Cómo aprender a planificar: 4 consejos prácticos

En el mundo tan ajetreado que vivimos, nos da la sensación de que nos falta el tiempo para hacer todo aquello que teníamos pensado hacer. Las tareas del trabajo son prioritarias y obligatorias y, claro está, las tenemos que hacer pero, a costa de ellas, suele pasar que no disfrutamos de nuestro ocio y relaciones interpersonales.

No planificar el tiempo supone sentir como las horas, los días, las semanas y los meses se van convirtiendo en cada vez más pequeños, escurriéndose entre nuestras manos mientras sentimos que estamos perdiendo nuestra vida sin poder hacer mucho para evitarlo.

Pero lo cierto es que sí podemos cambiar, mejorar nuestra gestión del tiempo y las tareas que nos hemos propuesto. Si eres de los que se pregunta cómo aprender a planificar mejor el tiempo, lo que viene a continuación te interesa.

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Cómo aprender a planificar: 4 claves psicológicas

El tiempo es esa sustancia, es fluido imaginario que se nos escurre entre los dedos sin que lo podamos evitar. Resulta curioso cómo a medida que vamos creciendo el paso del tiempo parece acelerarse, ir más rápido haciendo que lo que antes eran horas ahora se perciban como minutos, y los minutos como segundos.

Nuestros días pasan tan rápido, se esfuman, se desvanecen mientras sentimos que todo lo que queríamos hacer no lo acabamos porque el día no nos da para tanto.

Pero hubo una vez que sí nos lo daba: nuestra infancia. Al menos a mí me pasa que cuando era niño me daba tiempo para todo y sin siquiera pensarlo ni planearlo. Iba al cole, aprendía ahí y hacía lo que los profes me decían hacer, jugaba en el recreo sin que me pareciera que la pausa fuera demasiado corta, acababan las clases, llegaba a casa y hacía los deberes antes de comer. La tarde era maravillosa, dándome tiempo para jugar, estudiar, ver la tele y quedar con algún amigo de vez en cuando.

Mi yo infantil era, sin proponérselo, aparentemente muchísimo más responsable y eficiente que mi yo adulto, y todo era por su percepción del tiempo. Cuando eres pequeño las horas se viven más largas de lo que son, y no te da la sensación de que al hacer una cosa pierdas tiempo para otras. Al menos en mi caso personal, ocio, relaciones personales, aficiones y responsabilidades académicas estaban bien ajustadas y, cuando me iba a dormir pronto, no tenía la sensación de que hubiera perdido el día.

Es cierto que de pequeños tenemos nuestros padres que nos van detrás, pero realmente si a esas edades podíamos con todo, ¿cómo no vamos a ser capaces de gestionar el tiempo de mayores? Simplemente se trata de una cuestión de aprender a planificar, ser constante, paciente, saber diferenciar entre lo prioritario y lo que no lo es y cumplir con lo que uno se propone. Sea cual sea nuestra edad, los días seguirán siendo 24 horas, 1440 minutos y 86.400 segundos. Depende de nosotros el provecho que hagamos de nuestro tiempo.

Pero para ello es necesario saber cómo hacerlo...

1. Organizando nuestras vidas. La importancia de la lista de tareas

No podemos gestionar bien el tiempo sin planificar convenientemente el día y, para ello, tenemos que organizarnos. Esto suena a una obviedad, y para muchos puede que lo sea, pero en la práctica la gente suele infravalorar la importancia de tener claro a primera hora de la mañana o de la jornada laboral qué toca hacer hoy/esta semana.

Suele pasar que el hecho de que el día nos haya parecido más corto de lo que es se debe a que lo hemos empezado mal. Dejamos lo difícil para el final, pensando que si hacemos lo más fácil y corto de hacer nos vamos a motivar y estaremos más preparados para enfrentarnos a lo complejo al final de la jornada. El problema es que como hemos invertido todas nuestras fuerzas en cosas fáciles durante la mañana, al llegar lo más dificultoso nos abruma, agobia y lo hacemos a desgana y mal.

Otras veces, lo que ocurre, más que ver con la dificultad, tiene que ver con el problema de no saber qué tareas hay que hacer. O sea, sí que las sabemos en lo profundo de nuestra mente, pero como no las tenemos apuntadas en una lista ni tampoco nos hemos hecho un planning, a medida que va pasando el día tenemos que acordarnos de estas tareas. Como la memoria humana no es infalible, puede que nos acordemos de hacer X o Y ya tarde, lo hagamos a toda prisa y nos sintamos frustrados por no habernos acordado antes.

Sea cual sea nuestro posible caso, todo esto se soluciona haciendo algo muy simple. Simplemente necesitamos un poco de tiempo, reflexión y paciencia: una lista de tareas. Fácil, ¿verdad? Simplemente poniendo en un trozo de papel o en una aplicación de móvil que nos recuerde lo que hay que hacer seremos bien conscientes de cuáles son las tareas, metas u objetivos a cumplir a lo largo del día o la semana. Cuando terminemos uno simplemente tendremos que mirar la lista y ver cuál es el siguiente, sin entrar en una crisis o perder el tiempo recordando qué era lo que tocaba después.

En esta lista no solo pondremos las tareas a hacer, sino el tiempo que calculamos que nos van a demorar. Esto es muy subjetivo y, de hecho, en la teoría somos más optimistas que en la práctica. Con esto quiero decir que si, por ejemplo, creemos que una tarea va a hacernos perder una hora de nuestras vidas, la realidad es que probablemente tardemos bastante más. Una recomendación es que, al tiempo que calculemos que vamos a tardar le añadamos unos 30-45 minutos de cortesía. Así, si tardamos más de lo pensado, no nos desesperaremos al creer que estamos perdiendo el tiempo destinado a la siguiente tarea.

