Seiketzu (estandarización): concepto, características, ejemplos
¿Qué es el Seiketsu?
El Seiketsu (estandarización) es la cuarta etapa del método japonés 5S para la manufactura esbelta. Su objetivo es establecer estándares en las metodologías de trabajo relacionadas con las primeras tres etapas 5S (Seiri, Seiton y Seiso) y en las operaciones en general.
En los métodos, herramientas y procesos que se deben compartir con otras personas es necesario renunciar a las tendencias personalistas. Esto responde a la necesidad de actuar en favor de ayudarse unos con otros a entender las cosas, compartiendo así una visión común.
De este modo, todos los empleados sabrán cómo organizar y mantener su lugar de trabajo de una manera eficiente y segura, con instrucciones claras y bien entendida por todos.
Sin un trabajo estandarizado, nunca se será capaz de mejorar continuamente los procesos ni de indagar dónde están ocurriendo los errores.
Para que todos entiendan un sistema estandarizado, se debe capacitar al personal e incluso supeditarlos a pruebas periódicas para garantizar que lo entienden debidamente. El diseño del sistema debería facilitar su aprendizaje.
Características del Seiketsu
Es un estado
El Seiketsu no se refiere a una actividad, sino a un estado o condición. Consiste en construir un conjunto sólido de procedimientos para mantener a los primeros 3S.
Sin embargo, el verdadero propósito del Seiketsu no es solo estandarizar lo que se ha hecho en las primeras tres etapas de 5S, sino lograr un trabajo estandarizado, asegurando que las formas más eficientes de hacer las cosas sean realizadas de una manera repetible, mediante instrucciones de trabajo documentadas (procedimientos operativos estándares).
El Seiketsu también tiene que ver con el concepto visual: todos deberían ser capaces de distinguir de un vistazo las condiciones normales y las anormales.
Estandarización
La estandarización hace que se destaquen las anormalidades y las situaciones inusuales. Si se coloca un grupo de máquinas de limpieza ordenadas en una fila, con un lugar para cada una, entonces se notará si falta una.
Del mismo modo, si todas las piezas inspeccionadas tienen una etiqueta colocada en un lugar estándar y visible, se puede detectar fácilmente cuando falta alguna por ser examinada. Las etiquetas de color también permiten destacar los elementos que han reprobado la inspección.
El etiquetado, la codificación de colores y otras herramientas visuales, en conjunto con los procedimientos escritos, forman todos parte del proceso de estandarización.
Hay muchas posibilidades para la creatividad en la estandarización: usar marcadores de posicionamiento, cubiertas protectoras transparentes que den visibilidad, cristales líquidos y otros códigos electrónicos que cambien según varíen las condiciones, flechas para mostrar rutas, etc.
Beneficios del Seiketsu
Reducir el tiempo de entrenamiento
Las situaciones similares se documentan de manera similar, las tareas básicas se realizan en cada grupo de trabajo y los compañeros de trabajo con experiencia pueden explicar las cosas a los recién llegados.
Reducir o eliminar la confusión
Cada trabajador conoce claramente sus tareas y responsabilidades
¿Cómo implementar el Seiketsu?
– Las funciones y responsabilidades de todo el personal deben estar documentadas y ser claras. La gerencia debe proporcionar tiempo suficiente para que el personal desarrolle e implemente los cambios.
– El personal debe estar dispuesto a aceptar los cambios y a ayudar a implementarlos. Para que el personal adopte los procesos estándar, todos los integrantes de la empresa deben estar informados.
– Mientras más reuniones de discusión grupal se tengan cuando se está implementando y documentando cuál es el estándar o cuál debe ser el estándar, habrá mayor posibilidad de mantenerlo exitosamente.
– Se deben estandarizar las tres etapas previas de 5S, asegurándose de que la limpieza se vuelva parte del proceso rutinario. Para ello se debe proporcionar tiempo, equipos e instrucciones documentadas al personal.
– Codificar con colores las diferentes áreas, funciones, etc., para hacer que las cosas sean claras, con códigos comunes en toda la empresa.
– Se deben encontrar las formas de extender el uso de colores e imágenes estándares para transmitir información importante de forma rápida y consistente. El principal beneficio con esto es una mayor seguridad en el lugar de trabajo.
– Tener formas estándar de almacenar las herramientas y equipos en sus celdas para que cualquier persona de la empresa sepa dónde buscar las cosas. Tener áreas específicas y códigos de colores para la documentación, de modo que sean comunes en todas las áreas.
– Hacer que los operadores documenten el flujo de trabajo. Estos documentos garantizarán la coherencia entre los turnos de trabajo y los diferentes operadores.
– Al hacer que los mismos operadores definan y escriban las instrucciones, se evita cualquier problema con ellos, ya sea porque no entiendan las instrucciones de trabajo o porque no estén de acuerdo con los métodos descritos. Además, se motivan más por tener un mayor control sobre sus propios métodos de trabajo.
Ejemplos
Uso de letreros estandarizados
Todos los letreros de “Salida” tienen el mismo aspecto, pero son diferentes de los letreros de “Entrada” o los letreros de “Baños”, para hacer que el mensaje sea fácil de entender rápidamente.
Parte de esto se ha incorporado a la sociedad: un círculo rojo con una franja diagonal para indicar “no entre aquí” o “no haga esto”, o etiquetas con un cráneo y huesos cruzados para los venenos.
Limpieza del puesto de trabajo
Cada trabajador debe tener un conjunto de tareas diarias de limpieza, tales como:
– Limpiar las herramientas antes de guardarlas en sus respectivos estantes.
– Barrer un área designada del piso.
– Limpiar e inspeccionar la maquinaria utilizada durante ese turno.
– Almacenar los elementos del puesto de trabajo de forma adecuada: por ejemplo, colocando las tapas en los envases.
– Apagar o desenchufar las herramientas eléctricas, según sea necesario.
– Limpiar el polvo de las superficies de trabajo.
– Verificar visualmente que todo esté en su lugar.
Este conjunto de acciones no debería añadir más de cinco minutos al conjunto de tareas rutinarias diarias de cada trabajador. La clave es que esto se convierta en rutina.
Para que la gerencia haga cumplir los estándares, los mismos deben estar documentados. Debería ser suficiente con fotografías del lugar de trabajo ordenado.
Uso de colores
Se puede establecer el uso de etiquetas adhesivas de colores a ser colocadas visiblemente en los productos revisados por los aseguradores de calidad en una línea de producción, para indicar su estatus de calidad particular. Por ejemplo:
Etiqueta roja
El producto no cumple con las especificaciones de calidad. Debe ser desechado.
Etiqueta amarilla
Producto en observación. Requiere prueba o reproceso adicional.
Etiqueta verde
Producto aprobado por calidad.
Lo ideal es hacer que el uso de estas etiquetas sea parte de la vida cotidiana en todas las áreas de trabajo.
Los colores también pueden ser usados en las personas, con diferentes colores en cascos, insignias, camisas, etc., para indicar la función o posición jerárquica del trabajador.
Esto, por ejemplo, permitirá ver fácilmente dónde están trabajando los electricistas. También deja en claro cuando alguien está haciendo un trabajo para el cual no está calificado.