Valor instrumental: qué es, características, técnicas y ejemplos
¿Qué es el valor instrumental en administración?
El valor instrumental en administración se refiere a las cosas y formas de actuar empleadas para llegar a un determinado fin, tras establecer un determinado número de objetivos.
También se puede decir que el valor instrumental es uno de los rasgos principales de la administración, ya que esta materia en específico permite alcanzar los objetivos de una institución o individuo de manera eficiente.
En este sentido, el valor instrumental implica la participación de todos los departamentos y cuerpos, así como el establecimiento de un objetivo en específico que permita encauzar las actividades.
Cabe mencionar que para algunos autores, este aspecto puede valerse de una serie de herramientas que se manifiestan en el proceso de ejecución, como el planteamiento de objetivos generales y específicos, y el uso de la matriz DOFA o FODA, la cual es sumamente útil a la hora de la toma de decisiones.
Características del valor instrumental
Algunos rasgos esenciales relacionados con el valor instrumental son:
– Indica que la administración es un medio para el logro de objetivos, por lo tanto, se trata de una disciplina meramente práctica.
– Es un aspecto que se aplica en todos los niveles y subniveles que cuente una empresa o institución. Esto quiere decir que las tareas son compartidas por todos los miembros, puesto que se espera lograr un objetivo final.
– Permite la organización y planificación de componentes para la ejecución de los proyectos que ha puesto en marcha la empresa.
– Se aplica en los organismos sociales, como por ejemplo: iglesias, escuelas, gobiernos, empresas, asociaciones, etc.
– Debido a que depende de la división de tareas, la empresa o institución se vale de la “cultura organizacional”, que incluye la misión y visión, así como el desglose de las funciones que deben cumplir tanto los departamentos como las personas que lo conforman.
Otras características relacionadas con la administración
– Universalidad: la administración puede aplicarse a todo tipo de organización y asociación, ya sean públicas o privadas.
– Propósito: esta disciplina tiene un valor específico que permite el cumplimiento de los objetivos planteados, por lo tanto, no debe confundirse con otras especializaciones.
– Temporal: requiere de planificación y del cumplimiento de fases que requerirán de tiempo y de trabajo en conjunto, puesto que las estrategias no funcionan aisladamente. A raíz de ello, también se pone de manifiesto el proceso de mejora continua.
– Interdisciplinaria: puede relacionarse con otras materias que impliquen el manejo relacionado con la eficiencia de los trabajos y funciones.
– Flexibilidad: permite un margen para la mejora de procesos en pro de alcanzar los objetivos planteados.
– Jerárquica: si bien las tareas y funciones son divididas por los diferentes departamentos, es necesario que cada una de ellos esté encabezado por una persona, la cual asumirá el liderazgo y un nivel de responsabilidad mayor.
Algunas técnicas empleadas para el logro de objetivos
El valor instrumental indica que la administración es práctica; se nombran a continuación una serie de herramientas empleadas durante el proceso de planificación y también para el logro de objetivos:
Diagrama de Gantt
Permite el monitoreo de las tareas planteadas en un determinado periodo de tiempo. Según especialistas, este método es sumamente útil, puesto que ayuda a visualizar las etapas que se han cumplido en el proceso, a la vez que controla los gastos que puedan surgir.
La utilidad de este instrumento es tal que puede aplicarse en diferentes ámbitos. Por ejemplo, para llevar un control durante la construcción de un edificio, el cumplimiento de los programas establecidos en un departamento IT o para tener un control de las actividades y asignaturas que se han realizado a lo largo del curso en una clase.
Por otro lado, algunos especialistas indican que, gracias al diagrama de Gantt, es posible planificar procesos sencillos y desglosar otros más complejos, ya que su plataforma es fácil de implementar.
Diagrama de flujo, o flujorama
Es una representación gráfica de las fases que se necesitan para completar un determinado proceso. Uno de los aspectos más interesantes, tiene que ver con el hecho de que esta herramienta permite registrar acontecimientos, fenómenos y conductas con cierto grado de detalle.
El flujograma permite conocer la estructura de los procesos en un punto tan específico que permite la visualización de oportunidades que la empresa puede aprovechar a su favor.
En este caso, se recomienda colocar cuáles son las ideas principales y los objetivos en cada fase, para tener una mayor claridad.
Matriz DOFA (también conocida como FODA)
Se le considera como uno de los métodos de planificación más empleados en la actualidad, puesto que muestra de manera clara y concisa los aspectos negativos y positivos de una empresa.
Esta herramienta considera aspectos internos y externos que pueden ser analizados al principio de un proyecto o durante del mismo. En cualquier caso, todos los ítems deben implicar supervisión, análisis y retroalimentación para fomentar la mejora continua.
Ejemplos de valor instrumental
– Un establecimiento de venta de repuestos se instala cerca de talleres y concesionarios, el cual cuenta con un cajero, con horario de 9:00 a 18:00 (contando con dos horas de almuerzo).
Si el dueño desea mejorar las ventas de ese lugar, es necesario que contrate más personal y que extienda la hora de atención para así satisfacer la demanda.
Por otro lado, es posible que pueda mejorar la situación, incluso a corto plazo, puesto que se encuentra rodeado de potenciales clientes que requerirán la venta de artículos de manera constante.
– El departamento de ventas de una empresa de marketing desea mejorar sus números, por lo que se propone hacer una serie de cambios para mejorarlos. El jefe plantea una serie de responsabilidades registradas en un diagrama de Gantt para visualizar el progreso y el cumplimiento de las tareas.
Semanalmente, se harán reuniones en donde se discutan los progresos y se revisarán los puntos débiles que se deberán mejorar.
– Una editorial quiere aumentar sus ventas. Para ello, hace un estudio de los autores que ofrece, e implica a los departamentos de Promoción y Ventas para realizar giras con los autores, entrevistas y programas de televisión.
– Una zapatería artesanal desea incluir tres modelos nuevos de zapatos. Realizará una encuesta entre sus clientes para medir la aceptación de los mismos, y capacitará a los trabajadores para elaborarlos, al tiempo que les explica las diferencias con los anteriores. Así, los empleados entenderán la importancia de innovar.