Lo de hacer una lista o apuntar nuestras tareas en un agenda es algo que debemos hacer con cierta frecuencia, siendo lo ideal cada día para que así adquiramos el hábito de planificar ya de buena mañana nuestra jornada. En esta lista de tareas también debemos incorporar los posibles imprevistos, cualquier cosa que nos pueda hacer perder el tiempo. Esto depende más de nosotros y el tipo de tareas y empleo que hagamos, por eso es muy importante que recordemos los imprevistos que tuvimos en el pasado, fijándonos en el tiempo que nos hicieron perder y apuntarlo en la lista como un potencial tiempo a perder.

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2. Tareas dentro de las tareas

Una vez tengamos claras cuáles son las tareas a realizar a lo largo del día y los objetivos asociados, toca dividirlas en pequeñas actividades. La razón de esto tiene que ver directamente con nuestra motivación. Al menos mi caso es el siguiente: si tengo que hacer una tarea enorme, para la que calculo que le tengo que dedicar mucho tiempo, me empieza a entrar mucha pereza empezarla siquiera. Parece que cuanto más larga sea la tarea, más tiempo tardo en hacerla.

En cambio, si esa misma tarea la subdivido en tareas pequeñitas, que me demorarán pongamos unos 20 o 30 minutos, me motivo más e, incluso, puede que las haga del tirón sin darme cuenta. Poquito a poquito voy avanzando y, cuando miro todo lo que he hecho hasta ese punto, me siento todavía más motivado para hacer lo que queda. Trabajar así me hace ver el vaso medio lleno en vez de medio vacío, o en este caso, la tarea medio hecha y cerca de terminar.

Es cierto que esto depende mucho de la tarea en cuestión, pero en la mayoría de los casos todas nuestras metas del día se pueden subdividir en otras tantas. Por ejemplo, tenemos que redactar un informe en nuestra oficina que hemos calculado que mínimo 2 horas nos va a quitar de nuestras vidas. En vez de verlo así veámoslo como que tenemos que hacer unos 5 apartados que nos va a suponer unos 20-30 minutos hacerlos cada uno. Hemos convertido una tarea grande en 5 más pequeñas y que nos motivan más hacerlas.

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3. Marcar las prioridades

Una vez hemos hecho la lista y hemos marcado en cada uno de sus apartados tareas más pequeñas, llega el momento de establecer prioridades. Lo que consideramos prioritario o no va a depender de muchas cosas, aunque una orientación es poner como prioritario lo que sea más largo, básicamente porque dejar lo más complicado y pesado para el final del día, momento que estamos cansados por haber hecho el resto de tareas pendientes, nos va a agobiar más y, encima, sentiremos que estamos haciendo peor nuestro trabajo.

Debemos establecer la urgencia, importancia y tiempo de duración de cada tarea y valorar en función de estos parámetros lo prioritario que sea hacerlas. Hay que ser realistas y entender cómo trabajamos, comprendiendo que si hay cosas que de verdad nos cuesta hacer lo mejor sería darles prioridad, no vaya a ser que se nos acumule y nos agobie todavía más tener que hacerlas.

Cada uno es libre de marcarse de la forma que más le guste lo que indica qué es prioritario de lo que no. Podemos usar sistemas de colores, marcas de interrogantes, subrallar, resaltar con algún símbolo… cualquier cosa es válida para recordarnos qué es lo más importante. También podemos rehacer la lista y poner las cosas ordenadas según su prioridad y ponernos alarmas en el móvil que nos avisen de qué hay que hacer a cada hora, así no nos olvidaremos de seguir el orden que nos hemos propuesto.

Aquí insistimos que todo esto se debe hacer cada día o, como mínimo, con cierta frecuencia pero, y casi más importante que cualquier cosa, respetarlo. No nos sirve absolutamente de nada poner en una lista lo que tenemos que hacer, indicar la importancia de cada tarea y cuánto tiempo nos va a suponer hacer cada una de ellas si, después, no respetamos nuestra propia planificación.

Es cierto que se pueden dar imprevistos y que tengamos que cambiar una tarea por otra mientras transcurre el día, pero una cosa es eso y otra es que queramos empezar por lo fácil y dejar lo complicado al final. No es buena idea.

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4. Planificar nuestra vida es planificar todo

Hasta aquí he insistido mucho en lo de la planificación orientada en el trabajo, pero eso no es lo único que debemos organizar en nuestra vida. El ocio, las relaciones personales, nuestras aficiones y objetivos vitales son parte de la vida y son aspectos que también debemos planificar si queremos que todas las áreas funcionen conforme a cómo nos gustaría.

No todo en la vida es trabajo y, si dejamos que el trabajo nos absorbe, la frustración al ver cómo no tenemos tiempo para actividades y necesidades que nos satisfacen nos hará rendir peor y ser infelices.

Por ejemplo, si tenemos el deseo de aprender un nuevo idioma, eso debe ir también en nuestra lista de tareas diarias. El objetivo de aprender la lengua en cuestión se puede desglosar en tareas más pequeñitas, como por ejemplo aprender nuevo vocabulario, practicar la pronunciación o leer un libro en el idioma objetivo. Planificando esto, desmenuzándolo en actividades fáciles y rápidas de hacer, nos hará sentir que estamos consiguiendo este objetivo que nos hemos propuesto.

Sean cuales sean los deseos personales que queremos cumplir, no los podemos ignorar. Planificar nuestras vidas se aplica a absolutamente todo y, de hacerlo y cumplirlo, volveremos a sentirnos como cuando éramos niños y el tiempo nos daba para todo. Planifiquemos nuestras vidas en la medida de lo posible para sentirnos más productivos y felices.