Administración del efectivo
¿Qué es la administración del efectivo?
La administración del efectivo se refiere a la gestión del dinero y a la planificación de los gastos de una empresa, por lo cual está altamente enfocada en la eficiencia operativa y en la optimización de los procesos. Se describe a menudo como la gestión de la logística monetaria.
Tiene como objetivo controlar la liquidez de una empresa, asegurando que la misma tenga suficiente efectivo disponible para cubrir sus pasivos actuales y futuros, mientras invierte cualquier excedente de efectivo para generar máximos beneficios.
Busca optimizar el flujo de dinero que los clientes ingresan a la empresa, destinando parte del dinero a los ahorros y otra parte a pagar las facturas. Dado que este es un proceso tan vital para cualquier organización, no es difícil entender cómo la administración del efectivo puede encumbrar o descomponer a una empresa.
El tesorero administra los flujos de efectivo que entran y salen de la empresa, sabe cuánto hay disponible y dónde. Además, decide cuáles son los canales y cuentas donde debe fluir el dinero, optimizando el costo, la visibilidad, el control y la disponibilidad.
Principios básicos para la administración del efectivo
Primer principio
Los ingresos de efectivo deben incrementarse siempre que sea posible. Esto se puede lograr:
- Aumentando el precio de venta de los productos.
- Incrementando el volumen de ventas.
- Eliminando cualquier tipo de descuento.
- Impulsando la venta de los productos que tengan un mayor margen de contribución.
Segundo principio
Se debe acelerar la recaudación del efectivo siempre que sea posible. Esto se puede conseguir:
- Aumentando las ventas de productos al contado.
- Disminuyendo los plazos otorgados de crédito.
- Solicitando anticipos de pago a los clientes.
Las empresas pueden mejorar la puntualidad del pago de los clientes estableciendo condiciones claras de facturación, como descuentos por pronto pago, y utilizando servicios como el pago electrónico.
Tercer principio
Se deben reducir los egresos de efectivo siempre que sea posible. Los métodos pueden ser:
- Disminuir los desperdicios en la producción y en las demás actividades de la compañía.
- Negociar mejores condiciones comerciales con los proveedores, tal como la reducción de precios.
- Reducir los costos por no tener calidad haciendo las cosas bien desde la primera vez.
Cuarto principio
Se deben retrasar los egresos de efectivo siempre que sea posible. Esto se puede realizar así:
- Adquirir tanto los inventarios como otros activos al momento que sea más próximo a cuando se vayan a necesitar, demorando el pago como consecuencia.
- Negociar los mayores plazos posibles con los proveedores.
Técnicas de administración del efectivo
La gestión del efectivo es un proceso contemplativo y requiere mucho pensamiento analítico. Las diversas técnicas o herramientas utilizadas por los gerentes para practicar la administración del efectivo son las siguientes:
Acelerar el cobro de cuentas por cobrar
Es una de las mejores formas de mejorar el ingreso de efectivo y aumentar el efectivo líquido, al cobrar fácilmente las deudas y cuotas de los diferentes deudores.
Alargamiento de cuentas por pagar
Por otro lado, la empresa debe intentar extender el pago de sus cuotas adquiriendo un período de crédito extendido de parte de los acreedores.
Reducción de costos
La empresa siempre debe buscar formas de reducir sus costos operativos para así mantener un buen flujo de caja en el negocio y mejorar la rentabilidad.
Monitoreo regular del flujo de efectivo
Al vigilar la entrada y salida de efectivo, priorizar los gastos a pagar y reducir las deudas a cobrar hace que sea sólida la posición financiera de la organización.
Uso prudente de los servicios bancarios
Deben usarse de manera eficiente e inteligente los servicios bancarios, tales como las líneas de crédito comercial, los depósitos en efectivo, la cuenta de ahorros y la cuenta de pagos.
Actualización con tecnología
La digitalización hace que sea conveniente para las organizaciones mantener una base de datos financiera y hojas de cálculo para poder ser evaluadas desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Importancia
Una buena administración del efectivo resulta decisiva para garantizar la estabilidad financiera de una compañía. Es de gran importancia para las empresas pequeñas, que tienen menos acceso a créditos y necesitan asegurarse que el efectivo recibido cubra sus costos.
Una estrategia exitosa de administración de efectivo ayudará a proporcionar fondos para invertir en el crecimiento, pagar deudas y devolver dinero a los propietarios y accionistas.
Inversión del efectivo inactivo
La administración del efectivo se refiere a planificar y tomar decisiones en términos de mantener suficiente efectivo a la mano, realizando inversiones inteligentes. La empresa debe buscar varias alternativas de inversión a corto plazo para utilizar los fondos excedentes.
Gestión del flujo de efectivo
El flujo de efectivo es posiblemente el indicador financiero más crítico en el que se debe enfocar una empresa. Un flujo de efectivo positivo es fundamental para hacer crecer y sustentar un negocio. La falta de efectivo se destaca a menudo como una de las razones más importantes por las que fracasan las empresas en sus inicios.
El pronóstico de efectivo debe ser el elemento más crucial de cualquier plan de negocios. Es necesario mantener en la organización un flujo de efectivo adecuado reduciendo costos y generando ganancias de las inversiones, para lograr un flujo de efectivo positivo.
Ejemplos de administración del efectivo
Ejemplo 1
La empresa HSC compra materias primas al proveedor Alpha, que otorga un crédito de 30 días. HSC tiene disponible $10 millones en efectivo, debiendo pagar $2 millones a Alpha dentro de 30 días. Sin embargo, en 30 días tiene una oportunidad de inversión de $10 millones.
HSC debería renegociar con el proveedor para obtener más tiempo para pagar. Demorando el pago, HSC podrá usar el efectivo en la inversión y pagar a Alpha en una fecha posterior.
Ejemplo 2
Una empresa tiene 120 días de inventario y sus cuentas por cobrar vencen en 60 días. Sin embargo, sus términos para pagar son de 30 días. La compañía enfrentará una crisis de efectivo, ya que los fondos están bloqueados en los clientes y en el inventario, y las cuentas por pagar vencen en un menor período de tiempo.
La empresa debe acelerar la realización del inventario o el pago de los deudores. También puede renegociar la condición de pago con sus acreedores. Si no lo hace, necesitará pedir fondos prestados para cubrir el déficit.
Ejemplo 3
La empresa Beta tiene como política pagar a sus acreedores en 60 días y otorgar un crédito de 40 días a sus clientes. Además, su inventario es menor de 10 días. Por tanto, le quedan 20 días de efectivo inactivo.
Para utilizarlo de manera óptima, la empresa deberá encontrar una oportunidad de inversión para maximizar la rentabilidad.
Referencias
- Paul Ainsworth (2020). Forecast for Success – A Guide to Cash Management. Toptal. Tomado de: toptal.com.
- Treasury XL (2020). What is Cash Management? Tomado de: treasuryxl.com.
- Capital (2020). Cash Management. Tomado de: capital.com.
- Prachi M. (2019). Cash Management. The Investors Book. Tomado de: theinvestorsbook.com.
- Wall Street Mojo (2020). What is Cash Management in Accounting? Tomado de: wallstreetmojo.com.