Carta formal: qué es, características, partes, datos, ejemplos

¿Qué es una carta formal?

Una carta formal es aquella que se dirige a una autoridad, a una persona desconocida o a alguien conocido, en medio de un contexto que implica necesariamente una actitud de formalidad. Este tipo de comunicación escrita es común en los ámbitos laborales y académicos, así como en ciertos escenarios sociales.

Las cartas formales son comunicaciones netamente informativas. En varios casos también pueden expresar sentimientos más personales, aunque generalmente suelen ser enviadas con la intención de informar algo.

El lenguaje de las cartas formales tiene cierto halo de seriedad, se busca expresar respeto hacia el remitente de la comunicación. Así mismo, se caracterizan por ser breves y concisas: la intención es informar algo en particular, y a través de la carta formal se busca expresarlo de la manera más precisa posible.

Características de la carta formal

Son netamente informativas

Las cartas formales tienen como principal objetivo informar. Esta información puede ser de carácter novedoso para el remitente, o puede funcionar como un recordatorio de algún tema planteado en una ocasión anterior.

En cualquier caso, las cartas formales no suelen ser un medio para enviar saludos o mantener el contacto entre personas; su función primordial es transmitir una información en un contexto determinado.

Utilizan lenguaje respetuoso

En este tipo de cartas se utiliza un lenguaje bastante formal. En toda la extensión de la comunicación el remitente debe percibir que se le trata con respeto y atención.

En las cartas formales deberán incluirse los nombres de los cargos que ocupa el remitente o el título que exhibe, en caso de que así sea.

Son breves

Dado que tienen una función muy concreta, las cartas formales se caracterizan por su corta extensión. Se busca evitar que quien recibe la carta tenga que invertir demasiado tiempo en su lectura.

Al contrario, la intención es que el mensaje llegue de una manera rápida. Por ello es importante que en las cartas formales no haya párrafos innecesarios.

La información se expresa de forma precisa

Tal como indicamos en el punto anterior, la precisión es clave para las cartas formales. Al redactar este tipo de comunicaciones es imperativo evitar frases hechas, párrafos de relleno o datos innecesarios que no sean de interés del lector.

Toda la carta debe estar llena de información de valor, expresada de manera fluida, respetuosa y precisa.

Pueden estar dirigidas a conocidos o desconocidos

Los remitentes de las cartas formales pueden ser personas conocidas o desconocidas. Por ejemplo, un vecino de una comunidad puede redactar una carta dirigida al presidente de dicha comunidad para solicitar la convocatoria de una junta extraordinaria como consecuencia de algún problema en específico.

Su estructura incluye elementos de protocolo

En las cartas formales suele incluirse información relacionada con los cargos que desempeñan tanto el emisor como el remitente, así como nombramientos específicos que vengan a lugar.

Estas menciones son muy importantes dentro de la estructura de las cartas formales, pues implica el reconocimiento pleno de quien recibirá la carta y se interpreta como una señal de respeto y esmero en la comunicación.

Debe cuidar de forma especial las reglas de ortografía

En cualquier tipo de escrito es necesario contar con buena ortografía y redacción, pero en una carta formal es aún más necesario que todos los párrafos estén escritos correctamente.

Partes de la carta formal: datos necesarios

Lugar y fecha

Estos datos suelen ubicarse en la parte superior derecha de la carta, aunque también pueden encontrarse en el área superior izquierda. Es importante no olvidar estos elementos, pues son los que permitirán registrar la comunicación y ubicarla en un contexto determinado.

Lo más común es que primero se coloque la ciudad y luego la fecha, siguiendo el formato de día, mes y año en curso. Por ejemplo: “Madrid, 15 de octubre de 2019”.

Encabezado

En esta sección debe mencionarse al remitente de la comunicación. Esta mención debe incluir el tratamiento correspondiente (es decir, “señor”, “señora”, “don”, “doña”, etc.) y el nombre completo de la persona.

En la siguiente línea debe aparecer el cargo que ocupa la persona en cuestión, o el título que tiene en caso de tratarse de algún miembro de la nobleza o la realeza.

Luego de esta información, algunas personas utilizan la palabra “presente”. Se trata de una convención que no es obligatoria, pero que puede utilizarse si quien redacta la carta lo considera prudente. Un ejemplo de encabezado puede ser el siguiente:

“Sra. Camila Flores

Diputada del 6to distrito de la Región de Valparaíso

Presente.”

Saludo

Esta sección ocupa apenas una línea, recordemos que la intención de una carta formal es ser lo más directa, respetuosa y precisa posible.

Por ello, el saludo al remitente incluirá un término de cortesía, como “estimado”, “distinguido”, “respetado” o “apreciado”, entre otros.

