Nivel administrativo: funciones y conceptos
El nivel administrativo es la administración de una organización. Incluye todos los aspectos de la supervisión y revisión de las operaciones del negocio, así como las áreas relacionadas, que incluyen las finanzas, contabilidad, marketing y gestión de proyectos.
Incluye el desempeño o gestión de las operaciones y toma de decisiones del negocio, además de la organización eficaz de personas y otros recursos, para regir las actividades hacia objetivos y metas comunes.
La administración se refiere en general a una función amplia de gestión, incluyendo los servicios financieros, de personal y de los sistemas de información asociados.
Algunos analistas ven al nivel administrativo como un subconjunto de la gerencia, asociado específicamente con los aspectos técnicos y operativos de una organización, y distinto de las funciones ejecutivas o estratégicas.
En los negocios, las operaciones diarias son tan importantes como los planes a largo plazo para el futuro. El nivel administrativo se relaciona también con la tecnología de información, la dinámica del liderazgo y cada vez más con la ética y las relaciones internacionales.
Índice del artículo
- 1 Funciones de los administradores
- 2 Especialista versus generalista
- 3 Conceptos principales dentro del nivel administrativo
- 3.1 Entorno empresarial
- 3.2 Objetivos del negocio
- 3.3 Iniciar o hacerse cargo de un negocio
- 3.4 Capital y financiamiento de negocios
- 3.5 Presupuestación
- 3.6 Comunicaciones
- 3.7 Gestión de personal
- 3.8 Crédito
- 3.9 Ventas
- 3.10 Control de existencias
- 3.11 Gestión de la producción
- 3.12 Contabilidad financiera
- 3.13 Gestión de oficinas
- 3.14 Informática
- 3.15 Organización y control de la oficina
- 4 Referencias
El éxito en los negocios de hoy depende de mucho más que la capacidad de producir o vender productos.
Un administrador en el nivel administrativo de los negocios modernos también debe ser competente en la gestión de finanzas, recursos comerciales, contabilidad, recursos humanos, compras, marketing, control de existencias, organización y control de oficinas, informatización, comunicaciones y mucho más.
Muchos altos ejecutivos de negocios podrían comenzar trabajando en el nivel administrativo de la oficina. También en la gerencia de recursos humanos, distribución, operaciones o ventas.
Los ejecutivos y administradores trabajan en todas las industrias, tanto negocios de una sola persona como empresas con miles de empleados. Las tareas correspondientes al nivel administrativo son:
– Establecer y llevar a cabo los objetivos, políticas, y procedimientos departamentales u organizativos.
– Dirigir y supervisar las actividades financieras y presupuestarias de una organización.
– Consultar con otros ejecutivos, miembros de la junta directiva y personal sobre las operaciones.
– Gestionar actividades generales relacionadas con la fabricación de los productos y la prestación de servicios.
– Negociar o aprobar contratos y acuerdos.
– Innovar aplicando nuevas tecnologías en el lugar de trabajo.
– Nombrar jefes y gerentes de departamento.
– Analizar estados financieros, informes de ventas, además de otros indicadores de desempeño.
– Identificar lugares para reducir costos y mejorar el desempeño, las políticas y programas.
Algunas áreas típicas de trabajo en el nivel administrativo incluyen la administración general, así como la administración de recursos humanos, administración de oficinas, administración de operaciones, administración de tiendas y administración de ventas.
El nivel administrativo está diseñado para capacitar a los gerentes nuevos y futuros para administrar con éxito los negocios, proporcionando así la base para gerenciar cualquier compañía exitosa que involucre negocios o administración.
El nivel administrativo y el nivel gerencial tienen mucha superposición en una empresa. Ambos niveles cubren el marketing, contabilidad, finanzas, ética y también gestión empresarial.
Tanto los administradores como los gerentes deben conocer los conceptos básicos de cómo funcionan las empresas, cómo administrar el dinero y cómo comercializar con éxito los productos de la compañía.
Sin embargo, quienes trabajan en el nivel administrativo generalmente están más especializados en su área de responsabilidad. Las posibles especialidades incluyen economía, informática, administración y contabilidad.
Es recomendable que los líderes del nivel administrativo tomen cursos adicionales como comunicación, logística, toma de decisiones y recursos humanos. El objetivo no es tanto dominar un área en particular, sino prepararse con habilidades generales para administrar personas y proyectos.
En una empresa pequeña con poco personal la diferencia entre estos dos niveles puede no importar mucho. Sin embargo, en empresas más grandes con un mayor número de administradores y gerentes, se pueden comenzar a mostrar las diferencias.
A nivel administrativo el trabajo de un administrador es mantener el negocio, o una sección del negocio, funcionando día a día.
Por ejemplo, los administradores contables mantienen los libros equilibrados. Los administradores de tecnologías de información mantienen las computadoras en funcionamiento y también libres de piratas informáticos.
Los administradores de la planta mantienen las instalaciones físicas funcionando sin problemas.
Los gerentes trabajan en un nivel superior. Se ocupan de problemas más importantes, como expandir el negocio, adquirir o fusionarse con otra compañía, usar nuevos canales de distribución y diversificarse en nuevos productos.
Los gerentes establecen tanto los objetivos como los puntos de referencia para los departamentos y proyectos. Los administradores ponen esos objetivos en acción.
El nivel administrativo es sumamente amplio dentro de una empresa, ya que cada área que la compone necesita ser administrado.
Por tanto, los principales tópicos que debe cubrir un administrador en el nivel administrativo son los siguientes:
Empresas públicas, privadas y comerciales, propietarios únicos, sociedades anónimas, sociedades de responsabilidad limitada, consejo de administración.
Planificación y previsión en los negocios, plan de negocios, análisis de la competencia, ubicación, conocimiento y potencial del mercado.
Factores a investigar y considerar, investigación, competencia, potencial de mercado, factores de ubicación, activos intangibles. Además, organización empresarial, estructura, expansión, delegación, reorganización.
Fuentes de capital, emisión de acciones. También ingresos, egresos, gastos de producción, gastos generales.
Importancia del capital de trabajo, sus componentes y gestión, flujo de efectivo y de fondos.
Control presupuestario, factores limitantes, ventas, producción y otros presupuestos secundarios, presupuesto maestro. Además, política de precios y factores que afectan los precios establecidos.
Internas y externas, verticales y horizontales, canales, efecto en los empleados, comunicación con gerentes y también con clientes.
Reclutamiento, análisis de puesto, publicidad, selección, inducción, capacitación, control, remuneración. También motivación, recursos humanos, disciplina, asesoramiento, renuncias, jubilaciones.
Tipos y propósito, límites de crédito, control de crédito, deudas incobrables, descuentos comerciales.
Gestión de ventas y marketing, investigación de mercado, publicidad y promoción de ventas, política de precios.
El departamento de almacén, costos de mantenimiento de las existencias, niveles de existencias, registros de existencias, inventario. También comprar, selección de proveedores, pedidos, negociar.
Factores de mercado, tecnología y mano de obra, métodos de producción, fábricas, maquinaria y equipos, costos variables, costos estándar, desviación estándar.
Registros contables, contabilidad, fabricación y comercialización, cuentas de pérdidas y ganancias, balance general, ratios y análisis.
Delegación de responsabilidades, estructura, cuadros estadísticos, control y normas, comunicación.
Programas y sistemas informáticos, seguridad, maquinaria y equipos de oficina, procesamiento de textos.
Diseño, datos, registros, el entorno de la oficina, salud y seguridad en el trabajo, además de estudios de organización y métodos.
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