Cargos diferidos: en qué consisten y ejemplos
Los cargos diferidos son los gastos a largo plazo pagados por anticipado, que se llevan como un activo en el balance general hasta que sean usados o consumidos. Posteriormente, una vez acabado, el cargo diferido se reclasifica como gasto diferido en el período contable actual.
Por tanto, un cargo diferido es un gasto que se paga en un período contable, pero para el cual el activo subyacente no se consumirá por completo hasta que se hayan completado uno o más períodos futuros. A menudo provienen de una empresa que realiza pagos por bienes y servicios que aún no ha recibido.
Esto es particularmente común cuando una empresa no tiene un crédito establecido y los proveedores solo están dispuestos a aceptar términos de anticipo en efectivo.
Si una empresa no registra ningún gasto como cargo diferido, lo más probable es que utilice la base de contabilidad en efectivo. Los cargos diferidos se requieren para las transacciones que califiquen como tal, según los principios de contabilidad generalmente aceptados.
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Existen dos sistemas de contabilidad: base de efectivo y base devengada. La contabilidad de efectivo, utilizada comúnmente por las pequeñas empresas, registra los ingresos y gastos al momento en que se reciben o se realizan los pagos.
La contabilidad devengada registra los ingresos y gastos en la medida en que se incurren, independientemente del momento en que se intercambie el efectivo.
Si no se incurre en ingresos o gastos en el período en que se realiza el pago o se intercambia el efectivo, se contabiliza como ingresos diferidos o cargos diferidos.
En todo caso, los cargos diferidos se deben detallar en un programa que indique el saldo restante de cada elemento. Si los cargos diferidos se amortizan a lo largo del tiempo, el cronograma debe indicar el monto de la amortización por período.
El personal contable utiliza este programa para conciliar el saldo en la cuenta de cargos diferidos al final de cada período contable. Así se podrá garantizar que se haya completado la amortización requerida.
Este es un documento necesario para los auditores, si una empresa pretende que sus libros sean auditados al final del año fiscal.
Las empresas tienen la opción de pagar gastos anticipadamente, antes que ocurran ciertos costos asociados con hacer negocios. Esto crea un asiento contable en el balance general, conocido como gasto diferido o como cargo diferido. Existen algunas diferencias claras entre los dos términos contables.
Uno de los diferenciadores claves es el tiempo. Los activos y pasivos en un balance habitualmente diferencian y dividen sus partidas individuales entre corrientes y a largo plazo.
Los gastos diferidos se relacionan con un marco de tiempo específico. Es decir, las transacciones prepagadas deben ocurrir dentro de un año. Por ejemplo, la transacción de gastos para el alquiler prepagado tiene una duración de doce meses.
Por otro lado, los cargos diferidos tienen un marco de tiempo de transacción más largo. Este excede un año, durante el cual se distribuyen a través de cargos graduales.
El consumo total de un cargo diferido será años después que se realice la compra inicial. Por ejemplo, una empresa que emite bonos para reunir capital incurre en costos considerables durante el proceso de emisión.
Las tarifas de emisión de deuda pueden clasificarse como un cargo diferido. La compañía podrá agotar por igual parte de los costos durante los 20 o 30 años de vigencia del bono.
Los gastos diferidos se generan rutinariamente de forma predeterminada. Por tanto, la empresa requiere consumir continuamente estos elementos de gastos para facilitar las diferentes funciones y actividades.
Por ejemplo, las primas de alquiler y seguro ocurren regularmente. Estos gastos son extremadamente necesarios para facilitar las actividades del negocio.
Por otro lado, los cargos diferidos no se producen con frecuencia porque están vinculados a los planes estratégicos del negocio, que se extienden durante un largo período de tiempo, tal como los honorarios profesionales, que se incurren en raras ocasiones.
Los gastos diferidos se publican como activos en los libros y luego se consumen en intervalos iguales hasta agotarse.
En los asientos contables devengados, el monto de gastos diferidos se contabiliza como un crédito en la cuenta de gastos diferidos y se clasifica como activo corriente. La entrada de crédito se contabiliza en las cuentas por pagar.
Las cuotas de los cargos mensuales por el gasto diferido se contabilizan como débito en la cuenta de efectivo y como crédito en la cuenta del proveedor específico.
Los cargos diferidos se distribuyen a lo largo de varios períodos contables. En contabilidad, los costos de cargos diferidos no se contabilizan todos los meses, sino como cifras acumuladas para un período determinado, luego que se incurren los costos.
El importe de un cargo diferido se contabiliza como crédito en la cuenta de cargos diferidos y se clasifica como activo a largo plazo. La entrada de crédito se contabiliza en las cuentas por pagar.
Las cuotas acumuladas para los cargos diferidos se contabilizan como débito en la cuenta de efectivo y como crédito en la cuenta del proveedor específico.
Una corporación podría gastar $500.000 en honorarios contables, legales y otros para emitir $40.000.000 de bonos por pagar. En lugar de cargar los $500.000 en gastos en el año en que se emiten los bonos, la corporación “diferirá” los $500.000 a una cuenta del balance, como costos de emisión de bonos.
Si los bonos vencen en 25 años, la corporación llevará cada año $20.000 a gastos por los costos de emisión de bonos ($500.000 dividido entre 25 años).
Este tratamiento contable hace un mejor trabajo, al hacer coincidir los $500.000 con los períodos en que la compañía obtendrá ingresos por el uso de los $40.000.000.
Otro ejemplo de cargo diferido es la prima de seguro de $12.000, que paga una compañía el 27 de diciembre por la protección de seguro para el próximo 1 de enero hasta el 30 de junio.
El 27 de diciembre de $12.000 se difieren a la cuenta del balance, como seguro prepagado.
A partir de enero, se realizará un gasto de $2.000 por mes. Nuevamente, fue necesaria la postergación para lograr el principio de correspondencia.
Los cargos diferidos pueden incluir honorarios profesionales y el costo de amortización. Igualmente, la pérdida de valor de activos intangibles, como derechos de autor e investigación y desarrollo. También pueden ser cargos diferidos la publicidad y los prepagos de herramientas.
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