a cabo las propias responsabilidades.
A nivel de comunicación con el exterior, la comunicación empresarial es imprescindible de cara a contactar con el medio y generar una imagen positiva de la propia empresa, así como de cara a analizar al público objetivo y valorar sus necesidades. También permite aprender a atraer a posibles clientes y valorar los cambios propios de la sociedad dinámica y fluida en la que vivimos, algo fundamental de cara a prever y afrontar posibles dificultades y poder adaptarse al medio.
De cara a que la comunicación sea eficiente, es necesario que la propia empresa cree canales efectivos para ello así como que potencie con sus acciones la transmisión de la información, generando medios para poder comunicarse y asimismo trabajando activamente para que no exista la incertidumbre respecto a qué se pide y se busca dentro de la organización.
Es importante también trabajar aspectos tanto formales como informales, así como valorar las necesidades y pensamientos de los diferentes trabajadores. La empatía es también fundamental, así como una buena regulación y planificación de los mecanismos de comunicación.
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Diferentes tipos de comunicación empresarial
No todas las empresas y organizaciones se comunican de la misma manera, y existen diferentes tipologías y clasificaciones de comunicación empresarial en función de diversos criterios.
1. Interna y externa
La primera de ellas es la que establece la distinción entre comunicación interna y externa, siendo la primera la que se produce entre los diferentes departamentos y trabajadores de la propia empresa y la segunda la que va dirigida a establecer una comunicación con el medio.
2. Bidireccional y monodireccional
Asimismo, también podemos encontrar estilos de comunicación empresarial con mayor o menor nivel de interactividad, pudiéndose encontrar desde la más habitual comunicación bidireccional en que emisor y receptor interactúan y se intercambian información hasta la monodireccional en que únicamente se envía un mensaje, generalmente desde puestos de poder, a un receptor que no tiene opción a réplica.
3. Ascendente, descendente y horizontal
Dentro de la comunicación empresarial interna de una organización, podemos encontrar tres grandes tipos en función del punto donde parta la información y la posición entre el emisor y el receptor de una misma comunicación. Hablamos de comunicación descendente cuando el acto comunicativo se lleva a cabo desde un emisor con un cargo mayor que el del receptor.
Cuando es el subordinado el que emite el mensaje hacia su superior, hablaríamos de comunicación ascendente. En ambos casos estaríamos ante un tipo de comunicación vertical, es decir, una comunicación en que los sujetos que mantienen el acto comunicativo tienen una relación de desigualdad en cuanto a poder (existiendo una jerarquía entre ellos).
El otro gran tipo de comunicación es la comunicación horizontal, que se establece entre individuos que tienen una misma posición y se encuentran en el mismo nivel de la jerarquía.
4. Formal e informal
Finalmente, cabe destacar que en la comunicación empresarial nos podemos encontrar con la existencia de dos diferentes tipos de vías de comunicación: la formal y la informal. En la primera es en la que suelen tratarse los aspectos técnicos y vinculados con las tareas en sí, siendo un tipo de comunicación respetuosa y centrada en la razón y en el objetivo de la empresa.
En la comunicación informal, sin embargo, suelen establecerse comunicaciones más flexibles y naturales, centradas fundamentalmente en las relaciones interpersonales y siendo a menudo la que mayor efecto tiene en el bienestar laboral. Esta última varía en gran medida dependiendo de quien la lleve a cabo y puede trascender el ámbito laboral, siendo difícilmente controlable por la organización.
Posibles amenazas para la buena comunicación
El hecho de mantener una comunicación empresarial eficiente es fundamental, pero no es fácil. Y es que deben tenerse en cuenta la existencia de un elevado nivel de variabilidad en las situaciones que pueden surgir, así como de la existencia de malentendidos, malos usos y dificultades en las comunicaciones propias de una empresa.
