Documentos por pagar: concepto, características, ejemplos
¿Qué son los documentos por pagar?
Los documentos por pagar son la cantidad de capital que se adeuda a través de promesas de pago escritas formalmente. Los préstamos de los bancos están incluidos en esta cuenta. Son pasivos por escrito donde se promete pagar una cantidad específica de dinero en una fecha futura o según requerimiento.
En otras palabras, un documento por pagar es un préstamo entre dos entidades. Según este acuerdo, el que realiza el documento crea la responsabilidad al pedir prestado dinero del acreedor. La empresa se compromete a reembolsar el dinero con los respectivos intereses al acreedor en una fecha futura.
La empresa registra el préstamo en su balance como un documento por pagar. Por otro lado, el acreedor registra el préstamo como una cuenta por cobrar en su balance, porque recibirá el pago en el futuro. Se diferencian de las cuentas por pagar en que, si bien ambos son pasivos, los documentos por pagar involucran un pagaré por escrito.
Características de los documentos por pagar
Las características de los documentos por pagar se pueden apreciar al hacer la comparación con las cuentas por pagar.
Tipo de acuerdo
Las cuentas por pagar son acuerdos informales, a menudo solo verbales, entre compradores y vendedores. Los únicos documentos son una orden de compra del comprador y una factura del vendedor.
Los documentos por pagar son más complicados. Involucran contratos de préstamos formales y por escrito, a veces con docenas de páginas.
El prestamista puede exigir acuerdos restrictivos como parte del contrato del documento por pagar, como prohibir el pago de dividendos a los inversionistas mientras aún no se haya pagado una parte del préstamo.
El acuerdo también puede requerir una garantía, como un edificio propiedad de la compañía o una garantía de parte de una persona u otra entidad.
Muchos pagarés requieren la aprobación formal de la junta directiva de una compañía antes de que el prestamista otorgue fondos.
Términos y seguridad
Las cuentas por pagar se reembolsan normalmente en 30 días sin intereses. Sin embargo, algunos proveedores pueden ofrecer descuentos por pagos anticipados, como un descuento del 1 % si se paga dentro de los 10 días posteriores a la fecha de la factura.
Los documentos por pagar se reembolsan en plazos más largos, con una fecha de vencimiento específica; pueden comenzar a los 90 días y extenderse hasta varios años. Los pagos generalmente son montos fijos por capital e interés.
En cuanto a la seguridad, los proveedores de productos y servicios dependen de la buena fe del comprador para el pago. Las cuentas por pagar no están aseguradas con garantía. Por otro lado, los pagarés por lo general toman los activos fijos que se compran como garantía para el préstamo.
Los documentos a pagar normalmente se utilizan para comprar activos fijos como equipos, instalaciones de la planta y propiedades. Estos son pagarés formales para una cantidad específica de dinero que un prestatario paga durante un cierto período de tiempo, con intereses.
Documentos por pagar a corto y largo plazo
Los documentos por pagar generalmente se informan en el balance general en dos categorías: a corto plazo y a largo plazo.
Un documento por pagar se clasifica en el balance general como un pasivo a corto plazo si vence dentro de los próximos 12 meses, o como un pasivo a largo plazo si vence en una fecha posterior al año.
Por ejemplo, un préstamo a corto plazo para comprar inventario adicional en preparación para la temporada de vacaciones se clasificaría como un pasivo circulante, ya que probablemente se pagará dentro de un año.
La compra de terrenos, edificios o equipos grandes se clasificará comúnmente como pasivo a largo plazo, ya que los préstamos a largo plazo se pagarán a lo largo de muchos años.
La porción a corto plazo del documento por pagar es la cantidad que se adeuda dentro del próximo año. La porción a largo plazo es la que se vence en más de un año.
La clasificación adecuada de los documentos por pagar es de gran interés desde la perspectiva de un analista, para ver si estos documentos vencen en un futuro cercano. Esto podría indicar un inminente problema de liquidez.
Ejemplo
Un ejemplo de un documento por pagar es un préstamo otorgado por un banco a la compañía HSC.
HSC le pide prestado $100 000 al banco para comprar el inventario de este año. La compañía HSC firma el documento como prestatario y acuerda devolverle al banco pagos mensuales de $2000, incluyendo $500 de interés mensual, hasta que el documento por pagar se pague por completo.
HSC carga $100 000 en su cuenta de efectivo y acredita su cuenta de documentos por pagar por el monto del préstamo. El banco hace lo opuesto: debita su cuenta de documentos por cobrar y acredita su cuenta de efectivo.
Al comienzo de cada mes, HSC realiza el pago del préstamo por $2000, debitando la cuenta de documentos por pagar por $1500, debita la cuenta de gastos de intereses por $500 y acredita la cuenta de efectivo por $2000.
De nuevo, el banco registra el reverso de la transacción. Debita el efectivo por $2000, acredita los documentos por cobrar por $1500 y el ingreso por intereses por $500.
Este conjunto de entradas al diario suceden todos los años hasta que el documento por pagar esté completamente cancelado.
Diferencia ente cuenta por pagar y documento por pagar
Por ejemplo, si una empresa desea pedirle prestado $100 000 a su banco, el banco requerirá que los ejecutivos de la compañía firmen un contrato formal de préstamo antes de que el banco entregue el dinero.
El banco también podría exigirle a la empresa que se comprometa con garantías y que los propietarios de la compañía le garanticen personalmente el préstamo.
La empresa registrará este préstamo en la cuenta del libro mayor documentos por pagar. El banco registrará el préstamo en su cuenta del libro mayor documentos por cobrar.
Como contraste del préstamo bancario, solo basta llamar a uno de los proveedores de la empresa y solicitarle una entrega de productos o suministros. Al día siguiente llegan los productos y se firma un recibo de entrega.
Unos días más tarde, la empresa recibe una factura del proveedor donde se establece que el pago de los productos vence en 30 días; esta transacción no involucró un pagaré.
Como resultado, esta transacción se registra en las cuentas por pagar del libro mayor de la empresa. El proveedor registrará la transacción con un débito en su cuenta de activos cuentas por cobrar y un crédito en la cuenta de ventas.