Proceso contable: qué es, definición, etapas, importancia
¿Qué es el proceso contable?
El proceso contable es el ciclo que ocurre entre la ocurrencia, el registro y el procesamiento de las operaciones financieras que se realizan en una empresa. Es decir, se trata de una secuencia de actividades que conlleva al registro detallado de cómo se reciben, se cobran y se pagan bienes y servicios en una organización.
Ese registro se realiza en los libros o cuadernos contables. Es un proceso que se da por etapas y que se reinicia constantemente. En él se recopila información financiera que luego se presenta en forma de reportes denominados estados financieros.
Pero el ciclo no llega hasta la presentación de esos estados financieros, sino que vuelve a empezar desde allí. La frecuencia de los reportes financieros depende de la naturaleza o el tamaño de la empresa. Sin embargo, lo normal es que sean trimestrales, semestrales y anuales.
Etapas del proceso contable
Entre las etapas del proceso contable se encuentran:
Identificación y análisis de la transacción
Se define el tipo de operación que se está realizando mediante los documentos fuente: facturas, órdenes de compra, contratos, etc. Esos documentos fuente deberían ser originales, puesto que sirven de respaldo a las transacciones registradas.
Esas transacciones deben analizarse antes de cargarse en el sistema para determinar la cuenta a la que pertenecen y el monto real a registrar. Solo se ingresan las transacciones contables que pertenecen a la empresa.
Identificar cuentas
En la base de datos contable o el sistema contable que usa una empresa, hay una lista de cuentas o conceptos en los cuales se incluirán las entradas.
Es importante que estas cuentas estén debidamente detalladas y sean lo suficientemente específicas como para que reflejen, sin lugar a dudas, la naturaleza de la transacción.
En este momento se decide cuáles serán las cuentas en las que registrará la transacción.
Registro de la transacción
Se anota la transacción o entrada en el libro diario, en la medida en la que sucede, por lo que resultará en un orden cronológico. Para hacer estas anotaciones se utiliza, por lo general, el sistema de contabilidad de doble entrada, en el que se reflejan las cuentas cargadas y las cuentas acreditadas.
Existen libros especiales en los que se anotan las transacciones que se repiten con cierta frecuencia.
Publicación de la entrada
Se publican las entradas o transacciones en las cuentas individuales de los libros mayores, con débitos a la izquierda y créditos a la derecha.
En el libro mayor se detalla cada cuenta.
Contabilización de saldos
Es el balance preliminar de todas las cuentas; se calculan los saldos y se totalizan los saldos del débito y los del crédito.
Si el resultado al final de estas dos columnas es igual, entonces el balance está correcto.
Asiento de pérdidas y ganancias
Es el asiento de la totalización de ganancias y pérdidas del negocio.
Elaboración del balance de comprobación
Luego de determinar los saldos de las cuentas que se reflejan en el libro mayor, se procede a verificar la exactitud de los registros.
Con este documento, se pueden reubicar los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas.
Análisis de ajustes
En este momento los ajustes se anotan en el libro diario, basándose en los datos recogidos en el balance de comprobación.
Una vez cumplido este paso, se pasan dichos ajustes al libro mayor. De esta manera, las cuentas mostrarán saldos correctos y actualizados.
Presentación de los estados financieros
Se combinan las sumas en las diversas cuentas registradas y se presentan en estados financieros.
Es decir, se reagrupa la información de la hoja de trabajo (o balance de comprobación), y se elaboran: el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo, etc.
Cierre de la contabilidad
En esta fase se realizan acciones que permiten cerrar el ciclo de la contabilidad en un ejercicio económico determinado.
Entre las operaciones que se ejecutan en esta fase se encuentran:
- Contabilización de las variaciones de existencias
- Periodificación contable
- Contabilización de las provisiones y de las pérdidas por deterioro
- Contabilización de las amortizaciones
En el cierre, se finaliza el ejercicio económico en los libros para que sirvan de soporte al siguiente ejercicio fiscal. En esta etapa, se contabilizan los asientos en el libro diario para cerrar las cuentas temporales de capital.
Esta información pasa luego al libro mayor, donde la utilidad y la pérdida neta pasan a la cuenta de capital. Es el registro del final del ejercicio, en el que todas las cuentas (acreedoras y deudoras), deben tener saldo nulo.
Balance de comprobación posterior al cierre
Es un paso posterior al cierre de las cuentas nominales. Es un procedimiento que permite garantizar que el libro mayor esté balanceado para el inicio del siguiente periodo contable.
Es un balance que cuenta con Activos, Pasivos y Capital.
Balance de situación final
El balance de la situación final es el proceso que implica llevar las cuentas al libro mayor. En la columna de activos se colocan las cuentas del haber y en la de pasivos, las del deber.
Este será el balance que se tomará en cuenta para hacer el balance de situación inicial del siguiente ejercicio económico.
Importancia del proceso contable
El proceso contable es la única vía confiable para determinar la rentabilidad de una empresa. Solo siguiendo estos pasos se podrá ver el detalle de la rentabilidad de la inversión que se está haciendo en un determinado negocio.
Asimismo, es lo que permitirá tener datos para tomar decisiones acertadas sobre la operatividad del negocio, como qué rubros necesitan inyección de capital o cuáles deben ser desechados.
Por otro lado, también tiene ventajas legales, debido a que permite tener al día información que puede ser requerida por los entes gubernamentales.
Automatización del proceso contable
Con los años, la mayoría de las tareas en una empresa se han visto afectadas por la automatización de distintas maneras. En el caso de la contabilidad, no ocurre algo muy diferente.
Cuando la informática se convirtió en una actividad popular, alrededor de 1981, los sistemas de información contables se integraron en bases de datos.
De acuerdo con el tamaño y la naturaleza de la empresa, sus líderes deciden el nivel de sistematización que emplearán en su contabilidad.
Algunas de las ventajas de automatizar el proceso contable son:
Simplicidad
La mayor parte de los softwares que existen en el mercado, están pensados para que el equipo de contabilidad pueda adaptarse fácil y rápidamente al sistema.
Además, incluyen modos rápidos de corregir las probables equivocaciones que se puedan cometer.
Rapidez
Es de los más evidentes beneficios de un sistema automatizado porque permite ubicar entradas, cuentas o cualquier otro dato contable, en cuestión de segundos.
Esto también conlleva una carga de comodidad, puesto que elimina la necesidad de cargar con libros contables o carpetas.
Facilidad de supervisión
La automatización contable permite tener, cuando se requiera, el panorama financiero del negocio.
Asimismo, se puede comprobar y contrastar el comportamiento de cada cuenta en cualquier momento del ejercicio económico.
Copias de seguridad
Tener el sistema contable automatizado permite tener copias de toda la información con mayor rapidez y facilidad de lo que significaría tenerlo manual.
Como todo, esta automatización también implica ciertos riesgos, entre los que se pueden mencionar:
Virus informáticos
Los virus informáticos son un riesgo para cualquier dispositivo o sistema electrónico.
Los sistemas contables también son susceptibles de ser penetrados por un virus, con lo cual se hace obligatorio protegerlos con fuertes medidas de seguridad.
Este hecho reafirma la enorme ventaja que reviste tener copias de seguridad y respaldo.
Robo de información
El robo de información mediante el accionar de hackers, es otro riesgo natural de estos sistemas.
Referencias
- The steps in the accounting process. Recuperado de: accountingtools.com
- The Accounting Cycle: 9-Step Accounting Process. Recuperado de: accountingverse.com
- Accounting process. Recuperado de: businessdictionary.com