Administración de proyectos: fases, objetivos y ejemplos
La administración de proyectos es cumplir con el ejercicio del inicio, planificación, ejecución, control y cierre del trabajo de un equipo para así satisfacer razones concretas de éxito y alcanzar objetivos específicos en el momento señalado. Por tanto, es la aplicación de habilidades, técnicas, conocimientos y herramientas para programar actividades que satisfagan los requisitos de un proyecto.
Un proyecto es un trabajo transitorio diseñado para generar un resultado, servicio o producto único, con un comienzo y una terminación definidos, que se emprende para lograr objetivos y metas notables, para conseguir generalmente un valor agregado o un cambio beneficioso.
La cualidad temporal de los proyectos discrepa con las operaciones rutinarias del negocio, que son actividades sencillas iterativas, semipermanentes o permanentes, para producir servicios o productos.
No tener un proceso para administrar los proyectos puede resultar en pérdida de tiempo, pérdida de dinero y un rendimiento deficiente.
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La administración de proyectos es una poderosa herramienta de negocios que puede ofrecer muchas ventajas a empresas de todos los tamaños. Brinda procesos, pautas y también técnicas repetibles para ayudar a administrar las personas y el trabajo involucrado en los proyectos.
Puede aumentar las posibilidades de éxito y ayuda a entregar proyectos de manera consistente, eficiente, a tiempo y dentro del presupuesto.
Al implementar estrategias básicas de administración de proyectos, se alcanzarán los objetivos deseados y se lograrán esos objetivos dentro de un ámbito específico de tiempo y costo.
El resultado final es que todos saldrán ganando, lo que podría ser por tanto el mejor beneficio de todos para la administración de proyectos.
La fase de iniciación determina la naturaleza y el alcance del proyecto. Se necesita entender el entorno empresarial y también asegurar que los controles necesarios estén incorporados en el proyecto.
Los documentos de iniciación del proyecto son una serie de escritos que se utilizan para crear una normativa durante la duración del proyecto. Estos incluyen:
– Propuesta del proyecto: idea detrás del proyecto, objetivo general, duración.
– Alcance del proyecto: dirección y seguimiento del proyecto.
– Estructura desglosada del trabajo: una escala del trabajo a realizar, hasta las tareas diarias.
– Matriz de asignación de responsabilidades: roles y responsabilidades alineados con los resultados.
– Análisis de las necesidades y requerimientos del negocio frente a objetivos medibles.
– Revisión de las operaciones actuales.
– Carta del proyecto, incluyendo costos, tareas, entregables y cronogramas.
El objetivo principal es planificar de forma apropiada el tiempo, los costos y los recursos para estimar el trabajo necesario y así gestionar eficazmente el riesgo durante la ejecución del proyecto. Consiste en determinar la metodología a seguir de administración de proyectos.
– Identificar los entregables y crear las estructuras desglosadas del trabajo.
– Identificar las actividades necesarias para completar esos entregables y así conectar esas actividades con una secuencia lógica.
– Estimar el requerimiento de recursos para las actividades.
– Estimar el tiempo y costo de las actividades.
– Desarrollo del cronograma y presupuesto.
– Planificación de riesgos.
– Obtener la aprobación formal para comenzar a trabajar.
Durante la ejecución, se debe saber cuáles son los plazos planificados que se deben ejecutar. La fase de ejecución garantiza que los entregables del plan de administración del proyecto se hagan en consecuencia.
Esta fase implica la asignación, coordinación y gestión adecuadas de los recursos humanos y cualquier otro recurso, como materiales y presupuestos. El resultado de esta fase son los entregables del proyecto.
Para mantener el presupuesto, el alcance, la eficacia y también el ritmo, un proyecto debe tener documentos físicos relacionados con cada tarea específica.
Con la documentación correcta, es fácil ver si se cumplen o no los requerimientos de un proyecto. La documentación proporciona información sobre lo que ya se ha completado para ese proyecto.
Si se realiza correctamente, la documentación puede ser la columna vertebral del éxito de un proyecto.
Consiste en los procesos que se realizan para observar la ejecución del proyecto, de modo de poder identificar problemas potenciales de manera oportuna y se puedan tomar medidas correctivas cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto.
Se observa y se mide el desempeño del proyecto para identificar variaciones en el plan de gestión del proyecto.
También proporciona retroalimentación entre las diferentes fases del proyecto, con el objeto de implementar acciones preventivas o correctivas para que se cumpla con el plan de administración del proyecto.
Contiene la finalización formal del proyecto y su aceptación. Las actividades administrativas incluyen la documentación de las lecciones aprendidas. Consiste en finalizar todas las actividades de todo el conjunto de procesos para cerrar formalmente el proyecto.
