Presupuesto maestro: qué es, características, funciones, tipos, ejemplos
¿Qué es el presupuesto maestro?
El presupuesto maestro es la planificación presupuestaria que incluye todos los demás presupuestos de nivel inferior realizados por las diversas áreas funcionales de la compañía. Concuerda con el período fiscal de la empresa y se puede desglosar en trimestres o meses.
Es una estrategia comercial que documenta las ventas futuras esperadas, los niveles de producción, las compras, los gastos futuros incurridos, las inversiones de capital e incluso los préstamos que se adquirirán y se reembolsarán.
El presupuesto maestro incluye también los estados financieros presupuestados, un pronóstico del flujo de caja y un plan de financiación.
En otras palabras, incluye todos los presupuestos financieros y constituye el plan estratégico para guiar el futuro de la empresa.
Características del presupuesto maestro
– Es un conjunto de presupuestos interconectados, de ventas, costos de producción, compras, ingresos, etc.
– Puede incluir textos explicativos para indicar la dirección estratégica de la empresa, cómo ayudará a cumplir los objetivos específicos y las medidas de gestión necesarias para alcanzar el presupuesto.
– También puede incluir una discusión sobre los cambios de personal necesarios para lograr el presupuesto.
– Todas las divisiones funcionales de la organización preparan el presupuesto para su división particular. El presupuesto maestro es la suma total de todos los presupuestos divisionales que preparan todas las divisiones.
– Incluye la planificación financiera, el pronóstico del flujo de efectivo y las cuentas de ganancias y pérdidas y balance general presupuestados de la organización.
– El presupuesto maestro no es fácil de modificar. Para realizar pequeños cambios se requieren dar muchos pasos en todo el presupuesto.
¿Para qué sirve el presupuesto maestro?
Herramienta de planificación y control
Sirve como herramienta de planificación y control para la gerencia, ya que así se pueden planificar las actividades comerciales durante el período, tomando como base el presupuesto maestro.
Al final de cada período, se pueden comparar los resultados reales con el presupuesto maestro, y así tomar las medidas de control necesarias.
Indicadores del presupuesto maestro
Se puede incluir en el presupuesto maestro un conjunto de indicadores claves de rendimiento, calculados en función de la información del presupuesto.
Por ejemplo, se puede mostrar la rotación de cuentas por cobrar, la rotación de inventario, o las ganancias por acción. Estos indicadores son útiles para comprobar la validez del presupuesto maestro con respecto a los resultados reales en el pasado.
Medición del desempeño
Mide el rendimiento de la organización como un todo. Ayuda en el control y el establecimiento de la responsabilidad departamental, mejorando la eficiencia.
Coordinación interdivisional
Se utiliza para la coordinación interdivisional entre las divisiones de la organización. Ayuda y asegura que la coordinación con las otras divisiones esté bien hecha.
Planificación por adelantado
Identifica de antemano los problemas inusuales y los corrige. Por ejemplo, si una de las divisiones de la compañía no está funcionando bien y los gastos incurridos están excediendo el límite presupuestario establecido.
Ayuda en el logro de los objetivos
Ayuda a lograr los objetivos a largo plazo de la organización. Todos los recursos de la organización están canalizados y controlados para la optimización de los beneficios.
Tipos de presupuesto maestro
Por lo general está compuesto de dos partes: el presupuesto operativo y el presupuesto financiero. El presupuesto operativo se prepara primero, ya que la información de este presupuesto es necesaria para realizar el presupuesto financiero.
Presupuesto operativo
Muestra las actividades generadoras de ganancias de la empresa, incluidos los ingresos y gastos.
El presupuesto operativo en realidad se compone de ocho presupuestos de apoyo. Estos están interrelacionados y se unen para realizar un estado de ganancias y pérdidas presupuestado.
Presupuesto de ventas
El primer plan a desarrollar es el presupuesto de ventas, que se basa en el pronóstico de ventas. El presupuesto de ventas es la base del presupuesto maestro.
En primer lugar, se determina el número de unidades que se venderán y su precio unitario. Sobre esa base, se calcula el valor de las ventas. El presupuesto de ventas se prepara teniendo en cuenta los siguientes factores:
– Estimación de la demanda del mercado.
