Acta administrativa: qué es, elementos, ejemplo, formatos
¿Qué es un acta administrativa?
El acta administrativa es un documento que las empresas elaboran y utilizan como control interno con la finalidad de dejar evidencia, señalar y/o sancionar acciones en las que ha incurrido un trabajador y que van en contra de las regulaciones normativas de la compañía.
Esta clase de señalamiento obedece a menudo a una afectación o mala praxis de parte del trabajador, una conducta que no está conforme a la Ley Federal del trabajo o al contrato de trabajo establecido, sea individual o colectivo, o una violación del código de conducta o reglamento interno que la organización tenga instaurado.
La importancia jurídica que este documento tiene es que sirve como prueba de hechos para realizar ciertas acciones legales de la empresa, tales como la cancelación de la relación laboral con el trabajador sin que el patrón tenga responsabilidad por ello.
Este tipo de documento resulta ser en muchos casos un requerimiento previo que se debe cumplir para ejecutar acciones legales contra el trabajador o para proceder con un despido acorde a las normas laborales.
Elementos del acta administrativa
Datos que debe contener
- Detalles relativos al instante en que se levanta el acta: fecha, hora, lugar y personas asistentes que están reunidas, además del cargo que poseen dentro de la compañía.
- Descripción de los hechos ocurridos. Además, el detalle de las regulaciones establecidas por la empresa que fueron omitidas por el trabajador.
- Espacio para que el trabajador señalado suministre su réplica o versión.
- Espacio para que algunas de las personas asistentes agreguen sus comentarios en relación al documento que se firma.
- Fecha en que se suscribe.
- Firma de por lo menos dos de los testigos asistentes que hayan presenciado los hechos para ratificar los mismos. Estos testigos deberán ser compañeros de trabajo del trabajador señalado.
Descripción de los hechos
- ¿Dónde sucedieron estos hechos? Indicar en qué lugar de la infraestructura de la compañía acaecieron los sucesos.
- ¿Cómo? Desglosar cada uno de los acontecimientos, uno a uno, en orden temporal.
- ¿Cuándo? Indicar día, mes, y si se requiere, la hora exacta.
- ¿Quiénes? Asentar los nombres de cada uno de los participantes en los hechos.
- Así mismo, se deberá incluir la declaración de los testigos junto con sus nombres, el nombre del imputado y la respectiva sanción a la que se ha hecho merecedor.
¿Cómo se hace?
Un acta administrativa debe contener únicamente la declaración de los testigos y del inculpado, sin incluir ninguna clase de juicios o valoraciones por parte de quien la redacta.
El departamento de Recursos Humanos deberá recoger la documentación correspondiente al trabajador imputado: contrato laboral, expedientes, contrato sindical (si existe) y reglamento interno de la compañía.
¿Cómo defenderse de un acta administrativa?
Según la jurisprudencia, las actas administrativas obtienen un valor probatorio y jurídico cuando son corroboradas por quienes las suscriben. Así se da a la contraparte la oportunidad de volver a preguntar a los firmantes, alcanzando solo de esta manera su valor probatorio pleno.
Esto significa que si el acta administrativa se realiza como un documento de prueba para cancelar el contrato de un trabajador, quienes suscribieron el acta y los testigos deben ratificar su contenido ante la junta de conciliación y arbitraje.
En caso de ir a juicio el trabajador, cuando las actas administrativas están reguladas según los contratos colectivos o los reglamentos internos de trabajo, los tribunales laborales revisarán minuciosamente si se respetó el procedimiento del acta administrativa como tal.
Deben comprobar la aplicación del procedimiento, ya que se considera un derecho del trabajador. Si no se respetaron las formalidades en las actas administrativas y basado en ellas se le impone una sanción al trabajador, se concluirá que la sanción no tiene justificación, aunque la misma sea el despido.
Formalidades
Si se toma como base el contrato colectivo o el reglamento interno de trabajo, las formalidades serán las que ellos contengan. De lo contrario, serán las exigidas por la ley federal del trabajo, siendo las principales:
- Dejar constancia de quiénes intervienen.
- Los hechos imputados al trabajador implicado.
- Lo que manifiestan los trabajadores.
- La declaración de los testigos, si los hay.
- La firma de las personas involucradas.
En caso de demanda del trabajador, se debe pedir siempre la ratificación ante los tribunales laborales de quienes participaron en el acta administrativa (trabajador, patrón, testigos y sindicato).
Ejemplo de acta administrativa
Siendo las 9:55 horas del 19 de febrero del 2021, en la Ciudad de México, en la oficina del departamento de Recursos Humanos de la compañía Publicité S.A. de C.V., cuyo domicilio se encuentra en: Calle Sausal #7, Colonia La Paz, Delegación Xoxchimilqo, 01021, México, D.F. se han reunido los señores Juan Sánchez Rosas, quien ocupa el cargo de Gerente de Relaciones Públicas, María Marlene Santos Ramírez, que tiene el puesto de Coordinadora de Medios, Gisela Díaz Romano, ocupando el cargo de Gerente de Recursos Humanos y Sergio Pérez Ríos, Secretario de Conflictos del Sindicato, quienes ratifican de forma voluntaria que son ciertos los hechos que se describen a continuación:
La trabajadora María Marlene Santos Ramírez, cuyo cargo es Coordinadora de Medios, ha venido presentando repetidas faltas en su lugar de trabajo durante los pasados 40 días hasta la fecha actual. Además, se ha observado por medio de las cámaras que cuando la empleada sí acude a la compañía, abandona su puesto de labor para efectuar actividades que no tienen ningún tipo de relación con esta organización. Esta circunstancia ha generado problemas tanto con la productividad como con el cumplimiento del cronograma laboral de la empresa.
Así mismo, estas inasistencias periódicas totalmente injustificadas constituyen una falta en las leyes laborales, en el contrato que firmó la empleada y en el reglamento interno de la empresa. Por tanto, esta acta servirá para registrar este asunto y ser tomada en cuenta para la decisión siguiente.
De acuerdo a lo mencionado anteriormente se ha establecido que la sanción a imponer a la infractora es el despido inmediato de la empresa.
Se termina esta acta a las 10:40 del 19 de febrero de 2021 y se incluye la firma de los asistentes para validar que es cierto lo mostrado en el documento.
[Firma de la trabajadora] [Firma Gerente de Relaciones Públicas]
[Firma Gerente de Recursos Humanos] [Firma Secretario Conflictos del Sindicato]
Formatos de actas administrativas para descargar
Acta administrativa por faltas
A continuación, se presenta el formato correspondiente a un acta administrativa por faltas del trabajador:
Acta administrativa por llegar tarde
A continuación, se presenta el formato correspondiente a un acta administrativa por llegar tarde:
Acta administrativa por abuso de confianza
A continuación, se presenta el formato correspondiente a un acta administrativa por abuso de confianza:
Acta administrativa por incumplimiento de labores
A continuación, se presenta el formato correspondiente a un acta administrativa por incumplimiento de labores: