Análisis de puestos: qué es, para qué sirve, etapas, métodos, ejemplo
¿Qué es el análisis de puestos?
El análisis de puestos es un proceso de investigación utilizado para identificar los requisitos necesarios para realizar un trabajo de manera efectiva. También puede ayudar a establecer los requisitos de los puestos de trabajo, evaluar el rendimiento de los empleados y mejorar la comunicación entre departamentos.
Involucra la recopilación de información sobre el trabajo a través de entrevistas con empleados y otras fuentes, y luego utiliza esa información para elaborar un perfil detallado del puesto. A menudo se lleva a cabo en conjunción con el análisis organizacional, que tiene como objetivo evaluar el impacto de los cambios en la estructura de la empresa.
El análisis de puestos puede ayudar a los gerentes a comprender mejor las responsabilidades y tareas asociadas con un trabajo, y también puede ser útil para identificar vacantes o nuevas oportunidades laborales.
¿Para qué sirve el análisis de puestos?
Los resultados del análisis de puestos son influencias claves en el diseño de la capacitación, el desarrollo de evaluaciones de desempeño y la mejora de los procesos.
Proporciona información relacionada con el puesto
Brinda datos valiosos relacionados con el puesto, ayudando a los gerentes a que se cumpla con las funciones y responsabilidades de un trabajo en particular, los riesgos y peligros que implica, las habilidades y capacidades necesarias para realizar el trabajo y otras informaciones relacionadas.
Ajuste adecuado del puesto con el empleado
Esta es una de las actividades administrativas más importantes. La persona adecuada llenando una vacante de trabajo es una prueba de habilidad, comprensión y competencia de los gerentes de recursos humanos.
Prácticas efectivas de contratación
¿Quién debe llenar una vacante? ¿A quién dirigirse para un puesto de trabajo específico? El proceso de análisis de puestos da respuesta a estas preguntas. Así, ayuda a los gerentes a crear, establecer y mantener prácticas de contratación efectivas.
Etapas generales del análisis de puestos
Las etapas para un análisis de puestos pueden variar según los métodos utilizados y la cantidad de trabajos incluidos. Las etapas generales son:
– Planificación del análisis de puestos.
– Preparación y comunicación al personal involucrado.
– Conducción del análisis de puestos.
– Desarrollo de las descripciones de cargos y sus especificaciones.
– Mantenimiento y actualización de las descripciones y especificaciones.
Este proceso involucra a un analista de puestos que describe las funciones del titular, la naturaleza y condiciones del trabajo, y algunas calificaciones básicas.
Después de esto, el analista completa un formulario, mostrando los requerimientos del puesto. Se genera una lista válida de tareas. Esta lista contiene las áreas funcionales, las tareas relacionadas y las recomendaciones básicas de capacitación.
Métodos de análisis de puestos
El método que se puede usar en el análisis de puestos dependerá de ciertos puntos, como el tipo de puesto, la cantidad de puestos, la cantidad de titulares y la ubicación de los puestos.
Existen varios métodos que pueden ser utilizados individualmente o en combinación. Estos incluyen:
Observación
Fue el primer método de análisis de puestos utilizado. El proceso consiste simplemente en observar a los titulares desempeñando su trabajo y tomar notas.
A veces, se hacen preguntas mientras se observa y, por lo general, incluso se realizan tareas del puesto. Cuantas más actividades se observan, se comprenderán mejor los puestos en cuestión.
Entrevistas
Es esencial complementar la observación entrevistando a los titulares. Estas entrevistas son más efectivas cuando hay un conjunto específico de preguntas basadas en las observaciones y otros análisis de puestos.
También deben basarse en discusiones previas con representantes de recursos humanos, capacitadores o gerentes que tengan conocimiento sobre los puestos.
Cuestionarios y encuestas
En los cuestionarios o encuestas se incluyen las declaraciones de tareas en forma de comportamientos de los trabajadores.
Se les pide a los expertos que califiquen la experiencia de cada declaración desde diferentes perspectivas, como su importancia en el éxito general del trabajo y su frecuencia.
Los cuestionarios también piden calificar la importancia de los requerimientos del puesto para realizar las tareas, y se puede pedir a los expertos que califiquen el contexto del trabajo.
A diferencia de los resultados de las observaciones y entrevistas, las respuestas al cuestionario se pueden analizar estadísticamente para proporcionar un registro más objetivo de los componentes del puesto.
Actualmente, estos cuestionarios y encuestas se suministran en línea a los titulares.
Incidentes críticos y diarios
Se pide a los expertos identificar los aspectos críticos de comportamiento o desempeño, que los llevó al éxito o al fracaso.
Por ejemplo, el supervisor de un técnico de servicios eléctricos podría informar que el técnico no pudo verificar un plano en un proyecto que requería mucho tiempo, dando como resultado que se cortara una línea, causando una pérdida masiva de energía.
El segundo método, un diario de trabajo, pide a los trabajadores y/o supervisores mantener un registro de actividades durante un período de tiempo determinado.
Cuestionario de análisis de puesto
El Cuestionario de Análisis de Puesto (CAP) evalúa el nivel de habilidad en el trabajo y las características básicas de los solicitantes para un conjunto de oportunidades de empleo. Contiene una serie de preguntas detalladas para producir muchos informes de análisis.
Se diseñó para medir la validez de los componentes del puesto con respecto a los atributos presentados en las pruebas de aptitud.
El CAP contiene 195 elementos llamados “elementos de trabajo” y consta de seis divisiones diferentes:
– Entrada de información.
– Procesos mentales.
– Resultado del trabajo.
– Relaciones con otras personas.
– Contexto del trabajo.
– Variables relacionadas con el trabajo.
Objetivos del análisis de puestos
Uno de los objetivos del análisis de puestos es poder responder preguntas como las siguientes:
– ¿Por qué existe el puesto?
– ¿Qué actividades físicas y mentales realiza el trabajador?
– ¿Cuándo se realizará el trabajo?
– ¿Dónde está el trabajo a realizar?
– ¿Bajo qué condiciones se realizará?
También establecer y documentar la relación del puesto con los procedimientos de empleo, como capacitación, selección, compensación y evaluación del desempeño.
Otros objetivos son:
Necesidades de entrenamiento
Debe mostrarse las actividades y habilidades, y por tanto, la capacitación que el trabajo requiere. Se utiliza en las necesidades de capacitación para desarrollar:
– Contenido del entrenamiento.
– Pruebas de evaluación para medir la efectividad del entrenamiento.
– Métodos de capacitación: grupos pequeños, basado en el computador, video, aula de clase.
Compensación
La información del análisis de puestos es crucial para estimar el valor de cada trabajo y, por tanto, su compensación apropiada.
La compensación por lo general depende de la habilidad y el nivel de educación requeridos para el trabajo, el grado de responsabilidad, los riesgos de seguridad, etc. Todos estos son factores que se pueden evaluar a través del análisis del puesto.
El análisis de puestos brinda la información para determinar el valor relativo de cada trabajo. Se utiliza para identificar o determinar:
– Niveles de habilidad y educación.
– Ambiente de trabajo: peligros, atención, esfuerzo físico.
– Responsabilidades: supervisión, fiscal.
Procedimientos de selección
El análisis de puestos brinda información sobre lo que implica el trabajo y qué características humanas se requieren para realizar estas actividades.
Esta información, en forma de descripciones y especificaciones del puesto, ayuda a decidir qué tipo de personas se necesita seleccionar. Se utiliza en los procedimientos de selección para desarrollar:
– Funciones del puesto a incluir en los anuncios de cargos vacantes.
– Nivel de salario apropiado para el puesto.
– Requerimientos mínimos de educación y/o experiencia.
Evaluación del desempeño
Una evaluación del desempeño compara el desempeño real de cada empleado con los estándares de desempeño.
El análisis de puestos determina las actividades específicas y los estándares de desempeño del trabajo.
Ejemplo de análisis de puestos
Para el trabajo de un operador de snow-cat en una pista de esquí, un análisis de puesto orientado a la tarea podría incluir esta declaración:
“Opera el bombardero snow-cat, generalmente de noche, para suavizar y emparejar la nieve marcada por los esquiadores y jinetes de snowboard y por la nieve nueva que ha caído”.
Por otro lado, un análisis de puesto orientado al trabajador podría incluir esta declaración:
“Evaluar el terreno, la profundidad y la condición de la nieve, eligiendo la configuración correcta de profundidad del snow-cat, así como el número de pases necesarios en una pendiente de esquí determinada”.
Los métodos de análisis de puestos han evolucionado utilizando enfoques orientados a la tarea y también orientados al trabajador.
Dado que el resultado final de ambos enfoques es una declaración de los requerimientos exigidos, ninguno de los dos puede considerarse la forma “correcta” de realizar el análisis del puesto.
Orientado al trabajador
Como los análisis de puestos orientados al trabajador tienden a brindar una conducta humana general y los patrones de conducta están menos vinculados a las partes tecnológicas de un trabajo, producen datos más útiles para desarrollar programas de capacitación y brindar retroalimentación a los empleados.
Además, la volatilidad que existe en el lugar de trabajo típico de hoy puede hacer que las declaraciones de tareas específicas sean menos valiosas de manera aislada.
Por estas razones, es mucho más probable que los empleadores usen los enfoques orientados al trabajador para el análisis de puestos hoy que en el pasado.
Referencias
- Position analysis questionnaire. Tomado de en.wikipedia.org.
- Job analysis. Tomado de en.wikipedia.org.
- Advantages and Disadvantages of Job Analysis. Tomado de managementstudyguide.com.