Organigrama mixto: características, cómo hacerlo, ejemplos
¿Qué es un organigrama mixto?
El organigrama mixto es una combinación de dos o más tipos diferentes de organigramas en una empresa. Por ejemplo, una organización jerárquica tradicional (vertical) se ve sobrepuesta por una forma de autoridad o comunicación lateral, que corresponde a una estructura de proyectos (horizontal).
Es decir, está compuesta por una jerarquía funcional vertical, donde los departamentos son supervisados por gerentes funcionales, además de gerentes de proyectos anexos que manejan a su vez a empleados de varios departamentos, de forma horizontal. Así, estas dos estructuras organizacionales se trasponen, formando una cuadrícula o matriz.
Por tanto, es un sistema de múltiples mandos, en el que se incluyen mecanismos de apoyo que respaldan esta estructura. Este sistema de mandos múltiples es la causa de gran parte de la confusión asociada con este tipo de organigrama.
Al compararse, en un organigrama tradicional los empleados dependen de un solo jefe, mientras que con un organigrama mixto un empleado suele tener varios jefes. Por otro lado, cada empresa podrá tener una estructura personalizada, en función de sus necesidades particulares.
Características de un organigrama mixto
Autoridad dual
Se tienen relaciones de autoridad dual y un equilibrio de poder entre los gerentes funcionales y de proyectos. Sin embargo, esto no demuestra si se beneficia o perjudica la organización.
Canales laterales de comunicación
Se crean canales laterales de comunicación, aumentando a su vez la frecuencia de esta. Sin embargo, las estructuras mixtas pueden crear ambigüedad sobre los roles y recursos, pudiendo haber conflictos entre los gerentes de proyecto y los gerentes funcionales.
Calidad de la comunicación, colaboración y confianza
La comunicación está en el centro de todos los conceptos de gestión en un organigrama mixto. Es un concepto integrador que une muchos de los otros conceptos.
La confianza es la base para construir colaboraciones exitosas. Las relaciones son extremadamente importantes para poder garantizar una adecuada colaboración en un proyecto.
En las empresas con una cultura colaborativa, el problema de tener una autoridad ambigua generalmente se resuelve cuando los miembros del equipo colaboran para encontrar una solución o completar una tarea, independientemente de quién tenga la autoridad. Para lograr esto se utilizan normalmente negociaciones informales.
Esto puede indicar que la autoridad ambigua se podría contrarrestar mediante una colaboración adecuada entre los miembros del equipo del proyecto. Sin embargo, esto puede reflejar una potencial paradoja, ya que la colaboración y la confianza se ven afectadas por la ambigüedad de roles y por las luchas de poder.
Cómo hacer un organigrama mixto paso a paso
Como se usarán dos tipos de organigrama en uno, se debe decidir qué niveles de autoridad se tendrán, para representar la parte jerárquica. Por otro lado, cuáles departamentos dependerán de proyectos, para representar la parte horizontal.
Establecer cadena de mando
Se debe establecer una jerarquía: qué funciones tiene cada trabajador, cuántos niveles de mando existen, quién lidera a quién y quién toma las decisiones.
En un organigrama mixto podría resultar confuso que un trabajador tenga dos jefes de quienes depende. Esto se remedia definiendo cabalmente la cadena de mando.
Segmentar departamentos
Es fundamental que una empresa tenga departamentos. Así se hace más fácil crear una distribución y planes de carrera para cada departamento, además de manejar las actividades de los trabajadores. El organigrama mixto deberá mostrar si los departamentos funcionan de forma independiente o conjunta.
Asociar tareas y responsabilidades
Se requiere delegar responsabilidades y tareas específicas a cada grupo de trabajadores. Así se podrán descubrir posibles redundancias o solapamiento de responsabilidades.
En un organigrama mixto, los gerentes funcionales supervisan los departamentos. Los gerentes de proyecto trabajan horizontalmente, como una matriz, agrupando a miembros de distintos departamentos para trabajar en un proyecto.