También se incluye en esta fase la revisión posterior a la ejecución. Esta es una fase vital para que el equipo del proyecto aprenda de las experiencias y lo aplique en proyectos futuros.
Se deben observar en el proyecto las cosas que funcionaron bien y analizar las cosas que no funcionaron para así generar lecciones aprendidas.
El objetivo de la administración de proyectos es realizar un proyecto cabal que satisfaga los objetivos del cliente.
Un proyecto, independientemente de su tamaño, generalmente involucra cinco fases distintivas de igual importancia: Iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, cierre.
El desarrollo y ejecución sin problemas y sin interrupciones de todas las fases anteriores garantizan el éxito de un proyecto.
Siempre se debe tener en cuenta que el éxito o el fracaso de un proyecto depende en gran medida del trabajo en equipo. Por tanto, la clave del éxito siempre está en la colaboración.
Para este fin, establecer una buena comunicación es de gran importancia. Por un lado, la información se debe articular de manera clara y completa, para que todo el mundo la entienda totalmente. Por otro lado, se debe tener la capacidad de escuchar y recibir comentarios constructivos.
Se debe completar el objetivo principal del proyecto dentro del tiempo estimado, con la calidad esperada y dentro del presupuesto considerado.
Optimizar los insumos necesarios asignados y su aplicación para cumplir con los objetivos predefinidos del proyecto es un asunto donde siempre hay espacio de mejora.
Se pueden reformar y actualizar todos los procesos y procedimientos para mejorar la sostenibilidad de un proyecto y también para dirigir al equipo a través del proceso de cambio estratégico.
Esto podría significar que se necesite atender y reformar la visión del cliente, o negociar con ellos en relación con los objetivos del proyecto, para convertirlos en metas factibles.
Satisfacer las expectativas del cliente y mantenerlo feliz no solo conduce a una colaboración exitosa, que puede ayudar a eliminar sorpresas durante la ejecución del proyecto, sino que también garantiza la sostenibilidad en el futuro.
La principal ventaja de la administración de proyectos es que ayuda a gestionar los proyectos de manera eficaz. Esto permite resolver problemas más rápidamente.
La administración de proyectos proporciona una hoja de ruta que se sigue fácilmente y lleva a la finalización del proyecto. Después de que se sabe dónde evitar los baches, es lógico pensar que se va a trabajar de manera más inteligente y eficiente.
Siempre que se termine un proyecto a tiempo y por debajo del presupuesto, el cliente se va contento. Y un cliente feliz es alguien que se verá de nuevo.
La administración inteligente de proyectos proporciona las herramientas que permiten que continúe esta relación cliente/administrador.
Las mismas estrategias que permitieron completar con éxito un proyecto también servirán muchas veces para otros proyectos.
Los resultados positivos no solo generan respeto, sino que a menudo inspiran al equipo de proyectos a continuar buscando formas de rendir de manera más eficiente.
Quizás uno de los mayores beneficios de la administración de proyectos es que permite la flexibilidad. Una administración segura del proyecto permite trazar la estrategia que se desea llevar a cabo para que el proyecto se complete.
Sin embargo, la belleza de tal organización es que si se descubre una trayectoria más inteligente para tomar, se puede tomar. Para muchas empresas pequeñas y medianas, solo esto vale el precio de admisión.
Cuando todos los jugadores están alineados y la estrategia está en su lugar, saltarán los riesgos potenciales para dar una bofetada.
La administración de proyectos proporciona una bandera roja en el momento adecuado: antes de comenzar a trabajar en la finalización del proyecto.
La fusión de American Airlines con US Airways creó una superposición en tecnología y programas. Sabían que las hojas de cálculo no eran suficientes para administrar los recursos y proyectos complejos.
Para ganar visibilidad en las prioridades más amplias divisionales y globales, comenzaron a utilizar la administración de proyectos para la entrada de personal, la gestión de recursos y la planificación de la capacidad.
Como resultado, la aerolínea pasó de capitalizar su trabajo en tecnología de información de 10% a 20%. Esto equivale a un impacto positivo neto de varios millones de dólares en su balance general.
Ahora, tienen acceso a datos más confiables y mejores para tomar decisiones críticas sobre proyectos y recursos.
El Royal Bank de Escocia necesitaba implantar datos consistentes y confiables para informar decisiones financieras y de recursos. Por tanto, eligieron la administración de proyectos para impulsar esta consistencia. Así retiraron 35 sistemas heredados, más de 50 herramientas desarrolladas por los usuarios y cientos de hojas de cálculo.
Con los datos en diferentes formatos y cientos de proyectos gestionados por diferentes sistemas, querían controlar sus datos para ver su cartera de clientes total con mayor claridad.
En doce meses pudieron cumplir con su caso de negocio y lograr un retorno de la inversión. A lo largo del camino, han mejorado así la transparencia y reducido los costos en cada unidad de negocios.
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