Funciones y actividades de un auxiliar contable
Las funciones de un auxiliar contable son aquellas que buscan servir de apoyo al área o al responsable de la contabilidad en una empresa. Son empleados en una empresa y se encargan de su contabilidad financiera.
La persona que tiene el puesto laboral de auxiliar contable debe ser organizada, porque deberá mantener en orden la documentación contable y financiera.
Conviene que domine las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), porque actualmente muchos aspectos de la contabilidad se manejan de manera automática con programas informáticos especializados.
Su nivel de concentración debe ser alto dado que manejará información sensible para la organización, y en algunos casos dinero en efectivo. Por esto su conducta ética debe ser irreprochable.
Obviamente, se espera que el auxiliar contable tenga conocimientos de contabilidad, dado que en esa área se concentrarán sus responsabilidades.
Funciones principales de un auxiliar contable
No existe una regulación o una normativa que indique de forma definitiva las funciones que debe cumplir un auxiliar contable, pero en líneas generales deben cumplir con las siguientes tareas:
1- Operaciones comerciales
El auxiliar contable debe apoyar al contador en la realización de operaciones ordinarias y extraordinarias relacionadas con la compra de insumos requeridos para las operaciones de la empresa.
En este sentido, busca y compara presupuestos para que en la empresa se decida a quién comprarle. Una vez que se tome la decisión, el auxiliar contable es quien registra al proveedor y emite el cheque de pago.
Otra de las tareas de un auxiliar contable es gestionar pagos a proveedores y pagos de servicios públicos.
2- Gestión de inventario
Un auxiliar contable también tiene la responsabilidad de llevar el registro y el control del inventario de activos institucionales y de insumos para oficina.
Asimismo, en muchas ocasiones se le pide que lleve el control de la depreciación de dicho inventario.
3- Facturación
La elaboración y el control de las facturas es una de las tareas que ocupa la mayor parte del tiempo de un auxiliar contable.
Su deber es registrar todas las facturas que emite la empresa, cumpliendo con las normativas institucionales y legales que apliquen.
El auxiliar contable elabora las facturas, las ingresa en el sistema que tenga la empresa, las registra como cuentas por pagar y vela porque el pago sea hecho de acuerdo con las condiciones establecidas con el cliente.
Esta tarea debe hacerse con estricto orden y exactitud, puesto que esa información incide en los resultados de los reportes de egresos de la empresa y afecta las cuentas de los proveedores.
4- Conciliaciones bancarias
Esta función consiste en conocer con exactitud cómo se encuentran las cuentas bancarias de la empresa y compararlas con el registro de cuentas por cobrar y por pagar de la propia empresa, con el objetivo de que no haya discrepancias entre una cosa y otra.
De este modo se pueden detectar posibles descuidos en los registros de alguna cuenta por cobrar o que ya se haya pagado.
De igual forma sirve para verificar la exactitud del registro que se lleva desde la empresa.
5- Elaboración de informes
Al auxiliar contable también se le asigna la redacción de los informes contables, que son los registros detallados de todos los bienes muebles e inmuebles de la organización.
Este informe se escribe en prosa y no tiene tantos números como los que tendría un balance. Asimismo, el auxiliar contable redacta los informes financieros que detallan en forma textual el dinero que posee la empresa.
La periodicidad de estos informes depende de las políticas institucionales.
Dichos informes son un requisito cuando se van a solicitar créditos bancarios, o pueden ser requeridos por entes gubernamentales cuando se debe hacer alguna gestión ante estos.
6- Proyección de estados financieros
El contador es el responsable de elaborar esta proyección, pero el auxiliar contable lo apoya dándole todos los insumos que requiere para su elaboración.
De igual modo, el auxiliar contable suele ser quien prepara los documentos que servirán de soporte para tal proyección.
7- Preparación de declaraciones fiscales
Toda empresa tiene obligaciones fiscales y tributarias ante el gobierno de su país, y el auxiliar contable apoya en las gestiones que implica el cumplimiento de esas obligaciones.
Normalmente se trata de recabar información fiscal de la empresa, llenar formularios y pagar aranceles o impuestos.
También debe guardar los comprobantes de estas gestiones para luego presentarlos ante las entidades de control que las soliciten.
Otras responsabilidades del auxiliar contable
Además de las funciones arriba listadas, un auxiliar contable debe:
– Registrar los créditos pagados o adeudados a la compañía.
– Monitorear los plazos de vencimiento de las cuentas por cobrar y pagar.
– Apoyar en la cobranza de deudas.
– Preparar y hacer los depósitos bancarios.
– Corregir las transacciones con tarjetas de crédito.
– Hacer compras.
– Pagar cuentas.
– Mantener actualizados los registros de las operaciones financieras.
– Monitorear el balance de flujo de efectivo de la empresa.
– Hacer cargos y abonos.
– Llevar las cuentas T (representación gráfica de la cuenta contable).
– Apoyar a la oficina de Recursos Humanos en el cálculo de horas trabajadas por los empleados.
Habilidades del auxiliar contable
Además del conocimiento técnico, un auxiliar contable debe poseer ciertas características o cualidades especiales para que su labor se cumpla con calidad. Algunas de estas cualidades son las siguientes:
– Honestidad.
– Capacidad de negociación.
– Franqueza.
– Madurez o inteligencia emocional.
– Fluidez en la comunicación.
– Capacidad para generar confianza.
Referencias
- Educativo (s/f). 4 funciones de un asistente contable. Recuperado de: educativo.net
- Gerencie (2017). Funciones del auxiliar contable. Recuperado de: gerencie.com
- Henderson, J. (s/f). Accounting assistant duties. Recuperado de smallbusiness.chron.com