Planeación administrativa: principios, tipos, elementos, etapas
La planeación administrativa de una empresa es un proceso integral para determinar en qué se debe convertir una compañía y cómo puede lograr ese objetivo de la mejor manera. Evalúa todo el potencial de la organización, vinculando directamente sus objetivos con las tareas y recursos necesarios para alcanzarlos.
Los emprendedores inician un negocio para cumplir un propósito que tenga sentido para ellos. El negocio se convierte en un instrumento para que el emprendedor haga lo que quiere hacer. La planeación administrativa describe lo que se quiere que haga la empresa.
Además, ofrece un proceso sistemático para plantear y responder las preguntas más críticas que enfrenta el equipo gerencial, especialmente las decisiones importantes de comprometer los recursos.
Gran parte de la función que tiene la planeación consiste en poder trabajar de forma independiente para así determinar qué responsabilidades deben asignarse a cuáles empleados, establecer niveles de prioridad para ciertas tareas y crear cronogramas de trabajo.
Índice del artículo
- 1 ¿Quién implanta la planeación administrativa?
- 2 Principios de la planeación administrativa
- 3 Tipos de planeación
- 4 Elementos de la planeación administrativa
- 5 Etapas de la planeación administrativa
- 6 Referencias
La planeación administrativa es realizada por el gerente o administrador de una empresa. Instaurar una planeación administrativa que permita alcanzar los objetivos empresariales es una de las funciones gerenciales más importantes. Esto significa asignar recursos y responsabilidades al personal, así como implantar un cronograma de trabajo para su finalización.
La planeación administrativa requiere que el progreso del equipo de trabajo sea verificado continuamente, para así poder realizar pequeños ajustes cuando sea necesario, manteniendo al mismo tiempo una imagen clara de los objetivos más importantes de la empresa.
La planeación administrativa tiene una serie de principios:
Es la destreza de planear en función de criterios reales y lógicos, que constituyan así posibles planes de acción.
Toda empresa tiene el deber que la planeación administrativa resulte ser adecuada. Por tanto, cada área debe conducir sus estrategias de acuerdo al plan general.
Se refiere a la aceptación de la planeación que cada área de la empresa debe tener. Aunque la planeación sea una función gerencial, no debe realizarla una sola persona. Por el contrario, se debe hacer de la planeación un proceso colaborativo e inclusivo.
Hay que hacer que los empleados se sientan comprometidos con el proceso de planeación, asumiendo la responsabilidad compartida de su realización. Incluso podrían tener ideas innovadoras que de otro modo se perderían.
La planeación debe adquirir un gran nivel de precisión para que así cada área de la organización conduzca todos sus esfuerzos de la forma esperada.
Es importante comunicar claramente a los empleados tanto el plan administrativo como los resultados deseados. Se debe fomentar una comunicación abierta, animando a todos a dar retroalimentación y sugerir mejoras.
Se refiere a la capacidad que se tiene de adaptarse a los cambios, lo cual hará posible que la empresa permanezca en el tiempo.
Una planeación eficaz requiere abandonar procesos obsoletos, revisar estrategias, innovar, contratar y despedir. Todo esto significa un cambio, que es difícil de gestionar.
Basar un plan en suposiciones es un grave error que anula todas las ventajas de una planeación adecuada. Es importante hacer una investigación de mercado, organizar grupos de discusión, hablar con los propios empleados y consultar a los expertos del mercado.
Solo podrá mantenerse un verdadero enfoque de mejora en una cultura que valore la eficiencia y el crecimiento. Hay que trabajar para crear esa cultura en la empresa.
Si se ayuda a los empleados a desarrollar sus habilidades, apreciando y recompensando los logros personales, los empleados estarán más dispuestos a comprometerse con metas y planes exigentes.
Se diseña teniendo en cuenta a toda la organización. Los gerentes de alto nivel diseñarán y ejecutarán planes estratégicos para visualizar una imagen del futuro deseado y los objetivos a largo plazo de la organización.
Esencialmente, esta planeación mira hacia el futuro, donde se quiere que esté la empresa en tres, cinco o diez años. Sirve como marco para la planeación de los niveles inferiores.
Por ejemplo, Tomás es un gerente de alto nivel de la pizzería Angelo. Tomás debe utilizar la planeación estratégica para garantizar que se alcancen los objetivos a largo plazo de la organización.
Esto significa desarrollar estrategias a largo plazo para lograr el crecimiento, mejorar la productividad y rentabilidad, impulsar el retorno de las inversiones y mejorar el servicio al cliente. Esto será parte del futuro deseado para la pizzería.
Brinda un soporte a la planeación estratégica, convirtiéndola en planes concretos para cada área de la empresa. Estos planes se basan en la responsabilidad y funcionalidad de cada departamento para cumplir con su parte del plan estratégico.
Por ejemplo, cuando Marta, gerente de nivel medio de la pizzería, se entera del plan estratégico de Tomás para aumentar la productividad, ella comienza a pensar inmediatamente en posibles planes tácticos para asegurarse que eso suceda.