Además, debe incluir el tratamiento que se ha colocado anteriormente (“señor”, “señora”, “don”, “doña”, entre otros), así como el cargo que ocupa el remitente, que también se ha colocado en el encabezado. Un buen saludo para una carta formal puede lucir así: “Estimada señora diputada”.

Introducción

El primer párrafo de una carta formal debe indicar de forma concisa cuál es la razón de la comunicación. Esta introducción debe aclarar efectivamente el planteamiento principal de la carta y lo que se espera conseguir por parte del remitente.

Así mismo, la introducción puede detallar de forma rápida quién escribe la carta y en calidad de qué está propiciando dicha comunicación.

Es decir, quien lee la carta formal debe comprender cuál es la información principal con solo leer el primer párrafo de la misma. De esta forma reconocerá rápidamente qué tipo de acciones se le solicitan a través de la carta. A continuación ofrecemos un ejemplo de introducción de una carta formal:

“Me comunico con usted en calidad de habitante del barrio Bellas Artes con la intención de expresarle mi  gratitud por la inauguración del parque comunal Juan Díaz, que está ubicado en el centro de dicho barrio y que ha significado una mejora evidente en la calidad de vida de quienes habitamos allí”.

Cuerpo

Corresponde al desarrollo del texto. En esta sección deben incluirse todos los aspectos complementarios relacionados con la principal razón de la comunicación, que ha sido expuesta en el párrafo anterior.

Es importante que la carta no se extienda en demasía, siempre debe escribirse de la manera más precisa posible. Sin embargo, también es importante que la comunicación no quede incompleta por querer hacerla muy breve.

Debe haber un equilibrio que permita que la extensión de la carta sea corta y que, al mismo tiempo, sea posible entregar la información completa al remitente.

Despedida

La despedida se encuentra al final de la carta. Esta sección da la oportunidad de recalcar la idea principal de forma rápida y resumida.

Así mismo, en la despedida también puede incluirse una frase afectiva y amable que dé por terminada la conversación. Un ejemplo de despedida en una carta formal puede ser el siguiente: “Agradezco las labores realizadas en este barrio de la ciudad capital y quedo a su disposición para futuros proyectos de mejoramiento social. Se despide atentamente”.

Firma

Es la última sección de la carta. En este apartado se coloca el nombre completo de quien escribe la carta, así como su cargo o título, según sea el caso.

Este nombra va acompañado de la firma de la persona. Para las cartas formales se suele utilizar la misma firma que se usa en los documentos legales habituales. Puede escribirse de puño y letra o puede ser una firma electrónica.

Otros

Si la carta forma se envía desde una institución u organización formal, se puede incluir un logotipo en la parte superior derecha.

Ejemplos de carta formal

Carta formal de renuncia

Madrid, 15 de noviembre de 2018

Sr. Joaquín Guerrero

Director de Recursos Humanos del diario El País

Presente.

Estimado señor director:

Me dirijo a usted con la finalidad de hacerle saber mi decisión de abandonar de forma permanente mi cargo como periodista en jefe de la sección Internacional del distinguido diario El País a partir del próximo 1 de diciembre de 2018.

Esta decisión responde a razones personales que son ineludibles y en nada tienen relación con malas experiencias dentro de la empresa, en la que ejercí funciones de forma armoniosa durante tres años.

Sirva la presenta comunicación para agradecerle por la confianza que la empresa me brindó en todo momento. Mi experiencia laboral en El País ha significado una importante oportunidad de crecimiento profesional y personal por la que estoy inmensamente agradecido.

Sin más que agregar y esperando comprensión de su parte, se despide,

Daniel Fernández

Periodista en jefe de la sección Internacional, El País.

Carta formal de reclamación

Caracas, 26 de septiembre de 2019

Sr. Samuel Palacios

Gerente general de Movistar

Presente.

Estimado señor gerente:

Por medio de la presente comunicación me dirijo a usted para informarle sobre mi inconformidad con relación al servicio de internet que ofrece la empresa que usted dirige. Durante los últimos 15 días continuos he estado sin el servicio de internet y aún no se ha resuelto mi situación.

Comprendo que existen ciertos canales que son los adecuados para presentar las quejas correspondientes, pero le indico respetuosamente que ya han quedado registrados mis reclamos durante los últimos 15 días y no se me ha podido ofrecer una respuesta satisfactoria.

En la presente carta adjunto copias de las facturas de los últimos dos meses debidamente pagadas, así como un listado con los números de reclamos efectuados por mí en el departamento de atención al público de la empresa. Quedo atenta y dispuesta en caso de que sea necesario presentar alguna otra documentación.

Agradezco de antemano las diligencias que tenga usted a bien hacer para conseguir que mi caso sea relevado a las instancias pertinentes, a través de las cuales puedan dar respuestas a mis requerimientos.