– Capacidad de producción.
– Servicio de suministro actual.
– Análisis de la industria.
Presupuesto de producción
Después de determinar la cantidad de ventas que la compañía espera realizar el siguiente año, la empresa calcula cuánto debe producir en unidades para cumplir con el presupuesto de ventas y para satisfacer los requerimientos del inventario final.
Aunque el presupuesto de producción se basa principalmente en el presupuesto de ventas, se deben considerar los siguientes factores:
– Inventario al comienzo del año.
– Inventario a mantener al final del año.
– Cantidad de unidades fabricadas.
– Inventario de reserva durante todo el año.
Presupuesto de compras de materiales y mano de obra directa
El presupuesto de compras de materiales se refiere a las materias primas que usa la empresa en su proceso de producción, y el presupuesto de mano de obra directa.
Presupuesto de gastos generales de fabricación
Incluye los costos indirectos fijos y variables.
Presupuesto del inventario de productos terminados
Este presupuesto asigna un valor a cada unidad de producto fabricada basado en las materias primas, mano de obra directa y gastos generales de producción.
Presupuesto de gastos de ventas y administrativos
Se ocupa de los gastos no relacionados con la fabricación, como el flete o los diferentes suministros.
Estado de ganancias y pérdidas presupuestado
Es el resultado obtenido de los presupuestos anteriores. Hay que tomar en cuenta que la utilidad operativa no es lo mismo que la utilidad neta, y para obtener esta se le debe restar el presupuesto financiero.
Presupuesto financiero
Existen tres presupuestos en la porción del presupuesto financiero del presupuesto maestro. Estos son el presupuesto de efectivo, el presupuesto para gastos de capital, y el resultado del presupuesto financiero, que es el balance general presupuestado.
Presupuesto de efectivo
El presupuesto de efectivo indica las entradas y salidas de efectivo, el endeudamiento y la inversión esperada mensualmente.
Sobre la base del presupuesto de ventas y de producción, se determinan cuáles son los ingresos y pagos esperados. En esta etapa, la organización decidirá si se requiere un endeudamiento externo o no.
Presupuesto para gastos de activos de capital
Contiene las cifras presupuestarias para la adquisición de activos fijos costosos para la empresa.
La planta, la maquinaria y los equipos requieren de mantenimiento y reemplazos periódicos. Si el objetivo de ventas es más alto que en el período anterior, se deberían adquirir nuevas maquinarias. Por tanto, se debe hacer una planificación cuidadosa del activo de capital.
Estados financieros presupuestados
Los estados financieros presupuestados combinan los estados financieros del período anterior con los resultados del proceso presupuestario, para así completar los estados financieros proyectados al final del año.
Este proceso es importante para las empresas que tengan convenios de préstamo o estén obligadas a mantener ciertos ratios financieros como parte de sus obligaciones.
Ejemplos de presupuesto maestro
Ejemplo 1
Un ejemplo de planificación a largo plazo es una fusión o la adquisición de otra empresa. La gerencia debe ver qué puede ganar la empresa al comprar otra entidad y qué recursos serían redundantes.
Por ejemplo, si se compra una compañía, no habría necesidad de mantener dos conjuntos de personal administrativo. La gerencia de la empresa adquiriente debería tomar una decisión sobre quién debería irse.
Ejemplo 2
Otro ejemplo podría ser la expansión de la empresa. Un taller de máquinas debería considerar los flujos de efectivo actuales, las tasas de préstamos actuales, los límites de deuda actuales y las ventas esperadas futuras antes que la administración planifique una gran expansión. El presupuesto maestro incluye presupuestos detallados con toda esta información.
Ejemplo 3
Una empresa dedicada a la venta de insumos para mascotas deberá elaborar su presupuesto maestro teniendo en cuenta el presupuesto de ventas y el de compras, y otro de tesorería y capital para establecer los pagos fijos y el mínimo de flujo de caja.
Ejemplo 4
Una fábrica de ropa elaborará su presupuesto maestro con la información necesaria: cuántos insumos se necesitan, cuántas piezas se planean fabricar durante el año, cuántas personas y maquinarias se requiere, cuánto se espera ganar. Todo esto debe aparecer en el presupuesto maestro.