Unir con líneas
Se va avanzando en el diseño, teniendo presente cuáles dependencias serán verticales u horizontales. Al tener toda la representación, se va uniendo con líneas y flechas según cómo se relacionan unos niveles con otros. Un ejemplo podría ser:
Ventajas y desventajas
Ventajas
Adopta la gestión funcional y de proyecto
Al adoptar ambas gestiones se tiene mayor eficacia, ajustándose mejor la empresa a los mercados cambiantes para responder rápidamente a la demanda del mercado.
Colaboración entre departamentos
Reúne en un proyecto a miembros de diferentes departamentos, permitiendo aprovechar los recursos que ya la empresa tiene, en lugar de buscarlos fuera de la organización.
Desarrollo de nuevas habilidades
Los empleados pueden fortalecer sus habilidades de comunicación interpersonal, más un nuevo conjunto de habilidades, gracias a la naturaleza mixta del trabajo. Además, obtienen una gran experiencia trabajando con diferentes departamentos.
Comunicación interdepartamental
Permite una mayor colaboración entre los departamentos. Como diferentes departamentos trabajan juntos, se fomenta un ambiente de trabajo más abierto, haciendo que la empresa sea más dinámica.
Desventajas
Retraso en toma de decisiones
Como el organigrama mixto involucra más de un gerente, las decisiones que deban tomar ambos gerentes podrá demorarse.
Funciones gerenciales difusamente definidas
Como la disposición del poder entre el gerente funcional y el de proyecto posiblemente esté pobremente definida, podría surgir cierto desconcierto sobre sus roles gerenciales.
Resulta difícil medir el desempeño
Esto es porque los empleados pueden estar desempeñando más de un rol, tanto funcionalmente como en tareas dentro del proyecto.
Sobrecarga de trabajo
En los empleados, la carga de trabajo en su proyecto es adicional a sus deberes funcionales regulares. Los trabajadores pueden agotarse, pasando por alto tareas o entregando trabajos de mala calidad debido a esto.
Ejemplo de una empresa industrial
La empresa Bayer de Alemania es una de las empresas de productos químicos más grandes del mundo. Debido a su gran incremento en ventas y al aumento de su actividad foránea, se reorganizó en 1984.
Bayer era exitosa con una organización tradicional, departamentalizada por funciones. Sin embargo, para adaptarse a las nuevas condiciones, la empresa deseaba crear una estructura que lograra estos objetivos:
-Trasladar el control de gestión de la empresa matriz a sus divisiones extranjeras.
-Reestructurar las funciones de las divisiones comerciales.
-Aplanar la organización empoderando a los gerentes de nivel inferior, dándoles más responsabilidades, de modo que la alta gerencia tuviera más tiempo para la planeación estratégica.
Reorganización
Bayer seleccionó un organigrama mixto para lograr estos objetivos. Delimitó todas sus actividades comerciales en seis grupos, bajo una empresa corporativa llamada Bayer World. Dentro de cada grupo había varios subgrupos, compuestos por diferentes categorías de productos, como colorantes, fibras o productos químicos.
Además, cada una de las funciones administrativas fueron reagrupadas en la empresa corporativa, tales como administración de planta, marketing o finanzas.
Adicionalmente, a la alta gerencia funcional se le dio autoridad sobre regiones geográficas específicas que, al igual que los grupos de productos, recibían apoyo de los grupos funcionales y se entrelazaban con ellos.
Referencias
- Tutorials Point (2021). Organizational Structures. Tomado de: tutorialspoint.com.
- Schnetler (2015). Characteristics of matrix structures, and their effects on project success. Scielo. Tomado de: scielo.org.za.
- Indeed (2020). 5 Advantages and Disadvantages of the Matrix Organizational Structure. Tomado de: indeed.com.
- Reference for Business (2021). Matrix Management and Structure. Tomado de: referenceforbusiness.com.
- Github (2021). Creating an Organizational Structure. Tomado de: saylordotorg.github.io.