Contra recibo: características, para qué sirve y ejemplo
El contra recibo es un documento que tiene como fin asegurar o prometer la realización de un trámite de pago. Es utilizado por las empresas para ratificar la facturación de alguna mercancía, aparato o servicio. Se entrega como demostración que se ha recibido la factura, para su revisión y el pago futuro de la misma.
Es simplemente un reconocimiento oficial que los servicios o productos entregados por el proveedor los ha recibido el cliente. Este documento es preparado por el vendedor para entregárselo al cliente o consumidor. Se utiliza para manifestar la propiedad de la mercancía.
Normalmente las empresas tienen establecido determinados días para recibir las facturas para su revisión, para luego en otros días posteriores fijados poder realizar su respectivo pago.
La factura de venta y el contra recibo son partes importantes del ciclo de compra. El contra recibo ayuda al vendedor a mantener su registro de ventas y a determinar si el cliente ha recibido o no de forma satisfactoria la cantidad de mercancía indicada.
Índice del artículo
- 1 Características del contra recibo
- 2 ¿Para qué sirve?
- 3 ¿Cómo llenar un contra recibo?
- 4 Ejemplo
- 5 Referencias
El contra recibo viene a ser un documento que se emite al momento de recibir una factura, para así poder iniciar el correspondiente trámite de pago.
Por ser concerniente a una factura, el contra recibo debe emitirse cuando la transacción está enlazada a la recaudación del impuesto sobre las ventas. Igualmente, cuando corresponde a exportaciones de servicios o bienes, o cuando lo requiera el usuario.
Este término es ampliamente utilizado en el lenguaje corporativo, ya que se encuentra estrechamente relacionado con las actividades operacionales diarias.
A continuación, se muestra un ejemplo del formato de un contra recibo en la siguiente imagen.
Los componentes que un documento de contra recibo debería tener son los siguientes:
– La identificación clara y visible que indique que se trata de un contra recibo, con la leyenda “CONTRA RECIBO”.
– Un número de identificación del documento.
– Fecha y lugar de emisión del documento.
– Nombre de la persona, empresa o institución que entrega la factura.
Para cada factura que haya entregado el proveedor se deben indicar los siguientes elementos:
– Número de factura.
– Fecha de la factura.
– Importe a pagar de la factura.
– Descripción detallada.
– La suma de los importes de las facturas indicadas será la suma total a pagar.
Finalmente, se debe indicar claramente la fecha programada de pago y la firma y/o sello de la persona autorizada para el cumplimiento del pago.
El contra recibo es el documento que sirve como soporte de la entrega de una o más facturas a un cliente.
Por ejemplo, en México al momento de entregar las facturas, no obligatoriamente se hace el correspondiente pago. En el contra recibo es donde se encuentran relacionados los diferentes números de facturas que están en el proceso de revisión y pago.
Es un documento que se utiliza internamente y que no tiene validez legal. Sirve como una cesión; es decir, que se entrega como constancia de haber recibido una factura para ser revisada y poder realizar el pago futuro.
El contra recibo se emite al momento en que se recibe la factura, para realizar el correspondiente trámite de pago.
El comprador también puede chequear y hacer coincidir los detalles de los productos o servicios enumerados en el contra recibo con los que se reciben en la factura.
El contra recibo puede ayudar a los clientes a realizar un seguimiento de los pagos de los bienes y servicios adquiridos, y los vendedores también pueden identificar las cantidades que se entregaron de las facturas y cuáles aún están pendientes por ser pagadas.
Luego que el proveedor haya suministrado al almacén los artículos requeridos en la orden de compra, sea de forma total o parcial, deberá presentarse en el área de caja con la factura de los bienes entregados y la orden de compra correspondiente a dicha factura.
Lo que se hace es buscar y verificar la orden de compra en el archivo. En el contra recibo se debe indicar la fecha a pagar correspondiente, se indica el tipo de contra recibo, sea total o parcial, y se debe colocar el nombre y firma del cajero.
Luego se ingresa el número de la factura recibida en el campo adecuado, así como el subtotal y el IVA de la misma en el contra recibo.
– En el campo “Encargado caja”, se coloca el nombre del trabajador que elabora el documento. Se asignará la fecha actual en el campo “Fecha Contra Recibo”. Esta fecha podrá ser modificada.
– En el campo de lista “Tipo” se selecciona el tipo de contra recibo a elaborar. Este campo brinda seis clases diferentes de contra recibo: “Total según orden de compra”, “Complemento parcial “, “Parcial 1”, “Parcial 2”, “Parcial 3”, “Parcial 4”.
Si la orden de compra se entrega completamente, se elige “Total según orden de compra”.
En caso de entregarse parcialmente, se elegirá “Parcial 1”. Sin embargo, si con esta entrega la orden de compra queda entregada totalmente, se selecciona “Complemento parcial”.
Si existen otras entregas parciales, se seleccionará entonces “Parcial 2”, “Parcial 3” o “Parcial 4”.
– En el campo “No. Factura” se ingresa el número de factura. También se ingresa el monto subtotal y el IVA.
– El campo “Pago” indicará la fecha de pago del contra recibo, según la política de pagos. Sin embargo, se podrá modificar.
Supongamos que Alexander posee una empresa productora de guantes. Resulta lógico que deba solicitar materiales o servicios de otras compañías proveedoras, o prestadoras de servicios.
Cuando una de esas empresas que presta servicios ha terminado de realizar el trabajo de construcción de una nueva planta que se le solicitó, presentando dos facturas por un monto total de $152.000, para así cobrar el trabajo efectuado.
Sin embargo, en ese momento Alexander no dispone del suficiente recurso o dinero en caja para realizar el pago del total de las facturas. Por tanto, en ese caso particular debe expedir un contra recibo.
Con este documento, se especifican los números de facturas, la descripción resumida de los servicios de construcción prestados, conjuntamente con el monto total de las facturas por $152.000.
El proveedor podrá cobrar en el tiempo que se le ha especificado para tramitar el pago, que es de diez días, según su política de pagos. Se puede observar el contra recibo en la siguiente imagen.
El contra recibo es un documento oficial. Por consiguiente, está debidamente firmado por el responsable del pago.
Tiene un original y dos copias. El original es para el proveedor asesor, una de las copias queda anexada a la factura para el trámite de pago correspondiente, y la segunda copia es para ser archivada.
- Ejemplo de (2012). Ejemplo de Contra recibo. Tomado de: ejemplode.com.
- Mi espacio ejecutivo Begg (2011). Contra recibo. Tomado de: miclaseejecutivabegg.
- Rasgocorp (2019). Contra Recibos. Tomado de: rasgocorp.com.
- Derecho en México (2019). Formato de CONTRA RECIBO. Tomado de: derechoenmexico.mx.
- Mi clase Mariela Veleta (2019). Que es el contra recibo. Tomado de: miclasemvm.blogspot.com.