Su planeación táctica podría ser probar un proceso nuevo para hacer pizzas, buscando reducir la cantidad de tiempo que se lleva preparar una pizza, o quizás buscar un horno más potente que haga disminuir el tiempo de cocción.
Marta necesita crear un conjunto de acciones que tengan un alcance más limitado que el del plan estratégico, pero que aun así ayuden a acercar la empresa al objetivo a largo plazo.
Es la planeación que hacen los gerentes de niveles inferiores. Está enfocada en las operaciones y procedimientos específicos que ocurren dentro del nivel base de la empresa. Las tareas habituales de cada departamento se deben planear con un nivel alto de detalle.
Francisco, gerente de base de la pizzería Angelo, es responsable de la planeación operacional. Sus actividades incluyen cosas como:
- Evaluar, ordenar y almacenar el inventario.
- Programar cada semana a los empleados.
- Crear un presupuesto mensual.
La declaración de visión responde a la pregunta: ¿A dónde vamos? Por otro lado, la declaración de misión describe su propósito y responde la pregunta: ¿Por qué estamos aquí?
Esta declaración responde a la pregunta: ¿Qué es importante para nosotros? Así, los valores son las cosas que se desean enunciar constantemente.
Son los resultados específicos y medibles, dentro de un plazo establecido. Por lo general, los objetivos incluyen los ingresos y rentabilidad deseados.
Es útil para analizar dónde se encuentra la empresa actualmente, por la identificación de sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Requiere que se tenga una comprensión profunda del mercado y también cómo la empresa se posiciona dentro de su nicho compitiendo con los jugadores existentes.
Las debilidades y fortalezas son los factores internos, mientras que las amenazas y oportunidades son los factores externos, que afectan la viabilidad de la empresa.
Es una descripción general de todas las personas involucradas en la empresa y su posición en relación con los demás. Se debe detallar la experiencia del equipo existente, así como los roles que aún no se han llenado.
Los procesos y personas que hacen que la empresa marche bien son claves para el éxito. Efectivamente, ayudan a que se puedan fabricar mejores productos, ya sea entregándolos con un menor costo o de manera más eficiente. Este elemento debe hacer con éxito lo “prometido” por los elementos anteriores.
Analiza los recursos necesarios para alcanzar los objetivos, identificando también las tareas principales y los obstáculos potenciales. Siempre habrá tareas que son críticas para el éxito de la empresa. Finalmente, identificar posibles obstáculos ayuda a anticipar cómo adaptarse si cambian las circunstancias.
Se ocupa de los aspectos financieros del negocio, con información histórica y un análisis que muestre hacia dónde se dirige la empresa. Se incluyen proyecciones y también presupuestos de la empresa.
Proyección de pérdidas y ganancias
Una previsión mensual de las ventas, costos operativos, impuestos y ganancias para el año siguiente.
Requerimientos de capital
Muestra a los inversionistas en qué se gastará su dinero. Debe contener un resumen de todos los gastos de las grandes compras y también los costos de operación del día a día.
La conciencia permite identificar las oportunidades disponibles y futuras. También implica comprender los objetivos de la organización, examinando cada objetivo de forma detallada y analizando los resultados previstos.
Se debe tener toda la información relevante referente a la operación comercial. Se deben detallar todos los hechos y cifras, identificar los clientes objetivo, además de anotar sus gustos y preferencias.
También se deben establecer las pautas bajo las que se suministran los bienes y servicios, el valor de mercado actual de los productos, además de los costos y gastos proyectados, con los retornos esperados.
Se deben conocer bien las tareas para así alinearlas con los objetivos y con los recursos necesarios, en términos de personal y financiación.
Se trata de establecer las metas que la empresa debe esforzarse por lograr utilizando sus recursos disponibles. Comprender los objetivos permite a cada empleado conocer su rol para la consecución de los mismos. Por tanto, deben estar debidamente formulados y bien comunicados a todos los empleados.
Se deben establecer según su orden de importancia. Los más importantes deben tener prioridad y completarse primero.
Un buen gerente debe analizar todas las opciones disponibles y hacer una selección final que sea apropiada en términos de conveniencia y utilización de recursos. Se deben analizar y sopesar todos los aspectos positivos y negativos de cada curso de acción en particular, antes de tomar la decisión final sobre la selección.
Implica analizar el desempeño de las diferentes tareas. Se miden los diferentes factores entre ellos, prefiriendo así el curso de acción más conveniente en términos de recursos y cronograma.
Por ejemplo, un curso de acción puede requerir grandes inversiones y ser rentable a largo plazo, mientras que otro puede requerir muy pocos recursos, pero bajos márgenes de beneficio a largo plazo.
Para una implementación exitosa se deben establecer políticas y procedimientos, además de planes de ejecución para todo el personal operativo, gerentes y otros colaboradores.
Debe evaluarse periódicamente la eficacia y ejecución de la planeación. Dependiendo de los resultados, las pautas gerenciales podrían necesitar ajustes.
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