Control en administración: qué es, tipos, fases, ejemplos
¿Qué es el control en administración?
El control en administración se refiere a establecer estándares, medir el desempeño real de los trabajadores y tomar las medidas correctivas que correspondan ante posibles desviaciones de las actividades de una organización.
Cuando las estrategias quedan establecidas y se elaboran los planes, la administración tiene como tarea principal tomar las medidas correspondientes para garantizar que estos planes se realicen o, si las circunstancias lo justifican, que sean modificados.
La función de control tiene como objetivo principal garantizar que los empleados hagan lo que tienen que hacer, ya que administrar implica guiar la labor de los demás. Esta es la función fundamental del control administrativo.
Un buen sistema de control de gestión estimula la acción, al detectar variaciones significativas del plan original y resaltarlas para que las personas puedan arreglar las cosas. Los controles deben centrarse en los resultados.
La función de control en administración puede ser un factor determinante del éxito organizacional. Todas las empresas que toman en serio sus procesos deben considerar la implementación de la gestión de control.
Origen
En la década de 1920, el ingeniero Henri Fayol desarrolló una teoría general para la administración de empresas, que muchos han denominado Fayolismo. Es reconocido ampliamente como uno de los fundadores del método de gestión moderno y sus principios aún se aplican muchos años después.
Fayol propuso que había cinco funciones principales de gestión: planificación, organización, coordinación, dirección y control. Y estos principios de gestión de control o gestión de cambios están disponibles para el beneficio de una empresa.
La función de control de Fayol sigue siendo relevante en el sentido que para que un gerente pueda analizar las desviaciones y hacer los ajustes necesarios debe recibir retroalimentación sobre los procesos en cuestión.
En estos días los aspectos de la gestión pueden llevarse a cabo utilizando plataformas en línea, pero sus principios y objetivos siguen siendo los mismos.
¿Por qué se necesita el control en la administración?
Si todo el personal hiciera siempre lo mejor para una empresa, el control e incluso la administración no serían necesarios.
Sin embargo, a veces los empleados no buscan proceder siguiendo el mejor interés de la organización, por lo cual debe implementarse una serie de controles para así resguardarse contra conductas indeseables, además de impulsar acciones deseables.
Un tipo importante de problemas contra los que se protegen los sistemas de control administrativos son las limitaciones personales. Las personas no siempre comprenden lo que se espera de ellas ni cómo pueden realizar mejor su trabajo, ya que pueden carecer de la capacidad, formación o información necesarias.
Tipos de control
Controles regulatorios
Los controles regulatorios promueven el logro de objetivos en las políticas de control administrativo, ya que es el resultado de un procedimiento operativo estándar y de las políticas vigentes de una empresa.
La clave es hacer coincidir los objetivos de la organización, tal como la satisfacción del cliente, con los controles regulatorios, como los procedimientos y políticas de la empresa. Es importante lograr el tipo de equilibrio adecuado entre muy poco y demasiado control administrativo. Hay tres tipos de controles regulatorios:
- Burocráticos.
- Financieros.
- De calidad.
Controles burocráticos
El control burocrático se deriva de la autoridad, debido a la posición de la persona en el rango de la empresa. Cuanto más alto se encuentre en la jerarquía de la empresa, más control tendrá sobre las políticas y procedimientos operativos.
La pregunta más importante para este control es cómo preservar la cadena de mando y generar flexibilidad dentro del sistema. Es posible a través de un procedimiento operativo estándar que delegue toda la responsabilidad hacia una cadena de mando descendente.
Controles financieros
El control financiero incluye objetivos importantes relacionados con las finanzas, de los que la dirección es responsable. Es más popular entre múltiples unidades estratégicas de negocio.
Los gerentes son responsables de mantener los costos alineados y lograr los objetivos financieros que contribuyan a la rentabilidad general de una empresa.
Controles de calidad
Este tipo de control influye en el resultado final del producto o servicio que se ofrece a los clientes. Hay que asegurarse en este control que haya espacio para la estandarización y la creatividad.
Controles normativos
Se basa en patrones de acción aceptados que rigen el comportamiento gerencial y de los empleados. Ayuda a comprender ciertos comportamientos que son aceptables y cuáles son menos aceptables. El control normativo incluye dos tipos de normas:
Normas del equipo
Son las reglas informales que hacen que los miembros de un equipo sean conscientes de sus responsabilidades. Se trata de cómo interactúan entre sí los miembros de un equipo a lo largo del tiempo, a medida que todos atraviesan una fase de crecimiento.
Es una poderosa influencia sobre el comportamiento y resulta ser una parte integral del control administrativo.
