Ficha electrónica: qué es, características, datos, ejemplos
¿Qué es la ficha electrónica?
La ficha electrónica es una ficha bibliográfica, pero a diferencia de la forma tradicional, no está compuesta por papel, cartón o algún material físico, sino que está implementada en una plataforma digital o electrónica en donde se almacena su información.
El principio de estas fichas es poder registrar datos e información relevante desde un medio electrónico o virtual para que pueda ser consultada por cualquier persona. De esta manera se logra dar acceso con mayor facilidad a quien quiera consultar su información.
Gracias a los avances tecnológicos de los últimos tiempos y a la expansión que ha tenido el internet, el almacenamiento, gestión, edición y distribución de las fichas electrónicas ha sido mucho más simple que lo que se tenía con las fichas físicas tradicionales.
Además, por las facilidades tecnológicas para el almacenamiento y composición de las fichas electrónicas, su información puede ser consultada mucho más rápido y por una mayor cantidad de personas que lo que se hacía antes con las formas impresas.
Características de una ficha electrónica
Algunas de las características a tener en cuenta a la hora de implementar y compartir fichas electrónicas, son:
Información relevante
Cada ficha debe tener la información correspondiente a los datos a consultar, es decir, debe almacenar las referencias y reseñas del contenido que se desea investigar a profundidad con indicaciones precisas y funcionales.
Almacenamiento de las fichas
Las fichas electrónicas pueden ser almacenadas en discos y redes locales, o en internet para que puedan ser consultadas bien sea desde equipos específicos dentro de una organización o desde equipos remotos.
Acceso a la información
El acceso a estas fichas puede ser desde cualquier dispositivo electrónico con conexión a internet, siempre y cuando se tengan los permisos para esto. En este sentido, existen fichas que pueden estar restringidas en su consulta solo para ciertas personas, así como algunas son abiertas a todo público.
Consulta de contenido
A diferencia de las fichas tradicionales que se encontraban alojadas en un único lugar para ser buscadas, las fichas electrónicas pueden ser consultadas desde cualquier lugar del mundo siempre y cuando se tenga acceso a un equipo con conexión a internet.
Edición del contenido
Al ser fichas electrónicas, su información puede ser editada cada vez que sea necesario, con mayor facilidad respecto a las fichas tradicionales. Esto se debe a que, al ser digitales sus datos pueden suscribirse, mientras que una ficha física tendría que ser construida de nuevo.
Formato de la ficha
Cada ficha debe tener un formato particular en cuanto a los datos que contiene. Estos pueden ser: el título del contenido a ser consultado, autor, tema e identificación, entre otros elementos que dan forma a la misma.
Tipos de fichas
Las fichas digitales o electrónicas pueden estar tipificadas de acuerdo al contenido al que van a direccionar. Así, pueden ser fichas técnicas, médicas o clínicas, literarias, investigativas, descriptivas, gráficas y empresariales, entre otras.
Herramientas para construcción, almacenamiento y distribución de fichas
Algunos de los aplicativos más utilizados para el desarrollo y consulta de fichas electrónicas son Medical Web Expert, Book DB o Google Books. Estos softwares permiten crear, modificar y distribuir fichas digitales para diferentes temas.
Datos que lleva una ficha electrónica
Si bien la información que lleva cada ficha depende del contenido a ser consultado y alguna puede ser opcional, hay ciertos datos básicos que esta debe tener, tales como:
Identificación o número
A través del ID busca dársele una identidad específica a cada ficha, lo cual facilita su consulta y ubicación.
Título
Nombre o enunciado del contenido al cual direcciona la ficha. Puede ser el nombre de un libro u obra literaria, artículo de investigación, paciente médico o informe corporativo, etc.
Tema
Es una referencia al contenido a ser consultado, la cual puede ser una breve introducción a este. Esta información es de carácter opcional.
Autor
Son los nombres y apellidos de quien creó la información a ser consultada.
URL o dirección web
Dirección electrónica de la página en donde se encuentra el contenido a ser investigado. Puede ser un link de una dirección de almacenamiento local sin acceso al público o puede ser un link abierto para cualquier persona. Esto depende de las restricciones que tenga el contenido.
Reseñas o comentarios
Notas que hacen referencia a la información a ser consultada. Pueden ser descripciones que ayuden a facilitar la búsqueda a quien está consultando.
Fecha
Información de cuando se creó el contenido y su publicación. Puede ser opcional.
Cantidad de páginas
Esta información es opcional e indica la cantidad de páginas o módulos que puede tener el contenido al que la ficha referencia.
Idiomas
Algunas fichas pueden llevar a contenido que puede estar en uno o más idiomas, dado que el contenido pudo haber sido traducido según las necesidades del público que normalmente lo consulta. Este campo puede ser opcional.
Notas
Son observaciones o anexos que puede tener la ficha para aclarar algún dato del contenido a ser consultado. Puede ser opcional.
Ejemplos de fichas electrónicas
Como ejemplo se presentan algunas fichas de tipo médico, literario e investigativo, las cuales tienen algunos de los campos que se han mencionado anteriormente:
Ficha médica:
Ficha literaria:
Ficha investigativa
Referencias
- ¿Y por qué debo usar Software Ficha Clínica Electrónica? (2019). Obtenido de www.histomed.cl
- Basics of Citing Electronic Sources. (2010). Obtenido de academicguides.waldenu.edu
- Hindersmann, J. (2002). CD-ROM Database for Native Studies. Obtenido de http://webdoc.sub.gwdg.de/
- Online Bibliographies: Online Resources. (2015). Obtenido de guides.lib.uiowa.edu
- Razones para implementar una ficha clínica electrónica. (2021). Obtenido de reservo.cl