Carta responsiva: qué es, para qué es, cómo hacerla, ejemplo, formatos
¿Qué es una carta responsiva?
Una carta responsiva es un tipo de escrito que se utiliza en ciertas situaciones donde quien la emite indica que acepta y asume alguna responsabilidad, o que delega parte o toda responsabilidad en otras personas, de forma de evitar con este documento cualquier inconveniente con su representación.
Para el primer caso, el emisor se atribuye o confiere la responsabilidad que pueda resultar sobre algún caso particular, tal como una autorización sobre cierta circunstancia, exonerando a otras personas.
En el segundo caso, la responsabilidad se transfiere a otras personas, por lo cual el emisor se desentiende de cualquier problema producido por alguna situación.
En este documento resulta imprescindible que todo se encuentre bien conciso, sin usar términos innecesarios o muy complicados, porque estos solo hacen que la lectura se vuelva más compleja y tediosa.
La carta debe ser sencilla y de fácil interpretación, basándose solamente en lo que le atañe, aunque nunca se debe prescindir de cualquier información de relevancia.
La utilización de esta carta se hace con frecuencia en los manejos legales donde esté involucrado el traslado o manipulación de objetos con gran valor monetario, como compra y venta de vehículos, préstamos, etc.
¿Para qué sirve una carta responsiva?
Una carta responsiva tiene la función de hacer constar que para un hecho particular cierta responsabilidad se está aceptando o se está delegando a una o más personas, por lo cual deben reunirse un conjunto de datos personales que resultan ser necesarios para que la misma tenga mayor credibilidad y trascendencia.
Área laboral
En esta área las cartas responsivas enuncian normalmente aquellos errores o acciones que un empleado comete al manejar algún tipo de elemento o maquinaria que requería máximo cuidado al ser utilizado.
Se deben redactar con un lenguaje formal y cordial. Este tipo de carta surge generalmente como respuesta a un comunicado que se ha emitido previamente para la persona en referencia.
El emisor debe ser consciente a través de la carta responsiva que debe notificar al receptor que está dispuesto a aceptar las consecuencias del hecho que cometió y aceptar a la vez que puede traer algún tipo de secuela.
Relaciones bancarias o comerciales
Es muy común este tipo de cartas, porque se usan en aquellos casos donde alguna de las dos partes envueltas comete una falta o una inobservancia de los estatutos señalados desde un principio. En general, este hecho ocurre cuando una de las dos partes efectúa alguna clase de préstamo, ya sea de algún bien tangible o de dinero.
Área judicial
La carta responsiva se utiliza para exigir a un individuo que asuma su responsabilidad social en algún tipo de acción u obra que pueda estar afectando a la sociedad civil.
Ejemplos de esta clase de acciones pudieran ser la construcción de edificaciones, la ubicación de algún elemento en un área común, la intervención en un espacio urbano y la organización de cierta actividad en un espacio público.
Entrega de mercancía
Cuando se requiera dejar constancia de la mercancía entregada y de la responsabilidad que asumirá quien la recibe, como puede ser un mobiliario, el equipo de cómputo de una empresa, un teléfono celular o cualquier otra mercadería.
¿Cómo hacer una carta responsiva?
Toda carta responsiva debe cumplir con un formato que posea una introducción, el texto de la carta como tal, su cierre y una despedida breve. Así, para que esté completa, debe incluir los elementos siguientes:
1. Inicio
Aquí es donde comienza la carta y viene definida por incluir información sobre los datos personales del remitente, tales como su nombre completo, cargo que ocupa y alguna otra información de contacto.
En la parte superior derecha debe colocarse el lugar y fecha donde fue realizada. Luego, en la parte izquierda, a quién va dirigida. Si el nombre del destinatario se conoce deberá indicarse, de lo contrario se puede escribir “A quien corresponda”.
Si el documento emitido pertenece a una empresa privada o institución pública, resulta imprescindible que posea un membrete para identificar la carta y así tenga mayor credibilidad.
Se debe incluir un encabezado para orientar sobre la finalidad de la carta, además de una introducción breve que enuncie un resumen del contenido que el documento va a tratar.
2. Cuerpo
El texto más largo de la carta concierne a esta parte central del documento, donde de forma extensa se exponen los motivos correspondientes, pudiendo incluir varios párrafos si el asunto así lo amerita.
Lo más importante es que se exponga claramente y sean explícitos todos los puntos a tratar, sin que se genere ningún tipo de confusión. En esta parte el remitente presenta los motivos por los cuales se responsabiliza del hecho en referencia. Si está adjunto algún documento, es recomendable nombrarlo.
3. Cierre
Corresponde a la parte final del comunicado, donde se concluye la carta. Debe contener una despedida con un gesto cordial, como: “Atentamente” o “Me despido atentamente”.
Esta despedida debe venir acompañada igualmente del nombre del remitente y la firma del mismo, así como los datos de contacto: número telefónico o correo electrónico. De esta manera se hace constar que esta persona está realmente de acuerdo con ceder o aceptar alguna responsabilidad.
Ejemplo de carta responsiva
Formatos de carta responsiva para descargar
General
A continuación se presenta el formato correspondiente utilizado para una carta responsiva general:
De auto
A continuación se presenta el formato correspondiente utilizado para una carta responsiva de auto:
De trabajo
A continuación se presenta el formato correspondiente utilizado para una carta responsiva de trabajo:
De vehículo
A continuación se presenta el formato correspondiente utilizado para una carta responsiva de vehículo:
De padres
A continuación se presenta el formato correspondiente utilizado para una carta responsiva de padres: