Inventario de recursos humanos: concepto, elementos, ejemplo
¿Qué es el inventario de recursos humanos o de personal?
El inventario de recursos humanos o de personal es un registro detallado de la información básica del personal que labora en una organización. Este le ofrece a la empresa conocer el potencial humano con el que cuenta, permitiéndole así tomar decisiones que permitan utilizar efectivamente esos recursos.
En los tiempos actuales este inventario se ha convertido en una herramienta muy importante, ya que ofrece sistemáticamente datos sobre los conocimientos y las destrezas de los empleados. Esto se tomaría como base para la realización de capacitaciones, asensos o las posibles aperturas a nuevos puestos de trabajo.
Por estas razones es prioritario que el inventario de recursos humanos mantenga la información actualizada, para que así garantice que los datos contenidos sean relevantes y útiles. Dentro de una empresa el capital más importante son sus trabajadores, de ellos depende en gran medida su funcionamiento y evolución.
Con un buen inventario de recursos humanos la empresa potenciará las capacidades y habilidades de los trabajadores, enfocándose con éxito hacia el logro de sus metas.
Elementos del inventario de recursos humanos
Es conveniente implementar en la empresa un inventario de recursos humanos no estandarizado. Lo ideal es diseñar un instrumento propio, que pueda arrojar la información que necesita la empresa. Estos son algunos de los elementos que contiene este inventario:
Datos generalesdel trabajador
Posibilitan tener la información individual y familiar asociada al trabajador, la cual permitirá tener una visión global del mismo en estos aspectos. Este elemento está dividido en dos secciones:
Información personal
Los datos de esta sección conforman la identificación del trabajador, tales como el número de identificación, nombre completo del trabajador, lugar y fecha de nacimiento, edad, nacionalidad, sexo, estado civil, dirección de domicilio, teléfono de habitación y teléfono móvil.
Información familiar
Esta sección incluye los datos sobre los familiares directos del trabajador. Por ejemplo, nombres completos del padre y de la madre, edades de los padres, nombre completo del cónyuge, edad del cónyuge, número de hijos, nombre completo de los hijos, fecha de nacimiento de los hijos, edades de los hijos.
Experiencia laboral
El historial laboral del trabajador es de suma importancia. Con esta información se puede construir un perfil sobre su desarrollo laboral.
Se deben colocar todas las empresas donde haya trabajado, comenzando por la más reciente. Para cada empresa se debe indicar:
- Nombre de la empresa.
- Teléfono y dirección.
- Fecha de ingreso y fecha de egreso.
- Cargos desempeñados y funciones realizadas.
- Nombre y cargo del último jefe inmediato.
- Motivo de salida.
Datos de salud
Consiste en un informe detallado y sus recaudos donde se refleja el estado de salud integral del trabajador, tales como:
- Exámenes médicos y de laboratorio realizados en el preempleo.
- Exámenes médicos prevacacionales y postvacacionales.
- Alergias.
- Limitaciones físicas para hacer algún tipo de trabajo.
Habilidades y destrezas
Aquí se reflejarán todas las habilidades y destrezas que posea el empleado, se encuentren relacionadas o no directamente con el cargo que ocupa el trabajador dentro de la organización. Igualmente están enumeradas sus fortalezas y debilidades.
Formación académica
Se refiere a toda la información concerniente al nivel de instrucción del empleado:
- Educación básica.
- Educación superior.
- Estudios de postgrado (especialización, maestría, doctorado).
- Cursos y talleres realizados.
- Dominio de idiomas extranjeros.
- Otras experiencias curriculares (publicación de trabajos, reconocimientos de entes públicos o privados).
Desempeño laboral dentro de la empresa
En este elemento se incluyen los resultados de todas las evaluaciones de desempeño de su ejercicio laboral aplicadas al trabajador en cada uno de los cargos que haya ocupado dentro de la compañía.
Evaluaciónpsicotécnica
Comprende la información que arrojan las pruebas actitudinales, de lógica y personalidad que conforman dichas evaluaciones.
¿Cómo se hace un inventario de recursos humanos?
Los datos pueden registrarse y almacenarse de dos formas: manual o digital. Ambos ofrecen aspectos positivos y negativos al inventario, y su utilización dependerá del tamaño y características de la estructura organizativa.
Lo idóneo es recopilar y almacenar la información del inventario de recursos humanos con una combinación de lo mejor de cada uno.
Para elaborar un inventario de recursos humanos debe seguirse una serie de pasos que se detallan a continuación.
Conocer al personal
Es de suma importancia conocer al personal. Sería ideal poder identificar cuál tipo de comunicación (oral o escrita) es la fortaleza del trabajador, ya que esto ayudaría a determinar el instrumento idóneo para recopilar la información.
Si se aplica un cuestionario a alguien que muestra dificultad para escribir o una entrevista a una persona extremadamente retraída, los resultados no serán totalmente confiables.
Toda la información contenida en el inventario de recursos humanos debe estar acompañada con los soportes y recaudos correspondientes que permitan avalar dicha información.
La entrevista previa a la aplicación del instrumento es clave para crear un ambiente cómodo donde pueda desarrollarse la actividad y, al mismo tiempo, obtener la información que permita escoger el instrumento para recabar la información requerida.
Recolección de la información
Para recopilar los datos se pueden usar los siguientes instrumentos:
Entrevistas individuales
Consiste en recabar información utilizando preguntas ya estructuradas. Aquí se establece una comunicación directa con el empleado, lo cual puede aprovecharse para observar otros aspectos del trabajador, incluyendo el lenguaje no verbal.
Cuestionarios
Son un conjunto de preguntas orientadas a obtener los datos que se requieren para realizar el inventario de recursos humanos.
En este caso en particular los cuestionarios de tipo abierto se ajustan más que los de tipo cerrado o selección múltiple, ya que el trabajador podrá responder así libremente a las preguntas.
Observación directa
Esta técnica es de gran utilidad, puesto que permite ver la conducta del trabajador ante situaciones cotidianas del trabajo, pudiendo identificarse aspectos tales como el manejo de conflictos, tipo de comunicación que utiliza, liderazgo y valores.
Opinión de expertos
Un fiel ejemplo de este tipo de observación engloba las evaluaciones realizadas al trabajador sobre su desempeño en el cargo. En estas el juicio que haya realizado el experto constituye una base importante ante posibles promociones internas.
Evaluación de la información
Los datos que se encuentran en el inventario son de gran valor a la hora de hacer una evaluación del trabajador.
De la acertada interpretación de estos pueden obtenerse datos que reflejen tanto la necesidad de capacitación del empleado como la idea para excelentes estrategias de desarrollo de la empresa.
Ejemplo de inventario de recursos humanos
A continuación ejemplos de formularios y sistemas automatizados que son necesarios para conformar el inventario de recursos humanos.
