Cómo redactar un informe correctamente, en 10 pasos
En nuestro día a día, tanto en lo laboral como fuera de ello, no es infrecuente que en alguna ocasión debamos elaborar un informe para dar cuenta de alguna situación o problema.
También hablamos de informes científicos o académicos cuando nos encargan la tarea de explicar claramente en un documento una problemática científica o social con datos y conclusiones.
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Tanto para presentar una queja, como para hacer una solicitud o simplemente documentar una situación determinada, este será el tipo de documento que generalmente vamos a redactar. Pero algunas personas pueden encontrar complejo elaborar un informe. Por eso en este artículo os proporcionamos una serie de pasos sobre como redactar un informe, a nivel general.
¿Qué es un informe?
Un informe es un tipo de documento escrito en prosa que se lleva a cabo con el propósito de que la persona que lo realice pueda comunicar algo referente a una situación o temática a otras personas. Por lo general se suelen dirigir a instancias más elevadas (por ejemplo al Ayuntamiento o a un superior), aunque también pueden encontrarse informes dirigidos a comunicar algo a un profesional diferente de nosotros para que pueda trabajar con los mismos datos y contrastarlos o ampliarlos.
Existe una amplia variedad de tipos de informe, que pueden tener diferentes propósitos y estructuras diferenciadas. Sin embargo, en este artículo se plantea la realización de un informe que tenga en cuenta la estructura general de cualquiera de ellos.
Pasos para elaborar un informe
A la hora de elaborar un informe debemos tener en cuenta que en primer lugar vamos a tener que reflexionar sobre el cómo, cuándo y por qué vamos a realizarlo. Posteriormente se llevará a cabo la propia redacción del informe en base a la situación a reflejar y las consideraciones previas.
A continuación vamos a explicar una serie de pasos útiles de cara a redactar un informe de manera correcta.
1. ¿Qué objetivo tenemos?
Antes de empezar a escribir debemos reflexionar sobre qué queremos conseguir con nuestro informe. ¿Vamos a solicitar la solución a un problema o simplemente a almacenar datos para poder usarlos más adelante? ¿Queremos reflejar una investigación científica o presentar una queja? Hemos de tenerlo en cuenta para seleccionar el tipo de informe que sea más pertinente según el caso.
2. Ten en cuenta el tipo de texto que vas a emplear
No todos los informes son iguales, pudiendo presentar cada uno sus propias características distintivas. Por ejemplo, un informe expositivo va a reflejar datos sin realizar ningún tipo de interpretación respecto a ellos, no existiendo la posibilidad de hacer conclusiones, mientras uno de tipo demostrativo va a requerir que el sujeto elabore hipótesis y las ponga a prueba de manera que obtenga una serie de resultados y conclusiones.
3. Contempla el target
No solo importa el para qué o el cómo, sino que se debe pensar en que público tiene nuestro informe como objetivo. Ello nos permitirá adecuar el nivel de lenguaje tanto a nuestras necesidades como a las de dicho público.
4. Selección y análisis de la info
En función del paso anterior es fundamental reunir la información que queremos proporcionar y estructurarla adecuadamente de manera que nuestro discurso tenga un hilo conductor. También se debe tener en cuenta el tipo de datos a reflejar y quién o cómo se ha extraído la información.
5. Podemos usar elementos gráficos
Aunque depende del tipo de informe, es posible utilizar elementos visuales que faciliten la comprensión de los datos. Nos estamos refiriendo por ejemplo al uso de gráficos de barras para analizar frecuencias o bien para realizar un análisis de ganancias y costes.
6. Título
Si bien puede parecer una tontería mencionarlo, titular correctamente el informe de una forma clara, relativa al tema que conlleva su realización y fácilmente comprensible es algo que facilita mucho su comprensión por parte de los lectores.
7. Redacta la introducción
En este primer apartado del informe en cuestión realizaremos un breve resumen del tema a tratar en el informe. En él debe aparecer el objetivo de la realización de dicho informe y el problema que genera la necesidad de su existencia y el contexto en el que se lleva a cabo.
8. Expande las ideas y explica lo investigado en el desarrollo
En el cuerpo del informe dispondremos y expandiremos la información sobre el sucedido o investigado, dejando claros los métodos y acciones que muestran cómo se produjo o se desempeñó la situación y la manera de obtener los datos. Si se trata de un informe que refleja una investigación se incorporarán aspectos como modelos teóricos y exploración de la situación.
9. Elabora una conclusión
En la última parte del informe se debe reflejar el resultado final de lo explorado y reflejado en el informe o la demanda o petición que se hace de cara a resolver la situación. Debe ser clara y entendible.
10. Lenguaje a emplear
Es fundamental que en todo el redactado el lenguaje sea claro y conciso. Ha de ser redactado de manera formal y objetiva, en tercera persona y en voz pasiva. Se han de separar los hechos de las inferencias que se lleven a cabo (si es que las hay) y se tienen que ofrecer directamente los datos con los que se está tratando y explicar claramente por qué son relevantes.
Referencias bibliográficas:
- Bunge, M. (1975). Teoría y realidad. Barcelona. Ariel.
- Quine, W.V. (1998). Del estímulo a la ciencia. Barcelona. Ariel.
- Russell, B. (1959). El conocimiento humano:su alcance y sus limitaciones. Madrid. Taurus.