Actas administrativas por faltas: para qué sirve, elementos, modelo
Las actas administrativas por faltas es un documento que debe utilizar una compañía o empresa para comunicar a las partes correspondientes las faltas que pueden haber cometido los empleados, tales como inasistencias injustificadas. Además, cuando se presentan estos casos de acciones o faltas ilegales, sirven como medio para notificar las sanciones que tendrán los empleados supeditados a estas actas.
Es un relato de declaraciones o hechos que está escrito directamente en un papel. La finalidad que tienen estas declaraciones es expresar hechos que involucran propiamente a un empleado o de las circunstancias objetivas de las que se hace su descripción y los testigos que formaron parte de estos hechos.
Si hay algo que se pueda decir que perturba la operación diaria de una compañía o empresa es la falta cometida sin previo aviso por alguno de sus empleados.
Cuando a los gerentes o cabezas de área se les presentan faltas de personal sin una notificación previa, el flujo de trabajo se fragmenta, porque otros trabajadores deben efectuar las labores del empleado que no se presentó a trabajar, desatendiendo al mismo tiempo las propias responsabilidades.
Índice del artículo
- 1 ¿Para qué sirve un acta administrativa por falta?
- 2 ¿Qué elementos contiene?
- 3 ¿Cómo escribir un acta administrativa por faltas?
- 4 Modelo para residentes en México
- 5 Referencias
Las actas administrativas por faltas se redactan para los casos donde las empresas deben sancionar a los empleados que se ausentan sin justificación de sus deberes laborales.
Es decir, este es un documento que tiene como objeto suministrar a los correspondientes departamentos el entorno de la infracción y las declaraciones de las partes implicadas.
El beneficio que tiene un acta administrativa por faltas es que quede asentado de forma administrativa el incumplimiento que ha tenido el empleado con las normas anteriormente aceptadas y discutidas entre el empleador y él. Adicionalmente, deja un registro documentado de dicha falta para el departamento de recursos humanos.
Cuando una compañía instaura las funciones de cada uno de sus trabajadores, lo concibe teniendo como intención que cada quien efectúe ciertas tareas específicas. Estas tareas, junto con las asignadas a los otros empleados, asegura que la empresa funcione de forma correcta, cualquiera sea su objetivo.
También le pueden servir al empleado, porque a través del acta se le da la oportunidad al empleado de defenderse ante cualquier acusación que se le haga, evitando así la única opinión del supervisor o jefe.
Cuando un empleado con una tarea definida no concurre a su puesto de trabajo sin haberlo comunicado con la anticipación adecuada, esto podría generar un cierto desbarajuste.
Como no se puede prescindir de ningún puesto de trabajo de forma arbitraria, si se origina una de estas faltas trae como consecuencia que la administración, producción u otras funciones se puedan ver perjudicadas en su labor.
Además de esto, todo trabajador cuando firma un contrato adquiere el compromiso de ser responsable en sus acciones dentro del organigrama. Esto significa que adicionalmente se ocasiona que se rompa el hilo legal por faltar sin una notificación previa.
Supongamos que en una compañía que ensambla autopartes se ausentan dos trabajadores por tres días seguidos. Debido a esto, se ve afectada la producción, acarreando un atraso en el cronograma de entregas.
Aunque el supervisor inmediato podría sancionar directamente a los faltantes, por medio de llamados de atención, una suspensión o incluso el despido, las buenas prácticas y los procesos legales exigen a levantar un acta administrativa.
De esta manera, tanto el departamento de Recursos Humanos como las áreas gerenciales estarán al tanto de los detalles de la trama, creando un expediente y evidenciando los hechos. Además, tendrán las versiones tanto de los imputados como de quienes acusan y el contexto en que los acontecimientos se dieron.
Como es una variante del acta administrativa laboral, los elementos que la conforman serán prácticamente idénticos. Para que el acta administrativa por faltas se pueda considerar como un documento con carácter legal, deberá contener los siguientes elementos:
– Nombre de la compañía o empresa.
– Fecha en la que el trabajador cometió la falta. De ser posible con hora, día y mes.
– Lugar donde se desarrollaron los hechos.
– Señalar el nombre completo, cargo y otros datos propios del trabajador implicado a quien se le imputa haber faltado a su centro de trabajo.
– Descripción de cómo ocurrieron los acontecimientos pasados, que merecieron que se levantara el acta.
– Nombres completos y otros datos personales de los testigos de la falta.
– Declaración de cada uno de los testigos de la falta en cuestión.
– Cierre del acta, en la que se señala la hora exacta y la firma de todas las personas que intervinieron en los hechos.
Aunque las actas administrativas por faltas son documentos escritos, esto no imposibilita que si se menciona en ellas puedan ser adjuntados registros de otro tipo. Por ejemplo, filmaciones, grabaciones, croquis, fotografías o cualquier otro elemento que permita amplificar la representación de los hechos asentados en ella.
El acta administrativa por faltas debe estar escrita de forma objetiva, conteniendo una narración neutra e impersonal de los hechos sucedidos. Esta narración debe responder principalmente a las preguntas claves qué, cómo, quién, cuándo y dónde.
En este documento, las únicas narraciones admisibles de tipo personal deben proceder de la declaración de los diferentes testigos. Estas personas son las únicas que tienen derecho a relatar su punto de vista de forma personal, en lo que se refiere a las situaciones que presenciaron.
Después que se finalice la descripción de los hechos, al igual que las declaraciones respectivas de los testigos, todos los mencionados deberán firmar el acta. Esto es lo que le brinda un carácter legal, porque de esta forma se asegura que la información que contiene es la que se dio correctamente.
Se adjunta un modelo específico para residentes en México, el cual podrá servir en su gran mayoría también para otros países.
La Ley Federal del Trabajo no reglamenta las actas administrativas, ni tampoco indica cuál formato es el que deben tener. Por tanto, el patrón tiene la potestad de elaborarla, ya sea porque lo indica el reglamento interno de la empresa o porque está señalado en el contrato colectivo como una exigencia para efectuar el despido.
Es importante poder contar con un buen modelo de actas administrativas por faltas, ya que en varias ocasiones estas actas no se encuentran redactados de una forma correcta, por lo cual no es viable utilizarlas como soporte en el caso de alguna controversia en el trabajo.
- Formatos y Planillas (2020). Acta Administrativa por Faltas. Tomado de: formatosyplanillas.com.
- Mil Formatos (2018). Acta Administrativa Por Faltas. Tomado de: milformatos.com.
- Derecho Mexicano (2020). Acta Administrativa por Faltas de Asistencia. Tomado de: derechomexicano.com.mx.
- Pp Soto Asesor (2019). Actas administrativas, importante documento laboral. Tomado de: ppsotoasesor.com.
- Conciliación y arbitraje México (2020). Actas Administrativas. Tomado de: xn--conciliacinyarbitraje-ucc.com.