Gastos de administración: qué son, cómo calcularlos, ejemplos
¿Qué son los gastos de administración?
Los gastos de administración son los gastos en los que incurre una organización, no relacionados directamente con una función específica, como ventas o producción. Estos gastos se vinculan con la empresa como un todo, no con un departamento en particular.
Los gastos de los servicios generales, como la contabilidad y los salarios de la alta gerencia, son ejemplos de gastos de administración.
En contabilidad, los gastos de administración representan los gastos necesarios para administrar el negocio y mantener las operaciones diarias de una empresa, aunque estos gastos no son imputables directamente a la fabricación de los productos.
Hacer un seguimiento de estos gastos puede ayudar a realizar pronósticos financieros, reclamar deducciones de impuestos y determinar cuándo es el momento de contratar nuevos empleados.
Los gastos de administración generalmente incluyen gastos que ofrecen un amplio beneficio para la empresa. Los beneficios de estos gastos trascienden las líneas departamentales, haciendo posible que las diferentes funciones necesarias se ejecuten con éxito.
¿Qué función tienen los gastos administrativos?
Los gastos de administración son cargos que se necesitan para el funcionamiento esencial de una organización, ya que se incurre en ellos para incrementar la eficacia de la compañía.
Las corporaciones que tienen una administración centralizada tienden a tener mayores gastos de administración. Descentralizar y delegar ciertas funciones a las subsidiarias puede reducir significativamente los gastos administrativos de supervisión.
Los gastos de administración suelen ser fijos por naturaleza, incidiendo en la base de las operaciones del negocio. Estos gastos existirían de forma independiente al nivel de ventas producido. Por tanto, ya que son gastos fijos, con frecuencia son difíciles de reducir.
Los gastos de administración no se incluyen en el costo de la mercancía vendida y no son inventario. Tampoco forman parte de la investigación y desarrollo.
Clasificación
Los gastos de administración frecuentemente son agregados con los gastos generales. Estas dos clasificaciones de gastos conforman los gastos no operativos de una empresa.
Este grupo principal de gastos a menudo se compara con los gastos operativos, que incluyen el costo de la mercancía vendida.
Los gastos administrativos se enumeran en el estado de resultados, debajo del costo de la mercancía vendida.
Incentivo de reducción
Gracias a que se pueden eliminar los gastos de administración sin necesidad de sacrificar ninguna cantidad de producto que se vende, generalmente son los primeros gastos que se toman en cuenta para realizar recortes presupuestarios.
Existe una gran motivación de parte de la gerencia por mantener bajos los gastos de administración con respecto a los otros gastos. Esto se debe a que una empresa puede utilizar un apalancamiento de forma más segura si tiene menos gastos de administración.
Sin embargo, dado que estos gastos son generalmente fijos, existe una capacidad limitada de reducirlos.
¿Cómo calcularlos?
Hay que reunir todos los registros contables del libro mayor. El libro mayor general es el libro donde se registran todas las transacciones financieras que ocurren en el negocio. Se hace una lista de todos los gastos y se revisan para confirmar que sean precisos.
Los gastos se clasifican en tres categorías:
– costo de la mercancía vendida, que comprende los gastos relacionados con la producción de bienes y servicios;
– gastos financieros y de ventas, que surgen de las inversiones;
– gastos que comprenden los gastos de administración.
Se separan todos los gastos de administración del resto de los gastos operativos. Algunos de los gastos de administración pueden ser gastos de nómina, gastos de alquiler, reparaciones, gastos de seguro y costos de operaciones de oficina.
Se suman todos los gastos de administración en los que se incurrió en el negocio. Hay que asegurarse de sumar todos los gastos que se incluyen en esta categoría, para tener la cantidad total de dinero que la empresa dispuso en los gastos de administración.
Contabilización de gastos de administración
En los estados contables, las empresas suelen registrar los gastos de administración en el período contable en el cual se incurrió el gasto, no en el período durante el cual se pagó.
Debido a que muchos gastos de administración no son compras, sino pagos recurrentes, es posible que se deban conservar los estados de cuenta bancarios o los recibos de pago para poder realizarles un seguimiento.
En los estados de resultados, el costo de la mercancía vendida se calcula cerca de la parte superior, y se resta del total de ventas como parte del cálculo de la ganancia bruta.
Los otros gastos enumerados debajo de la ganancia bruta son los gastos de venta y de administración, exceptuando la depreciación.
Se pueden calcular los gastos de venta y de administración restando la utilidad neta y la depreciación del negocio de las ganancias brutas totales.
Una empresa puede utilizar el indicador ventas/gastos de administración para medir la parte de los ingresos de ventas a la cual se le va a asignar cubrir los gastos de administración.
Ejemplos de gastos de administración
– El ejemplo más común de gastos de administración es el gasto de los servicios públicos. Los cargos por calefacción, refrigeración, energía y agua, se clasifican como gastos de administración, así como los servicios de Internet, telefonía fija y móvil.
– El gasto de alquiler del espacio para las operaciones empresariales también es un ejemplo común de gastos de administración. Por ejemplo, el gasto de alquiler por un conjunto de oficinas en un edificio, o por una planta de fabricación.
– Seguros, suscripciones, gastos de depreciación para equipos y espacio utilizados en la administración, servicios públicos y suministros de oficina pueden clasificarse como gastos de administración.
– Los sueldos de los gerentes y administradores generales involucrados en muchas áreas diferentes de las operaciones, la remuneración de los directores y los salarios de los altos directivos pueden incluirse.
– Los beneficios y salarios para ciertos trabajadores, como los de los departamentos de recursos humanos, contabilidad, tecnología de la información, son considerados gastos administrativos.
– Las empresas también pueden inclinarse a incluir los honorarios legales y los de consultoría como un gasto de administración.
Por ejemplo, una empresa pública debe contratar de forma regular auditores externos para auditar sus estados financieros. Una tarifa de auditoría generalmente no está asociada con un proceso de producción.
Sin embargo, aún se incurre en este gasto, independientemente de si la empresa produce algo o no.
Referencias
- Administrative Expenses. Tomado de investopedia.com.
- Andriy Blokhin. What are general and administrative expenses? Tomado de investopedia.com.