1. Falta de consistencia
Uno de los factores que más influye en que la comunicación sea en verdad útil es la credibilidad del emisor y la consideración que se muestra para con el receptor del mensaje Un ejemplo de ello puede ser la existencia de disonancias entre lo que se dice y lo que se hace, no manteniendo los emisores una manera de actuar coherente con los mensajes emitidos.
Esto último puede suceder en cualquiera de los trabajadores de la empresa, independientemente de su posición jerárquica o si habla con un superior, subordinado o alguien en el mismo nivel de la jerarquía, y genera graves repercusiones tanto para el sujeto (que dependiendo de la situación podría acabar siendo mal considerado o incluso despedido) como para la organización (generando menor nivel de confianza en la persona y en caso de tener un cargo elevado incluso en la organización).
Del mismo modo y por ejemplo en el caso de grandes empresas con una gran cantidad de departamentos, si existen divergencias entre las figuras de autoridad o referencia dentro de la empresa probablemente podría generarse una situación en que el trabajador no sabe realmente qué liderazgo debe seguir, algo que puede generar frustración y desconfianza.
Asimismo, es necesario tener gran precaución con la interpretabilidad de los mensajes, pues la existencia de ambivalencia puede hacer que diferentes departamentos o trabajadores puedan llegar a interpretar cosas opuestas. Lo que busca la comunicación empresarial es precisamente garantizar una organización y coherencia interna, por lo que mensajes poco claros y con diversas interpretaciones pueden provocar la aparición de incertidumbre y dudas para con los receptores del mensaje.
2. Falta de conexón emocional
Otro de los problemas puede encontrar en la manera en que se produce la comunicación. Por ejemplo, en algunas organizaciones puede existir una dificultad para generar una sensación de vinculación a nivel emocional, lo que en los trabajadores puede generar un menor compromiso y productividad y en los usuarios una falta de interés y la búsqueda de otras alternativas. Es necesario valorar que todo lo que se hace, e incluso lo que no, es en el fondo comunicativo.
Así, no es solo importante el mensaje en sí sino también la manera en que se transmite: no es lo mismo ni ofrece las mismas sensaciones un email que una reunión presencial o la búsqueda de un contacto real.
3. No comprender el contexto
También debe valorarse la adecuación a la situación actual y a los avances sociales, así como a las particularidades de la propia situación. Por ejemplo, en una sociedad cada vez más globalizada y en el que las nuevas tecnologías permiten la comunicación inmediata con un amplio número de personas al mismo tiempo, puede ser necesario analizar e invertir en políticas de comunicación que tengan en cuenta el poder de las redes sociales y cómo transmitir correctamente la información deseada, además de valorar el contacto con posibles clientes de otras regiones del mundo.
Asimismo, también es necesario valorar la propia situación de la empresa de cara a no emprender más de lo que puedan abarcar, siendo para ello necesario tener en cuenta la situación del conjunto de la empresa.
Otro problema podría ser el contenido de los mensajes que se emiten: es posible que aunque existe la comunicación esta no transmita o no haga entender el contenido que sería necesario transmitir. Es posible que se centre en aspectos más bien suplementarios y obvien por ejemplo la orientación o los objetivos que debe tener un puesto determinado, o que den por sentado la existencia de un conocimiento que nunca se ha explicitado.
4. Aislamiento y falta de comunicación
Finalmente, el problema quizás más importante y que puede extrapolarse de todos los anteriores es la posibilidad de que no exista una verdadera comunicación.
El ejemplo más claro es el uso estable y continuado de comunicación monodireccional, el cual puede generar una situación de estancamiento y una falta de comprensión de lo que ocurre en la propia organización. Afortunadamente hoy en día es la menos utilizada precisamente por ser la menos eficiente y útil.
También es posible que los diferentes puestos no tengan los mecanismos adecuados para ponerse en contacto aún si sus opiniones fueran a ser escuchadas, existiendo menores posibilidades de retroalimentación o incluso que diferentes partes de la empresa no tengan contacto entre sí. Es necesario estimular dicha interacción de manera activa.