Diagrama de flujo de datos: elementos, tipos, ejemplos
¿Qué es un diagrama de flujo de datos?
El diagrama de flujo de datos es una forma visual para mostrar el movimiento de los datos a través de un sistema de información. Presenta cómo la información ingresa y sale del sistema, por qué ruta pasan, dónde se almacena y las fuentes y destinos de esa información.
Las empresas no podrían operar sin sistemas ni procesos, y la efectividad resulta imprescindible para alcanzar los objetivos. Existen numerosas maneras de estudiar esta efectividad, pero el diagrama de flujo de datos supera las demás.
Un diagrama de flujo de datos o DFD exhibe cómo los procesos fluyen en un sistema. Es una representación gráfica para mostrar un sistema y, a su vez, puede ayudar a resolver donde haya problemas e ineficiencias.
En un DFD no se muestra la duración de los procesos ni si esos procesos operan en serie o en paralelo. No existen bucles o lazos, como sí los hay en un diagrama de red, tampoco hay puntos de decisión, como sí los hay en un diagrama de flujo.
Los diagramas de flujo se utilizan para diseñar, analizar, documentar o administrar un programa o proceso, siendo muy utilizados en campos muy distintos como la programación, la psicología cognitiva o la economía y los mercados financieros.
Esto deriva en que el abanico de diagramas de flujos sea amplio y se necesite un dividir por tipos y clasificaciones.
Elementos de un diagrama de flujo de datos
Los signos utilizados en el diagrama de flujo de datos describen la trayectoria de los datos en un sistema, los sitios de almacenamiento, las entradas y salidas de datos y los diversos subprocesos. Son notaciones estandarizadas como círculos, rectángulos y flechas.
En los DFD se utilizan varias metodologías de notación. Estas presentan algunas diferencias, pero todas usan signos y formas para representar los elementos principales de un DFD.
Entidad externa
Puede representar un ser humano, un sistema o subsistema. Es el origen o el destino de ciertos datos. Es decir, envía o recibe datos hacia o desde el sistema diagramado.
En función del proceso del negocio, es externa al sistema que se está analizando. Por tal motivo, las entidades externas se dibujan comúnmente a los bordes del DFD.
Proceso
Es una actividad o función empresarial donde se transforman los datos y su flujo, al cambiarlos, ordenarlos o cambiando la dirección del flujo. Toma los datos entrantes, los cambia y con ellos produce una salida.
Un proceso puede hacer esto realizando cálculos y también usando la lógica para poder ordenar los datos o cambiar la dirección del flujo. Puede descomponerse a un mayor nivel de detalle para representar cómo se procesan los datos dentro del proceso.
Los procesos se ubican entre la entrada y la salida, comenzando generalmente desde la parte superior izquierda del DFD y terminando en la parte inferior derecha del diagrama. Puede haber varios de ellos en un solo diagrama.
Almacén de datos
Contiene la información para su uso posterior, como un archivo de documentos que está esperando ser procesado.
Las entradas de datos pueden fluir a través de un proceso y luego ingresar a un almacén de datos, mientras que las salidas de datos fluyen al salir de un almacén de datos y luego a través de un proceso.
Flujo de datos
Representa el flujo de la información. Determina el itinerario que toma la información desde las entidades externas a través de los diversos procesos y almacenes de datos. Con flechas el DFD puede mostrar la dirección del flujo de datos.
Reglas para un DFD
Antes de comenzar a trazar diagramas de flujo de datos, se deben seguir cuatro reglas generales para crear un DFD válido.
– Cada almacén de datos debe tener al menos un flujo de datos de entrada y de salida de datos.
– Cada proceso debe tener al menos una entrada y una salida.
– Todos los procesos en un DFD deben vincularse a otro proceso o a un almacén de datos.
– Los datos almacenados de un sistema deben pasar por un proceso.
Tipos
Según lo que se desee examinar en el flujo, existen dos tipos de diagramas de flujo de datos a elegir.
Lógicos
Este tipo de diagrama refleja qué es lo que sucede en un flujo de información. Muestra la información que se está generando y la que se comunica, las entidades receptoras de esa información, los procesos que se realizan en general, etc.
Los procesos descritos en un diagrama lógico son actividades que se realizan en una empresa, lo que significa que no se profundiza en los aspectos técnicos del sistema. Por tanto, el personal está en la capacidad de comprender estos diagramas sin necesidad de ser técnico.
Físicos
En este tipo de diagrama se refleja cómo se mueve la información a través de un sistema. Esto representa que se detallan específicamente los programas, así como los equipos de computación, las personas y los archivos involucrados en el flujo de información.
En los diagramas físicos se incluyen los procesos correspondientes al ingreso de datos, tales como el chequeo de control. También se coloca el almacenamiento de datos intermedio, como las tablas o archivos temporales.
Por ejemplo, se podría mostrar cómo un cliente realiza un pedido en línea revisando el software de la empresa para realizar y completar ese pedido. Esto es generalmente técnico.
Así, un diagrama físico detallado puede ayudar en gran medida a la programación del código requerido para la implantación de un sistema de información.
¿Cuál utilizar?
Tanto los diagramas físicos como los lógicos pueden representar el mismo flujo de información. Sin embargo, cada uno tendrá un punto de vista diferente y proporcionará actividades diferentes para optimizar el sistema.
Se pueden usar en conjunto o por separado. En conjunto proporcionan más detalles que cualquiera de los dos diagramas por separado. Cuando se vaya a decidir cuál usar, hay que tener en cuenta que se podrían necesitar ambos.
Ejemplos
En ingeniería de software se puede diseñar el diagrama de flujo de datos para representar el sistema a diferentes niveles de abstracción.
Los DFD de nivel superior se dividen en niveles más bajos, abordando así más información y elementos funcionales. Los niveles en DFD están numerados 0, 1, 2 o más.
Nivel 0
Está delineado para reflejar una perspectiva en la cual todo el sistema está encapsulado en un único proceso, indicando la relación que tiene con las entidades externas.
Los datos de entrada y de salida están marcados por flechas que van hacia dentro o hacia fuera del sistema. Este nivel se denomina diagrama de contexto.
Nivel 1
En este nivel el diagrama de contexto se descompone en múltiples procesos. Se destacan las funciones principales del sistema y se desglosa el proceso de alto nivel en subprocesos.
Nivel 2
Este nivel profundiza un poco más que el nivel 1. Se puede utilizar para registrar detalles específicos sobre el funcionamiento del sistema.
Referencias
- Computer Hope (2017). Data flow diagram. Tomado de: computerhope.com.
- W3 Computing (2019). Developing Physical Data Flow Diagrams. Tomado de: w3computing.com.
- Georgina Guthrie (2019). How to use data flow diagrams to supercharge your Project. Cacoo. Tomado de: cacoo.com.
- Geeks for Geeks (2019). Levels in Data Flow Diagrams (DFD). Tomado de: geeksforgeeks.org.
- Clifford Chi (2019). A Beginner’s Guide to Data Flow Diagrams. Hub Spot. Tomado de: blog.hubspot.com.