Costos estimados: concepto, características, objetivos, ejemplos

¿Qué son los costos estimados?

Los costos estimados son la proyección de la cantidad de costos en los que se incurrirá para fabricar un producto o construir algo. Este monto proviene como parte del proceso de presupuesto de capital necesario para un proyecto o como parte de una cotización de venta cuando se intenta vender un producto a un cliente.

Los costos estimados surgen por la necesidad de predeterminar o calcular los costos de producción con el objeto de poder fijar los precios de venta. Son determinados antes de realizar la producción real basándose en condiciones futuras especificadas, que se refieren a la cantidad de artículos que se han de producir.

Las estimaciones de costos confiables son necesarias para todos los proyectos. Sin una estimación de costos, sería imposible preparar un plan de negocios, establecer presupuestos detallados, predecir los requerimientos de recursos o controlar los costos de un proyecto.

En una situación competitiva, si la estimación de costos de una compañía es demasiado baja, entonces puede obtener un pedido, pero corre el riesgo de sufrir una pérdida financiera. Por otro lado, si sus estimaciones de costo son demasiado altas, es probable que no sea competitivo en cuanto al precio y pierda el pedido.

Características de los costos estimados

• Para establecer el costo estimado no se utilizan bases científicas, solo se usan aproximaciones.
• Las estimaciones son expresiones basadas en experiencias pasadas, en cálculos establecidos sobre estadísticas preliminares y por un conocimiento profundo de la empresa y de la industria en particular.
• Indican no lo que debe costar, sino lo que puede costar el producto.
• Son utilizados por aquellas empresas que siguen un sistema de costos histórico, por lo cual se basan en costos reales del pasado.
• Se usan como guía para la determinación del precio y para elaborar cotizaciones a clientes.
• Son obtenidos antes de iniciarse la producción. Es esencial tomar en cuenta cierto volumen de producción para así poder determinar el costo unitario para esa cantidad.
• Las variaciones existentes al comparar los costos estimados y los costos reales siempre deberán ajustarse a lo real, conciliando las cuentas afectadas.

Sistema de costos estimados

La estimación del costo total requiere el ingreso de información en un sistema automatizado, tal como un sistema de planificación de recursos de fabricación (MRP).

El sistema utiliza las horas de trabajo, las horas de máquina, las tarifas por hora para la mano de obra y maquinaria, las tasas de gastos generales, las rutas operacionales y las listas de materiales para calcular el costo estimado.

Las rutas operacionales son la serie de pasos necesarios para fabricar los productos, incluidas las áreas de trabajo y las horas y tarifas asociadas.

Las listas de materiales son los artículos necesarios para ensamblar o fabricar productos de mayor nivel, y las estimaciones de los artículos comprados resultan de promediar costos reales de compras anteriores. Un sistema de costos crea costos estimados a través de costos acumulados.

Objetivos de los costos estimados

• Determinación del costo unitario de los productos, para así contribuir a fijar con anticipación sus precios de venta y poder elaborar cotizaciones de precio a los clientes.
• Valuación contable de la producción en proceso y la terminada.
• Determinación del costo de producción de la mercancía vendida.
• Conocer los artículos que pueden venderse a diferentes precios, según su rentabilidad, estableciendo máximos y mínimos en los precios de venta, si lo permite la oferta y la demanda.
• Decidir sobre si se va a seguir produciendo o se debe comprar algún artículo que se está elaborando, al igual que evaluar la factibilidad de costos para producir un nuevo artículo.
• Tener en cuenta la oferta y demanda del mercado, así como la competencia respectiva, considerando los precios actuales del mercado y comparándolos con las estimaciones calculadas.
• Por ser obtenido con anterioridad a la producción, lleva a que se adopten normas correctas en las funciones de producción, compra y distribución.
• Facilitar tener estimaciones seguras al cambiar el diseño de un producto o su procedimiento de fabricación.
• Servir como herramienta para el control interno y preventivo.
• Ayudar en la toma de decisiones gerenciales para planificar y visualizar dificultades en el horizonte.

Ejemplos de costos estimados

Primer ejemplo

La rentabilidad es vulnerable y merece ser protegida por una buena estimación de los costos. Administrar un proyecto que ha sido subestimado en sus costos puede ser una experiencia terrible; puede generar desmoralización, dado que todas las predicciones de costos hechas solo servirán para evaluar la magnitud de una pérdida inminente.

El objetivo debe ser reducir la cantidad de variables o riesgos desconocidos en la medida de lo posible.

Sea un proyecto que se vendió por un precio de $1 000 000, tomando en cuenta un costo total estimado de $850 000. La rentabilidad presupuestada fue $150 000, el 15 % del precio de venta.

Supongamos ahora que el proyecto costó realmente $910 000 en lugar de los $850 000 estimados. Esta variación de costo de $60 000 representa un error de estimación de aproximadamente 7 %.

Algunos podrían pensar que esto es un pequeño error, y el gerente del proyecto estaría encantado con tal resultado. Sin embargo, un error de estimación de costos del 7 % provoca una reducción significativa en la rentabilidad.

En este ejemplo se ha reducido de $150 000 planeado a solo $90 000, con una reducción no del 7 %, sino del 40 %; la rentabilidad esperada ha sido reducida casi a la mitad. Así es como la gerencia de la empresa y otras partes interesadas verían este resultado.

Segundo ejemplo

La base para incorporar los costos estimados a la contabilidad de la empresa yace en los siguientes datos:

Cálculo de la hoja de costos estimados por unidad

• Materia prima: $200.
• Mano de obra directa: $300.
• Gastos de fabricación: $150.

Total de costos estimados del producto: $200 + $300 + $150= $650

Se registra en la contabilidad del período de acuerdo a la cantidad producida:

• Producción en proceso de 300 unidades con base en los costos estimados: $650 x 300= $195 000.
• Producción terminada de 200 unidades a costos estimados: $650 x 200= $130 000.
• Costo de la mercancía vendida a costos estimados: $650 x 200= $130 000.
• Registro de los elementos de costos reales total del producto: $850.
• Costo de la mercancía vendida a costos reales incurridos: $850 x 200= $170 000.

Confrontar el costo de la mercancía vendida (CMV) con costos estimados versus con costos reales:

• CMV Costos Estimados = $130 000.
• CMV Costos Reales = $170 000.

Determinación de las variaciones entre el costo real con el estimado, generando el ajuste contable: $170 000 – $130 000 = $40 000.

Ajustar en $200 ($850 – $650) la hoja de costos estimados por unidad para el siguiente período.

Referencias

1. Steven Bragg (2017). Estimated cost. AccountingTools. Tomado de: accountingtools.com.
2. Bob Turek (2017). How to Calculate Total Estimated Cost. Bizfluent. Tomado de: bizfluent.com.
3. John Freedman (2018). Cost Estimation Methods in Accounting. Small Business – Chron.com. Tomado de: smallbusiness.chron.com.
4. Accounting-Management (2018). Distinction Between Standard Cost And Estimated Cost. Tomado de: accountlearning.blogspot.com.
5. Greves &: B. Schreiber (2018). Engineering Costing Techniques in ESA. European Space Agency. Tomado de: esa.int.