Reciba un cordial saludo de mi parte.

Atentamente,

Diana González Riera

C.I. 18.574.296

Carta formal de agradecimiento

Barcelona, 8 de enero de 2019

Srta. Beatriz Villarejo

Directora del Instituto de Danza Contemporánea de Barcelona

Presente

Distinguida Srta. Villarejo:

Por medio de la presente ofrezco mi más sincera gratitud a usted y al equipo del Instituto de Danza Contemporánea de Barcelona por la impecable labor de acompañamiento que tuvieron a bien brindar en el marco del II Festival de Danza Contemporánea, realizado los días 6 y 7 de enero de 2019, y organizado por la Escuela Ímpetu, de la que soy directora.

El equipo del Instituto de Danza Contemporánea de Barcelona hizo posible que la organización del evento fuera completamente exitosa. Los espacios facilitados cumplieron con las expectativas de los bailarines, coreógrafos y del público en general, y hemos recibido una respuesta muy favorable de la audiencia.

Entendemos que este evento no hubiese sido posible sin la participación del instituto que usted dirige, y estamos muy agradecidos por haber trabajado en conjunto con un equipo tan diligente.

Extiendo un agradecimiento profundo en nombre de todos los integrantes de la escuela Ímpetu, y quedo a su entera disposición para la realización en conjunto de futuros eventos.

Reciba un muy cordial saludo.

Atentamente,

Olga Rojas

Directora de la Escuela de Danza Contemporánea Ímpetu

Carta formal de petición

Buenos Aires, 7 de marzo de 2019

Sr. Carlos Cajal

Gerente de ventas de Ford Argentina

Estimado Sr. Cajal:

A través de la presente comunicación le hago llegar muy respetuosamente la petición del envío de diez (10) unidades de autos modelo Fiesta Power 2019 al concesionario Auto Summit durante el transcurso del mes en curso. Adjunto las facturas correspondientes efectivamente pagadas el día 28 de febrero de 2019.

Tal como es habitual, agradecemos profundamente que dicha entrega pueda efectuarse en el horario matutino (entre las 8.00 y las 12.00 horas), para que los autos puedan ser debidamente recibidos por el personal encargado de tales funciones.

Agradezco de antemano su disposición y quedo atento ante cualquier requerimiento que tengan a bien hacer.

Atentamente,

Diego Miranda

Gerente de compras de Auto Summit

Carta formal de invitación

Quito, 9 de diciembre de 2019

Sres. Álvarez Suárez

Nos dirigimos a ustedes con el enorme placer de invitarles a ustedes y su familia a nuestro enlace matrimonial, que Dios mediante será el 7 de enero de 2020.

La ceremonia tendrá lugar en la Iglesia de la Compañía de Jesús, ubicada en la calle García Moreno N10-43,  a las 17.00 horas. El banquete será en el salón de festejos Ruiseñor, en la calle Amapola N30-4, a las 20.00 horas. El traje propuesto para ambos eventos es de carácter formal.

Rogamos muy respetuosamente que puedan confirmar su asistencia al evento y agradecemos de antemano su presencia como testigos de nuestro casamiento.

Reciban un muy sentido saludo de nuestra parte,

Atentamente

Roberto Álvarez y Fabiola Rodríguez

Carta formal de baja voluntaria

Ciudad de Panamá, 12 de mayo de 2019

Sra. Carla Guzmán

Director de Recursos Humanos de Revlon Panamá

Presente.

Distinguida Sra. Guzmán:

A través de la presente comunicación le informo que he decido solicitar mi baja laboral voluntaria como consecuencia de motivos de carácter personal. Me permito indicarle que esta decisión es irrevocable y comenzará a tener efecto a partir del 1 de junio de 2019.

Aprovecho la ocasión para informarle que realizaré el preaviso correspondiente que dicta la ley a partir del próximo lunes 15 de mayo, y luego de ese periodo de 15 días me desvincularé por completo de la empresa.

Agradezco muy profundamente por las oportunidades laborales que me facilitó Revlon Panamá desde mi incorporación a la empresa. Quedo a disposición de ustedes para la presentación de cualquier documentación que considere pertinente para llevar a cabo el trámite administrativo de la mejor forma posible.

Se despide con gratitud,

Luis David Reyes

Coordinador de ventas de Revlon Panamá

Carta formal para pedir trabajo

Santiago de Chile, 4 de julio de 2019

Sra. Inés Martínez

Jefa de selección del Hotel Marriot

Estimada Sra. Martínez:

Le escribo la presente comunicación en respuesta a la solicitud de personal de atención al cliente que la empresa Marriot ha publicado en la prensa nacional.

Cuento con experiencia demostrable en el área de atención al cliente por más de 4 años y aptitudes óptimas relacionadas con el tratamiento respetuoso y asertivo del público en general. Por estas razones me presento como candidata para el puesto de trabajo ofrecido.

