¿Para Qué Sirven los Formularios? Usos Más Destacados
Los formularios sirven para recoger ciertos datos de un individuo, tales como el nombre completo, la edad, la dirección, el grado de instrucción, entre otros. La intención es registrar información específica de una persona.
Dependiendo del tipo de formulario variarán los ítems a responder. Por ejemplo, un formulario médico pedirá información concerniente a la historia médica del paciente: alergias, condiciones que padece, síntomas, entre otros.
Los formularios se emplean en diversas áreas. En los colegios los representantes deben llenar formularios con información básica del estudiante y de sí mismos. En algunas páginas web se requiere completar un formulario para poder tener acceso.
Los formularios pueden ser tanto físicos como digitales. Los físicos son hojas impresas con los campos a ser rellenados.
Los digitales son plataformas electrónicas programadas para recibir una serie de datos. Este tipo de formato tiene la ventaja de que se puede subir directamente a una base de datos, lo que hace que la sistematización de los usuarios sea mucho más fácil.
Los formularios son un recurso útil a la hora de recolectar información sobre un individuo determinado. Proporcionan diversas ventajas, entre las que destaca la normalización y uniformidad de los datos suministrados.
Asimismo, los formularios le recuerdan al usuario cuáles son los datos que debe proporcionar en un momento dado. Por esto suelen emplearse también en los hospitales y en los bancos, entre otros establecimientos.
Los 6 usos principales de los formularios
1- En las instituciones educativas
Las instituciones educativas deben contar con registros de todos sus estudiantes y los representantes de estos.
Para ello, el representante debe llenar un formulario al momento de inscribir al alumno. En este documento el representante suministra sus datos, así como los de su representado.
Algunos institutos ofrecen becas a sus estudiantes. También en este proceso es necesario llenar un formulario.
Además de los datos personales, estos formularios requieren datos socioeconómicos: ingresos del responsable económico y del estudiante, características de la vivienda, grado de instrucción de los padres, egresos de la familia y del estudiante, entre otros.
Esto se hace con el objeto de determinar si el alumno necesita en realidad el soporte económico que está solicitando.
2- En organizaciones de la salud
En los hospitales, las clínicas y otros recintos relacionados con la salud, los pacientes deben llenar una serie de formularios antes de poder disfrutar de los servicios de la institución.
En estos formularios se incluye información básica del paciente: nombre y apellido, edad, sexo, fecha de nacimiento, teléfono, dirección y número de contacto de algún familiar o amigo a quien se pueda llamar en caso de emergencia.
Sumado a esto, en los formularios médicos se incluyen preguntas sobre la situación del paciente en cuanto a su salud.
En este apartado se incorporan datos sobre las condiciones físicas y mentales que padece el paciente, alergias (en caso de que las tenga), antecedentes familiares en materia de salud, síntomas actuales que presenta, entre otros.
3- En la administración
La información relativa a las transacciones comerciales de una empresa se deja plasmada en formularios.
Estos documentos deben presentar la fecha en la que se emitieron y un sello o firma que los autorice como válidos.
En este área existen diversos tipos de formularios, entre los que destacan la petición de materiales, el archivo de información y el informe de resultados.
4- En las páginas web
Algunas páginas web emplean formularios como medio de suscripción. Por ejemplo, para acceder a ciertas redes sociales hay que registrarse y responder varias preguntas: nombre, fecha de nacimiento, sexo, país de origen, correo electrónico, número telefónico, nombre de usuario y contraseña.
Los formularios de las redes sociales también incluyen ítems sobre la conectividad y la privacidad de la cuenta.
Con respecto a la conectividad, es común que pregunten si se desea sincronizar con otras redes sociales pertenecientes al mismo usuario y si se desea recibir información en el correo electrónico.
En referencia a la privacidad de la cuenta, el usuario puede escoger que su cuenta sea pública, para que cualquier otro usuario pueda acceder a ella; o privada, de forma que solo ciertos usuarios puedan disfrutar de su contenido.
Las encuestas en línea son otra variante de formularios que se pueden encontrar en las páginas web. Estas tienen como objeto conocer la opinión de los usuarios, crear una base de datos, entre otros.
5- Para realizar una postulación
Existe un tipo específico de formulario denominado formulario de postulación. Este se emplea cuando una institución ofrece un puesto, ya sea un trabajo, una beca, una oportunidad de estudios en el exterior, entre otros.
Las personas que deseen postularse llenan los formularios incluyendo una foto, datos personales, descripción de habilidades y destrezas, nivel de estudio, experiencia laboral, entre otros aspectos. Estos formularios se asemejan a un resumen curricular.
Algunas instituciones requieren que los competidores suministren información sobre sus antecedentes penales, así como cartas de recomendación que certifiquen la buena conducta del individuo.
Si se trata de un trabajo parcial, en el formulario debe constar el horario de disponibilidad de la persona que se postula.
También se incluye un apartado en el que la persona a postularse puede expresar los motivos por los cuales debería ser aceptada para el puesto. Por lo general se trata de un ensayo argumentativo.
Ciertas organizaciones toman en cuenta únicamente los formularios para decidir quién obtendrá el puesto ofrecido. Sin embargo, otras llevan a cabo entrevistas adicionales para comprobar las destrezas de los participantes.
6- Como constancia
Los formularios sirven para dejar constancia de las acciones de una organización.
Por ejemplo, el hecho de que un paciente llene un formulario en un hospital sirve de garantía, ya que demuestra que el individuo fue ingresado en la institución en una fecha determinada.
Referencias
- Accountability. Recuperado el 20 de octubre de 2017, de wikipedia.org
- Accountable Forms Control. Recuperado el 20 de octubre de 2017, de gov.nu.ca
- Application for employment. Recuperado el 20 de octubre de 2017, de wikipedia.org
- Electronic Form Design for Hospitals. Recuperado el 20 de octubre de 2017, de formfast.com
- Form (document). Recuperado el 20 de octubre de 2017, de wikipedia.org
- Why application forms? Recuperado el 20 de octubre de 2017, de totaljobs.com
- Why Hospitals Need eForm Technology to Complement Their EHR. Recuperado el 20 de octubre de 2017, de formfast.com