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Exceso de objetivos diarios: ¿Cómo gestionar este problema?

En el ámbito laboral o doméstico puede suceder que debemos atender una montaña de tareas u objetivos en un período de tiempo que nos parece demasiado corto, lo cual nos desborda física y mentalmente. Aunque la principal causa de esto no siempre está en nosotros (por ejemplo, puede deberse a la precariedad laboral) muchas veces disponemos de bastante margen de maniobra para mejorar nuestra productividad y gestionar mejor el tiempo, llevando más al día nuestras responsabilidades.

Es en esos momentos en los que debemos poner en práctica una serie de estrategias profesionales o pautas para lograr terminar con éxito cada una de las tareas encomendadas en el menor tiempo posible. Así pues, veamos varias claves para prevenir el exceso e objetivos diarios.

¿Qué hacer para no caer en el exceso de objetivos diarios?

Estas son las principales pautas que nos pueden ayudar a culminar con éxito un exceso de tareas a realizar en el día a día.

1. Organizar del espacio de trabajo

Independientemente de la tarea o responsabilidad que debamos llevar a cabo, una correcta organización en nuestro ambiente laboral es indispensable para lograr el éxito en cualquier ámbito de trabajo que debamos realizar. Por eso no hay que subestimar la relevancia de que la silla de trabajo sea cómoda, que la iluminación de esa habitación sea la correcta, de que no cueste mucho encontrar lo necesario debido al desorden, etc. En definitiva, hacer lo necesario por que el lugar en el que llevaremos a cabo las tareas no nos obligue a interrumpir lo que hacemos constantemente debido al malestar físico, la falta de información o la falta de acceso a los materiales.

2. Listar y organizar las tareas a realizar

Organizarse en el trabajo significa tener claro en todo momento qué actividades deben llevarse a cabo, y esto podemos lograrlo completando un plan diario en el que identifiquemos el trabajo que debe realizarse a cada hora durante la semana laboral. Hay que ir realizando anotaciones breves sobre lo que está pendiente de hacer y lo que ya se ha hecho; una vez te hayas acostumbrado, no te costará apenas esfuerzo y saldrá de ti de manera espontánea.

Dicho plan diario debe incluir de manera pormenorizada las horas de trabajo y también las de descanso, así como también aquellas labores más importantes, con el objetivo de aclarar cuál debe ser el cometido esencial en cada hora.

3. Discriminar las tareas urgentes de las que no lo son

Saber distinguir entre las tareas esenciales y aquellas que pueden dejarse para más tarde es imprescindible, pero para ello debemos tener una visión global de todo lo que queda por hacer, ya que la importancia de cada bloque de trabajo es relativo teniendo en cuenta lo demás.

Exceso de tareas diarias

Esta distinción nos permitirá saber en qué tareas debemos destinar más recursos y cuáles no son tan urgentes, lo que nos permitirá administrar mejor nuestras capacidades y priorizar aquellas labores más importantes.

4. Establecer límites temporales claros

Establecer límites temporales para cada tarea que debamos realizar es otra de las estrategias más útiles que podemos utilizar cuando debemos cumplir distintos objetivos diarios.

Esto significa, por ejemplo, pautar bloques temporales de 15, 20, o 30 minutos, para terminar con éxito aquellas labores que se nos han encomendado, siempre teniendo en cuenta que debemos descansar por lo menos 5 o 10 minutos entre tareas.

Dicho establecimiento de límites temporales nos ayuda a completar diversas tareas en un tiempo determinado, lo cual redundará positivamente en nuestra productividad.

5. Identificar y evitar los ladrones de tiempo

Los ladrones de tiempo son todos aquellos elementos que nos quitan tiempo durante la jornada de trabajo y nos impiden completar en el tiempo asignado todas las responsabilidades que se nos han encomendado.

Estos elementos son en ocasiones difíciles de identificar; es por eso que resulta de gran importancia saber exactamente cuáles son los ladrones de tiempo en nuestro día a día observando nuestro comportamiento cotidiano, ya que nos permitirá reaccionar a tiempo y evitarlos en cada momento con el objetivo de lograr el máximo rendimiento laboral.

Los ladrones de tiempo más habituales son el móvil, la televisión, las redes sociales, los dispositivos electrónicos de todo tipo y cualquier otro distractor que nos pueda desconcentrar en nuestra jornada laboral.

6. Evitar el multitasking

Otro de los consejos que podemos seguir cuando debemos realizar diversas tareas en un mismo día es evitar a toda costa el multitasking o la realización de diversas actividades al mismo tiempo.

Para evitar el multitasking debemos, además de tener un horario bien establecido en el que apuntemos qué actividades deben realizarse en cada momento, tener claro el inicio y el final de cada tarea para realizarlas de manera secuencial y sin que se solapen. En este sentido, suele ser de ayuda adoptar la estrategia de los desencadenantes de la acción.

7. Delegar tareas

Por último, una de las estrategias que podemos utilizar siempre que tengamos que terminar más de una tarea al tiempo es simplemente delegar trabajos en otras personas, asumiendo que no hay nada malo en no cargar con todo el trabajo si eso resulta contraproducente o nos daña.

Ser capaz de delegar significa saber en cada momento qué tarea puede encomendarse a una persona determinada y ser consciente de que dicha persona podrá lograr el éxito en el trabajo encomendado.

8. Si lo necesitas, recurre al apoyo psicológico profesional

En psicoterapia es posible entrenar habilidades de gestión del tiempo y de la impulsividad que son necesarias para no caer en la procrastinación y para trabajar de una manera eficiente sin que el estrés nos paralice. Por ello, si sientes que necesitas ayuda en este sentido, ponte en contacto conmigo; mi nombre es Javier Ares y atiendo de manera presencial o por videollamada.