Normas culturales organizacionales
Este tipo de control administrativo se basa en la cultura organizacional e involucra los valores, rituales y creencias compartidos de una organización. El trabajo en equipo y la colaboración son importantes para alinear las normas y metas.
Fases del control en administración
El control tiene varias fases:
Establecer estándares
Los estándares son los criterios fijados para evaluar el desempeño. Son puntos seleccionados en la planeación que miden el desempeño, para que los gerentes puedan recibir indicadores sobre cómo va todo y así no tengan que vigilar cada paso en la ejecución del plan.
Estos elementos estandarizados conforman objetivos medibles, que para el control son especialmente importantes. Por ejemplo, en una empresa industrial se pueden estandarizar metas de producción y ventas, objetivos de asistencia al trabajo, registros de seguridad, etc.
Por otro lado, en las industrias de servicios los estándares pueden incluir el tiempo que los clientes tienen que esperar en la cola de un banco o el número de nuevos clientes atraídos por una campaña publicitaria.
Medir el desempeño
Se debe realizar la medición del desempeño con respecto a los estándares con miras al futuro, de modo que se puedan detectar desviaciones antes que ocurran, evitándose mediante acciones apropiadas.
Si los estándares fueron debidamente elaborados y se dispone de mecanismos para determinar con exactitud lo que los empleados están haciendo, resulta bastante fácil evaluar el desempeño real o esperado.
Por ejemplo, puede ser bastante simple establecer un estándar de horas de trabajo para la fabricación de un artículo producido en masa y puede ser igualmente simple medir el desempeño contra ese estándar en tipos de trabajo poco técnicos.
Sin embargo, hay muchas actividades para las que es difícil desarrollar estándares precisos y hay muchas actividades que son difíciles de medir. Por ejemplo, controlar el trabajo del gerente de relaciones laborales no es sencillo, porque no es fácil desarrollar estándares definidos.
El superior de este tipo de gerente se basa en estándares imprecisos, como la actitud de los sindicatos, el entusiasmo y la lealtad de los subordinados, el índice de rotación laboral, etc.
Determinar si el desempeño coincide con el estándar
Es un paso fácil pero importante en el proceso de control. Implica comparar los resultados obtenidos con los estándares ya establecidos. Si el desempeño coincide con el estándar, los gerentes pueden asumir que todo está bajo control. En tal caso, los gerentes no tienen que intervenir en las operaciones de la organización.
Adoptar medidas correctivas
Este paso se hace esencial cuando el desempeño no cumple con el estándar y el análisis muestra que se requieren acciones correctivas. Estas acciones correctivas podrían implicar un cambio en una o más actividades de las operaciones de la empresa.
Por ejemplo, el gerente de la sucursal de un banco podría descubrir que se necesitan más cajeros para cumplir con el estándar establecido con anterioridad de cinco minutos de espera del cliente.
El control también puede hacer ver la existencia de estándares improcedentes. La acción correctiva en este caso podría implicar tener que cambiar el estándar original, en lugar de cambiar el desempeño.
A menos que los gerentes vean el proceso de control hasta su conclusión, estarán simplemente monitoreando el desempeño, en lugar de ejercer el control. El énfasis siempre debe estar en idear formas constructivas de llevar el desempeño a un estándar, en lugar de simplemente identificar una falla.
Ejemplos de control
Los gerentes de las organizaciones realizan a diario actividades de control:
- Observar si un determinado empleado o departamento de la organización está siguiendo los procedimientos empresariales (control burocrático).
- El gerente aprueba que un empleado o departamento realice nuevas actividades necesarias en la organización (control burocrático).
- El gerente aprueba que un empleado o departamento realice un gasto (control burocrático).
- Medir la facturación de un día, semana o mes determinado (control financiero).
- Medir los gastos de un día, semana o mes determinado (control financiero).
- Un jefe de departamento o jefe de fábrica evalúa el nivel de calidad medio de las unidades producidas (control de calidad).
- El gerente evalúa si se están siguiendo las normas establecidas en las guías para el empleado (control normativo).
Referencias
- Kenneth Merchant (1982). The Control Function of Management. MIT Sloan. Tomado de: sloanreview.mit.edu.
- Workfront (2019). What Is Control Management and Why Is It Essential? Tomado de: workfront.com.
- Hitesh Bhasin (2019). Management Control: Meaning, Types, & Features of Management Control. Marketing91. Tomado de: marketing91.com.
- Iedunote (2020). 4 Steps in the Control Process in Business Management. Tomado de: iedunote.com.
- Wikipedia, the free encyclopedia (2020). Control (management). Tomado de: en.wikipedia.org.