Soy una trabajadora proactiva, con aptitudes para las labores en equipo y con altas dotes de liderazgo. Estoy abierta a adaptarme al espíritu de la empresa, aportando mi experiencia en el ramo y mi disposición a mejorar los procesos de forma continua.

Adjunto mi resumen curricular, así como las recomendaciones que firman varios de mis antiguos empleadores. Si lo considera pertinente, quedo disponible para concertar una reunión en la que podamos profundizar los detalles de lo que aquí le indico.

Gracias de antemano, reciba un saludo cordial.

Atentamente,

Paola Vásquez Hernández

Carta formal para solicitar algo

Bogotá, 8 de octubre de 2018

Sr. Patricio Pinto

Director de la Junta Calificadora de Admisión y Exclusión de Socios del Club de la Unión

Estimado Sr. Pinto

Me dirijo a usted con la finalidad de solicitar a la Junta Calificadora de Admisión y Exclusión de Socios mi inclusión como socio al Club de la Unión, en mi calidad de miembro fundador del partido político Opción Ciudadana.

Desde su fundación, el Club de la Unión tiene una marcada tradición de promoción de la discusión y el debate. En sus distinguidos espacios se han reunido personas de renombre dentro del ámbito político, económico y social con la intención de compartir ideas y generar escenarios de convergencia.

Como fundador del partido Opción Ciudadana, considero pertinente mi anexión a este prestigioso club, a cuyos socios podré ofrecer las visiones que he construido durante mis 20 años de experiencia en política, así como mi amplia red de contactos dispuesta a colaborar con el club en lo que sea necesario.

Anexo mis credenciales personales y profesionales, y agradezco de antemano por su consideración en la presente solicitud que tengo a bien presentarle.

Atentamente,

Óscar Katz Piñera

Fundador del partido político Opción Ciudadana

Carta formal para convocar reunión

Ciudad de México, 26 de mayo de 2017

Sra. Federica Armijo

Presidenta de la junta de condominio del edificio Las Flores.

Presente.

Distinguida Sra. Armijo:

La presente carta tiene como objetivo solicitarle muy respetuosamente que convoque una reunión con carácter de urgencia a la que estén invitados todos los vecinos habitantes del edificio Las Flores. El motivo de la reunión es determinar estrategias de protección ante las violentas protestas que hemos presenciado en la zona en los últimos días.

Le propongo por esta vía que la reunión se realice lo más pronto posible, para poder ejecutar las acciones pertinentes que permitan aumentar nuestra seguridad y la de las instalaciones del edificio.

Agradezco de antemano por la celeridad que pueda aplicar en este caso y quedo atenta para cualquier colaboración que considere necesaria.

Atentamente,

Sra. María Alexandra Quintero Mejías

Departamento 76, edificio Las Flores.

Carta formal para hacienda

Valparaíso, 19 de febrero de 2019

Sr. Hugo Díaz Rojas

Jefe del Departamento de Gestión del Servicio de Impuestos Internos

Presente.

Estimado Sr. Díaz:

Por medio de esta carta me dirijo a usted respetuosamente para solicitar la devolución de las retenciones registradas a mi nombre correspondientes al segundo semestre de 2018.

Como basamento de la presente solicitud, anexo en esta comunicación los artículos relacionados que forman parte del Código Tributario por el que se rige nuestro país y que tiene vínculo con el caso que hoy presento ante usted.

Agradezco de antemano por la atención prestada y quedo a su entera disposición para concertar una reunión con usted u otro representante de esta respetable institución.

Atentamente,

Selena Gutiérrez Torres

RUT 14 593 963-8

Carta formal para el alcalde

Valencia, 8 de septiembre de 2019

Sr. Joan Ribó

Alcalde de Valencia

Presente.

Distinguido señor alcalde:

Me dirijo a usted a través de esta carta para solicitarle con mucho respeto el otorgamiento de un permiso para materializar el IV Encuentro Vecinal de Valencia en la plaza central del municipio de Valencia el próximo 8 de noviembre de 2019.

La finalidad de estos encuentros vecinales es conectar positivamente a todos los miembros de la municipalidad valenciana, ofrecer actividades recreativas y promover espacios de discusión que permitan proyectar mejoras para toda la comunidad.

Se estima que el IV Encuentro Vecinal de Valencia tenga una duración de 6 horas y cuente con la participación de aproximadamente 150 hombres, mujeres, niños y niñas.

Quedo a su disposición para agendar una reunión informativa en caso de que lo considere necesario, y agradezco de antemano por su amable atención.

Atentamente,

Tamara Núñez Fuertes

Presidenta del Comité Organizativo del IV Encuentro Vecinal de Valencia