Los 11 principios de control administrativo principales
¿Qué son los principios de control administrativo?
Los principios de control administrativo son las reglas generales que se deben cumplir en el proceso de analizar si las acciones se están llevando a cabo según lo planeado y tomar las medidas correctivas necesarias para confirmar la planificación.
Administrar significa tratar de hacer el mejor uso posible de los recursos disponibles para lograr el objetivo de la empresa. Por lo tanto, la administración incluye todas las operaciones de la empresa.
Los controles administrativos son el conjunto de procedimientos necesarios para la eficiencia administrativa y económica. Como parte integral del sistema de control interno de una organización, su objetivo es garantizar la implementación completa y oportuna de las políticas y planes de la administración.
Algunos ejemplos de controles administrativos incluyen cambios de procedimientos, capacitación de empleados e instalación de letreros de advertencia.
Los principios básicos de control administrativo se pueden agrupar en once categorías, que reflejan su propósito y naturaleza, estructura y proceso. Estos principios de control administrativo se detallan a continuación.
Principios básicos de control administrativo
Principio de aseguramiento del objetivo
El objetivo básico del control administrativo es el logro de los objetivos. Esto se hace al detectar fallas en los planes.
Se deben detectar suficientemente las desviaciones potenciales o reales de los planes, para permitir una acción correctiva efectiva.
Principio de eficiencia de los controles
Un sistema de control administrativo debe detectar y resaltar las causas de las desviaciones de los planes con los mínimos costos posibles.
El principio de eficiencia es particularmente importante en el control, porque las técnicas tienden a ser costosas y engorrosas.
Un gerente puede estar tan absorto en el control, que puede gastar más de lo necesario para detectar una desviación. Los controles que interfieran seriamente con la autoridad de los subordinados o con la motivación de quienes ejecutan los planes, son ineficientes.
Principio de responsabilidad del control
La responsabilidad principal del ejercicio del control recae en el gerente encargado de la ejecución de los planes. Su responsabilidad no se puede derogar ni anular sin cambiar la estructura de la organización.
La responsabilidad de controlar se le debe dar a personas específicas en cada etapa de la operación. Este simple principio aclara el rol muy pocas veces comprendido de los controladores y de las unidades de control.
Estas agencias actúan como un servicio que proporciona información del control. Sin embargo, no pueden ejercer el control a menos que se les otorgue una autoridad gerencial y la responsabilidad por las cosas controladas.
Principio de prevención
El control, al igual que la planificación, debe mirar hacia adelante y ser preventivo. A menudo este principio ha sido desatendido, en gran parte porque el control ha dependido más de los datos estadísticos y contables, en lugar de depender de los pronósticos y proyecciones.
Aunque los pronósticos no son precisos, son mejores que los registros históricos. Idealmente, un sistema de control debería brindar una retroalimentación instantánea para poder corregir, tan pronto como ocurran, las desviaciones de un desempeño deseado.
Si esto no es posible, el control debe basarse en los pronósticos, a fin de prever desviaciones en el tiempo. Se debe prestar más atención a la prevención de deficiencias que a remediarlas después de que ocurran, incidiendo en el costo económico que esto significa.
Por ejemplo, los pronósticos de efectivo ayudan a mantener la solvencia de los negocios, anticipando la escasez de efectivo y previniéndolos.
Principio de control directo
La gran mayoría de los controles que se usan hoy en día se basan en el hecho de que el ser humano comete errores. A menudo se utilizan como controles indirectos destinados a detectar errores, con frecuencia después del hecho.
Siempre que sea posible, se deben usar controles directos dirigidos a prevenir errores. Mejorar la calidad de los gerentes puede minimizar la necesidad de utilizar controles indirectos. Los gerentes de alta calidad cometen muy pocos errores y llevan a cabo todas sus funciones con el mejor provecho.
Principio de reflejo de los planes
Controlar es la tarea de asegurarse que los planes se lleven a cabo de manera efectiva. Por lo tanto, las técnicas de control deben reflejar la naturaleza específica y la estructura de los planes.
Cuanto más claros y completos sean los planes de la organización y mientras más controles sean diseñados para reflejar estos planes, más eficaces serán los controles en satisfacer las necesidades.
Por ejemplo, el control de costos debe basarse en los costos planificados de un tipo definido y específico.
Principio de la pirámide
Los datos de retroalimentación deben comunicarse primero al pie de la pirámide; es decir, a los supervisores e incluso al personal operativo que se encuentra en los niveles más bajos.
Esto dará a los empleados la oportunidad de controlar sus propias situaciones, además de acelerar las acciones correctivas.
Principio de idoneidad organizacional
Un sistema de control administrativo se ajusta al área de autoridad administrativa y debe reflejar la estructura de la organización.
Cuando el sistema de control administrativo se adapta a la estructura de la organización, determina la responsabilidad de la acción y facilita la corrección de la desviación de los planes.
De manera similar, la información debe adecuarse para evaluar el desempeño en relación con los planes a la posición del gerente que la utilizará. En otras palabras, todas las cifras e informes utilizados para los fines de control deben estar en términos de la organización.
Principio de individualidad de los controles
Los controles se hacen efectivos cuando son consistentes con el puesto, la responsabilidad operativa, la competencia y las necesidades del individuo interesado.
El alcance y la información detallada requerida varían según el nivel y la función de la gerencia.
Similarmente, los diferentes gerentes prefieren distintas formas y unidades de reportes de información. Por lo tanto, los controles deben cumplir con los requisitos individuales de cada gerente.
Principio de control de los puntos críticos
Todas las operaciones tienen ciertos puntos vulnerables o críticos. Son estos los que causan la mayoría de los problemas y dan lugar a grandes desviaciones.
Un gerente, mientras ejerce el control, debe centrar su atención en los factores que sean fundamentales para evaluar el rendimiento.
Sería innecesario y antieconómico que un gerente verifique cada detalle del desempeño. Por lo tanto, debe concentrar su atención en los puntos críticos de rendimiento.
Principio de acción
El control resulta una pérdida de tiempo si no se toman medidas correctivas. Entre las acciones correctivas puede estar el replanteo de los planes, una reorganización, el reemplazo o capacitación de un subordinado, motivación del personal, etc.
El control se justifica solo cuando las desviaciones indicadas de los planes se corrigen mediante una planificación, organización, dotación de personal y dirección apropiadas.
Referencias
- MBA Knowledge Base (2018). Management Control Principles. Tomado de: mbaknol.com.
- Business Dictionary (2018). Administrative control system. Tomado de: businessdictionary.com.
- Wikiquote (2016). Principles of administration. Tomado de: en.wikiquote.org.
- Arthita Banerjee (2018). 6 most important Principles of Control in management. Preserve Articles. Tomado de: preservearticles.com.
- Diksha (2018). Controlling: Meaning, Nature and Principles. Business Management Ideas. Tomado de: businessmanagementideas.com.