¿Qué es la administración del cambio organizacional? (Proceso)
¿Qué es la administración del cambio en una organización?
La administración del cambio organizacional corresponde a todas las acciones llevadas a cabo con el fin de gestionar los efectos causados por cambios importantes dentro de una organización, enfocándose en las personas. Estos cambios pueden ser estructurales, de procesos o culturales.
Cuando una organización propone cualquier cambio de grandes proporciones, la sensación entre los integrantes del equipo puede ser muy variada. Algunos pueden verlo como algo emocionante; sin embargo, muchos pueden verlo como algo amenazante y esto puede crearles cierto malestar.
Dadas estas reacciones tan variadas que pueden darse dentro del equipo de trabajo, resulta un componente esencial promover no solo la aceptación sino también el apoyo continuo, para así poder gestionar una transición de la forma más exitosa posible.
Importancia
En este tipo de situaciones hay que tener en cuenta que la gente seguramente tenga que cambiar su comportamiento, adoptar una nueva mentalidad, aprender y adaptarse a nuevos procesos y prácticas, adherirse a nuevas políticas o realizar cualquier otro cambio que suponga la transición.
Por este motivo, implementar una estrategia de administración de cambio organizacional adecuada asegurará que los cambios se llevan a cabo de forma exitosa.
Lo ideal es acordar formalmente las expectativas, utilizar herramientas para una buena comunicación y buscar maneras de reducir los malentendidos; de esta forma, todas las partes se involucrarán más con el proceso de cambio, a pesar de las posibles incomodidades que ello pueda ocasionar.
Una estrategia para el cambio ideal tiene que asegurar que las partes involucradas entiendan perfectamente cómo les afectarán estos cambios, que cuenten con el apoyo necesario para llevarlos a cabo, y que posean las herramientas adecuadas para poder superar cualquier reto que les suponga el proceso, con la mínima frustración posible.
Las tres fases de Lewin
Antes de nada es importante conocer cómo los cambios afectan en la mentalidad de todos los integrantes de la organización. El psicólogo Kurt Lewin (1890-1947) definió tres fases en la mentalidad de los empleados durante todo proceso de cambio:
1. Descongelamiento
En la fase descongelamiento es necesario tomar medidas que desmantelen la mentalidad existente hasta ese momento en la organización.
Esto conlleva tener que superar los mecanismos de defensa iniciales que pretenden evitar cualquier tipo de cambio. Poco a poco, la gente se irá dando cuenta de la necesidad del mismo, y esto les permitirá pasar a la siguiente fase.
2. Cambio
En esta segunda fase es cuando el cambio ocurre. Este periodo de transición suele ocasionar momentos de confusión e incertidumbre sobre lo que ocurrirá en el futuro.
En este punto la gente es consciente de que los métodos tradicionales se están cambiando, pero aún no están seguros de cómo serán reemplazados exactamente.
Durante esta fase la dirección debe encargarse de comunicar claramente los motivos de los cambios y los pasos necesarios para conseguir que se realicen.
3. Congelamiento
La última etapa conlleva el acostumbrarse a los nuevos cambios y acabar tomándolos como el proceso estándar. En esta fase los niveles de confort de los empleados vuelven a la normalidad.
A pesar de que muchos aún critican a Lewin (debido sobre todo a la última etapa, con el argumento de la imposibilidad de acostumbrarse cómodamente a los cambios en el mundo de hoy, debido a su extrema rapidez), su gran contribución fue la idea de que el cambio debe analizarse como un proceso en vez de por medio de etapas individuales.
Claves para el éxito en el proceso de cambio
Entendiendo cómo los cambios afectarán a la plantilla, es importante tener en cuenta una serie de factores clave, determinantes a la hora de lograr el éxito al implementar cualquier cambio organizacional:
Establecer una visión común
Primero es necesario ponerse de acuerdo sobre cuál debería ser el mejor resultado final posible. De esta forma se llegará a una visión común, que logrará que todas las partes remen en el mismo sentido y con la mente puesta en el mismo objetivo.
Transparencia y comunicación efectiva
Durante un cambio organizacional es imprescindible que los jefes comuniquen las razones de los cambios, así como el proceso necesario para su implementación a sus empleados.
De este modo, si estos comprenden los motivos del cambio, será más probable que vean los beneficios y lo apoyen, facilitando el proceso.
Formación y educación continua
Cuando cambia algún proceso en la organización los empleados probablemente no estén familiarizados con el mismo, y seguramente tampoco sepan cómo va a afectarles directamente.
Es muy importante darles la educación y la formación necesaria para que se amolden lo más rápido y eficazmente posible a los cambios.
Una buena estrategia es formar a ciertos stakeholders de forma temprana. Así, una vez se empiecen a implementar los cambios, servirán de apoyo y guía para el resto de los trabajadores.
Recompensas económicas y sociales
Dar incentivos a los empleados más afectados por el cambio hará que asuman más gratamente sus nuevos roles y responsabilidades.
Asesoramiento personalizado
Los empleados recibirán los cambios de formas muy variadas; por lo tanto, también habrá algunos que llevarán peor el proceso, debido a que quizá les afecte de mayor manera. Es importante contar con programas de asesoramiento que les ayuden a adaptarse exitosamente.
Monitorización y evaluación
Esta es una de las mayores claves para que la administración del cambio se realice correctamente.
Analizar cómo los cambios están afectando a la organización servirá para medir el impacto del cambio en la productividad de los empleados, y el funcionamiento del proceso productivo en general. De este modo también se podrán hacer ajustes si los resultados no están siendo los esperados.
Referencias
- Lumen. (s.f.). Managing Change for Employees. Obtenido de Lumen:courses.lumenlearning.com
- SearchCIO – TechTarget. (Noviembre de 2009). Obtenido de searchcio.techtarget.com
- Paragon, C. (s.f.). Consult Paragon. Obtenido de consultparagon.com
- Lewin, Kurt. (1973). Dinámica de la Personalidad. Ed. Morata
- Hellriegel, Don; Jackson, Susan E. Administración: un enfoque basado en competencias. Cengage Learning Latin America.