Nota de cargo: qué es, cómo hacerla, ejemplo, formato
¿Qué es una nota de cargo?
Una nota de cargo es un documento elaborado por los contadores y emitido por una empresa, a través del cual se le informa o notifica a un cliente que se le ha realizado un cargo adicional en el valor monetario total previamente facturado o pactado.
Es decir, se le da a conocer al deudor que en su cuenta se ha efectuado un cargo. Un deudor es una persona jurídica o física que debe un monto determinado por alguna obligación comercial o financiera. Esta nota suele denominarse también nota de débito.
Estos cargos no se tenían contemplados en los movimientos estipulados previamente, pero tienen que ver con las gestiones pertinentes a las transacciones industriales, ya sea entre empresas o de empresas con personas.
La nota de cargo se utiliza cuando no resulta adecuado emitir una factura. Por ejemplo, en los casos de débito de un interés o de traspaso de un gasto. Bajo ninguna circunstancia esto va a significar que ha habido una alteración en las negociaciones o acuerdos previamente negociados.
Ambas partes más bien entienden que las transacciones comerciales envueltas en tales convenios generalmente ocasionan cargos adicionales, cuyas sumas dependerán de diferentes situaciones o circunstancias.
¿Cómo hacer una nota de cargo?
Al emitirse una nota de cargo, resulta esencial cumplir con un conjunto de requerimientos, además de seguir el procedimiento regional y estatal relacionado con su emisión. De lo contrario, se podrían recibir sanciones administrativas. Entre los datos que debe contener toda nota de cargo están:
- Número de la nota de cargo.
- Fecha de emisión.
- Forma de pago.
- Nombre del cliente.
- Número de la factura de referencia.
Los datos de la empresa que la emite, al igual que los del cliente, son exactamente iguales a los contenidos en la factura original, a excepción de la fecha, que debe ser la correspondiente al día en que se efectúa el cargo añadido al monto de la factura en referencia.
Posteriormente a estos datos generales se colocan en los renglones correspondientes los datos de los productos involucrados:
- Código del producto.
- Descripción del producto.
- Cantidad.
- Precio de venta o ajuste del mismo.
- Monto (cantidad x precio de venta).
Finalmente, la nota de cargo se concluye con los siguientes datos, que totalizan el monto final cargado en el documento:
- Suma total de los montos de los productos.
- Monto del IVA.
- Monto final de la nota de cargo.
- Sello y firma.
- Observaciones generales (opcional).
Conceptos utilizados en la nota de cargo
El uso de la nota de cargo generalmente se origina de eventos posteriores a la fecha en la cual fue elaborada la factura. Por tanto, el cometido de la nota de cargo es anotar cualquier aumento en el monto total de la factura, generalmente en una fecha posterior a la que esta se realizó.
En relación al concepto del monto extra que se pretende cobrar mediante la nota de cargo, se requiere que se indique con claridad la causa por la que se está efectuando y que no está contenida en la factura en referencia.
Generalmente, las notas de cargo se realizan en función de cargos extras relacionados a aspectos tales como los siguientes conceptos:
- Intereses.
- Fletes.
- Cheques devueltos.
- Moras generadas.
- Diferencias en recepciones.
- Devoluciones
- Aumento de costos.
- Algún aumento previamente acordado en el precio.
- Cargo por algún servicio extra que se haya realizado.
De esta manera, lo que se registra en una nota de cargo es cualquier aumento que se debe ejecutar sobre una venta realizada, para la que ya existe una factura, informándole así a la compañía o persona cliente para que esta pueda efectuar los movimientos concernientes a dichos cargos.
Circunstancias bancarias
Para el caso correspondiente a una nota de cargo bancaria, esta se recoge normalmente en los estados de cuenta mensuales del banco, mientras que las notas de cargo empresariales o individuales se pueden enviar directamente de acuerdo a la cuenta bancaria que cada empresa utilice.
Las notas de cargo se utilizan aquí para los casos donde se está cargando una comisión bancaria o por el sellado que fue aplicado a un cheque que se depositó y giró sobre una sucursal ubicada en el interior del país.
Cuando se emite una nota de cargo, se la puede retener por un período de tiempo que va de los 60 a los 120 días. Al momento en el que se sobrepase ese tiempo se podrá retirar de la cuenta del cliente el monto de dinero correspondiente. Así se evitará que los clientes del banco amontonen notas de cargo.
Circunstancias comerciales
Cuando se logran concretar negociaciones y ventas con los clientes, por lo general se emiten facturas finales que van a reflejar los valores o montos convenidos. Sin embargo, para ciertos casos se tiene la necesidad de agregar cargos que se crean en el trámite comercial.
Cuando sucede esto es que entonces surge el uso de la nota de cargo. Por ejemplo, cuando se cargan comisiones o intereses a los documentos, cuando se abonan importes por el envío de productos, etc.
Además, podrían generarse cargos añadidos en los montos convenidos por motivo de excederse en el tiempo de pago acordado para determinadas facturas, al igual que por superar el tiempo convenido para retirar de los almacenes las mercancías o materiales vendidas, ya que puede estarse pagando una renta por los mismos.
Ejemplo de nota de cargo
NOTA DE CARGO
Número: 002487
Fecha de emisión: 24 de junio de 2021.
Lugar: Ciudad de México, D.F.
Ferretería del Pueblo, S.A. de C.V.
Nombre del cliente: Constructora Dos Santos, S.A de C.V.
Número de la factura en referencia: A-42879.
Forma de pago de esta nota de cargo: 7 días después de su emisión.
Este cargo a nuestro cliente es realizado por el concepto de: Aumento en los costos de los productos indicados a continuación, que ha sido originado por la inflación y devaluación de la moneda, con respecto a lo señalado en la factura en referencia. Se está cargando en el precio de venta el ajuste correspondiente.
Productos
Código: 4521 Descripción: Pinza desforradora múltiple
Cantidad: 20 Precio de venta: $9,25 Monto: $185
Código: 3874 Descripción: Multímetro digital de 1000 voltios
Cantidad: 3 Precio de venta: $125,68 Monto: $377,04
Monto total de productos: $562,04
Monto del IVA: $89,93
Monto total de la nota de cargo: $651,97
Sello y firma:
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Formato de nota de cargo
A continuación se presenta un formato general para ser utilizado en la emisión de una nota de cargo:
