Rol de pagos: concepto, para qué sirve, cómo hacerlo, ejemplo
¿Qué es el rol de pagos?
El rol de pagos es el término que se usa comúnmente para referirse a los registros de los sueldos y salarios, bonos e impuestos retenidos que una empresa debe pagar a sus empleados durante un período de tiempo determinado o en una fecha específica. También es conocido como nómina.
Este término puede referirse igualmente a la cantidad total de dinero que una compañía paga a sus empleados durante cada período de pago o al proceso de calcular y distribuir salarios e impuestos. Por lo general, es administrado por el departamento de contabilidad de una empresa.
La nómina de pequeñas empresas puede ser manejada directamente por el propietario o un tercero asociado. El rol de pagos puede variar de un período de pago a otro debido a variaciones que pueden tener sus componentes, tales como horas extras, bonificaciones, pagos por reposo y otros.
Si una empresa tiene empleados, tendrá que hacer el rol de pagos de forma continua y puntual; no hay forma de evitarlo.
¿Para qué sirve el rol de pagos?
El rol de pagos, en el sentido de dinero pagado a los empleados, juega un papel importante en una empresa por varias razones:
- Representa un importante gasto para las empresas y es el principal componente del costo laboral. El costo de la mano de obra varía según el tipo de industria. Se deben comparar las empresas de diferentes industrias tomando esto en cuenta.
- Desde una perspectiva contable, el rol de pagos es crucial porque, tanto este como los impuestos reflejados, afectan los beneficios netos de las empresas y están sujetos a leyes y regulaciones.
Cumplimiento cabal
La motivación de los empleados exige que el rol de pagos se pague de manera oportuna y precisa. Los empleados son muy sensibles a los errores e irregularidades del rol de pagos.
Los cálculos siempre deben ser precisos, los cheques de pago deben imprimirse a tiempo, los empleados nuevos y los que se van deben agregarse o eliminarse de varios procesos, y los impuestos deben remitirse a las autoridades correspondientes a tiempo y en la cantidad correcta.
Estructura del rol de pagos
Información del empleado
Debe recopilarse cierta información de cada empleado que indique sus retenciones de impuestos sobre la renta, junto con su nombre, dirección, teléfonos y número de seguro social.
Horas trabajadas
Si se tienen empleados por hora, debe hacerse un seguimiento de las horas que trabajan. Esto asegurará que se pague a los empleados la cantidad adecuada.
Tiempo libre
Se debe hacer seguimiento del tiempo que los empleados se retiran del trabajo por vacaciones, reposos por enfermedad, permisos y días feriados. ¿Cómo es el pago por reposo en la empresa? Es importante conocer si hay una política que indique cuánto tiempo se permite a los empleados ausentarse.
Salarios y sueldos
El sueldo es un monto fijo que se le paga a un empleado. Por lo general, un empleado recibe un sueldo anual que luego se divide entre el número de períodos de pago en el año.
Si el salario se le paga a un empleado según las horas trabajadas, se establece una tasa específica de pago por hora a cada empleado. Para calcular el salario total de un empleado se multiplica la tasa de pago por el número de horas que trabaja el empleado.
Pago por tiempo extra
Todos los empleados no exentos deben recibir pago por horas extras; esto incluye tanto a los empleados por hora como a los asalariados. Las horas extras implica que el empleado debe trabajar más horas de las estipuladas legalmente.
Beneficios complementarios
Son otro tipo de compensación, como asistencia educativa, seguro de salud y planes de jubilación.
Otros pagos
Puede optarse por pagar a los empleados comisiones por ventas o un pago extra.
Deducciones
Una deducción es el dinero que se rebaja del salario total de un empleado.
Impuestos de nómina
Por ejemplo, impuesto sobre la renta, impuesto de desempleo, impuesto de seguridad social y todos los otros impuestos contemplados en la ley.
El monto retenido a cada empleado variará según su ingreso total y la cantidad de retenciones que tenga.
Embargos
Un embargo es una deducción ordenada por un tribunal. Se usa para pagar deudas del empleado, tales como impuestos no pagados, préstamos en mora y manutención de los hijos.
Pago neto y bruto
Se debe mostrar el salario bruto y neto del empleado en el recibo de rol de pagos. El salario bruto es el salario total de un empleado. El formulario del impuesto sobre la renta solicita el salario bruto.
El pago neto es el salario final del empleado después de rebajar todas las deducciones. Los bancos y otros prestamistas generalmente quieren saber el salario neto.
¿Cómo hacer el rol de pagos?
Cálculo manual
Puede funcionar si se tienen pocos empleados. Solo se necesitan unos pocos elementos para establecer este sistema para el mantenimiento de registros.
Se calculan manualmente los salarios y deducciones, lo que puede ser arriesgado porque los cálculos del rol de pagos pueden ser complejos.
Como no se tiene un software que ayude en los cómputos, se debe verificar cada cálculo antes de pagar a los empleados. Es fácil y económico de establecer.
Sistema automatizado
Puede ser un software independiente o integrado con los sistemas de recursos humanos y contable. Se deben ingresar al sistema los datos de los empleados y los salarios, horas trabajadas, tasa de pago y retenciones de impuestos.
El software calcula el monto a pagar en función de los datos ingresados y permite pagar con cheques, transferencia o tarjetas de pago. Se pueden ingresar las horas con un sistema automatizado de control de tiempo.
El software retiene los impuestos de los salarios de los empleados y calcula ítems complejos tales como beneficios complementarios y deducciones. Mejora la eficiencia y precisión del sistema manual.
Servicio externo del rol de pagos
Por una tarifa acordada, se externaliza con un tercero las tareas del rol de pagos. Según las necesidades, el proveedor procesa todo o solo administra algunos aspectos del rol de pagos.
En lugar de comprar un software, se utiliza el sistema del proveedor. Puede ahorrarse tiempo y dinero, ya que el proveedor generalmente tiene expertos en esta área.
Sin embargo, debe verificarse el trabajo del proveedor, ya que se sigue siendo responsable por los errores cometidos.
Ejemplo
La empresa ABC paga como tarifa regular $7,25 por hora. Si se trabajan más de 8 horas durante la semana, paga 1,5 veces la tarifa regular. Por trabajar fines de semana y feriados, paga el doble de la tarifa regular.
Juan Pérez, un mecánico, trabajó las siguientes horas durante la semana:
- 40 horas regulares.
- 8 horas extraordinarias durante la semana.
- 8 horas el fin de semana.
Su salario se calcularía de la siguiente manera:
La empresa ABC le paga a Jaime Rodríguez, su vicepresidente de operaciones, un salario anual de $150 000. En el rol de pagos semanal la empresa le entregó el siguiente recibo:
