Elementos de la planeación y sus características (con ejemplos)

Los elementos de la planeación son los componentes que conforman un plan estratégico efectivo para una empresa. El enfoque en estos elementos puede cambiar ligeramente, dependiendo de la intensidad del proceso de planeación.

La planeación es una herramienta organizativa que ayuda a quienes toman decisiones a organizar sus indagaciones y objetivos en un plan conciso, que pueden llevar a cabo en toda la empresa. Existen elementos específicos que conforman la planeación, asegurando así que a cada paso se le dé la atención debida.

Lo único seguro cuando se dirige una empresa en crecimiento es el cambio. De hecho, el plan de negocios es quizás lo que cambiará con mayor frecuencia a lo largo del recorrido empresarial.

Más importante que preparar el plan de negocios es asegurar que sea actualizado para cada uno de los cambios que la empresa experimente a medida que va creciendo y evolucionando.

Cada compañía requerirá un tipo diferente de planeación, dependiendo de su modelo de negocio, su estructura de ingresos y muchos otros factores. Estos son algunos de los elementos a considerar al realizar una planeación.

Listado de elementos de la planeación

Programas

En los programas se describe lo que hay que hacer para conseguir un objetivo específico. Por ejemplo, en el “programa empresarial 2025” se explicarían las actividades necesarias y subobjetivos necesarios para conseguir los objetivos establecidos.

Procedimientos

Se trata de la forma específica de realizar un trabajo. Normalmente, los procedimientos establecen el paso a paso para conseguir algo, ya sea un producto, un servicio o resolver problemas.

Objetivos

Pueden describirse como los fines hacia los cuales se dirigen las actividades grupales. Una gestión efectiva es la gestión por objetivos. Una empresa puede tener también objetivos secundarios para cada departamento.

Estrategia

Sin estrategia, los empresarios serán personas perdidas en el espacio de un universo infinito. Una estrategia es una herramienta que dará ojos para ver el camino hacia el éxito futuro.

La estrategia en línea (online) debe ser parte de la estrategia general. Cuando se hace la estrategia, se debe pensar en la presencia en línea de la empresa, porque esto se identifica cada vez más con la estrategia general.

Misión y visión

Cualquier organización debe tener una misión y visión específica. Deben estar claramente definidas para que así puedan guiar las actividades de la empresa.

Políticas

Son guías básicas verbales o escritas que proporcionan una dirección a los gerentes de la organización para sus acciones de desempeño en las diversas áreas operativas.

Modelo de negocio

Se desarrollará en función de la idea inicial del negocio que se tenga. Todo lo que venga después en el proceso de planeación estará basado en este modelo.

Puede ser un simple trozo de papel lo que un empresario encuentre a la mano cuando se le ocurre una buena idea. Este pedazo de papel podrá luego convertirse en un papel de mayor importancia con una mejor representación del modelo.

Algo que es aún más importante es que el modelo de negocio no se basa solo en la idea empresarial, sino que comienza desde allí. El modelo de negocio se debe validar con la realidad, es decir, con el mercado o los clientes que utilizarán los productos de la empresa.

Por tal razón, comienza en el proceso de planeación inmediatamente después del proceso de creación de la idea.

Productos o servicios

El modelo de negocio sin algo que la empresa pueda intercambiar por dinero no es nada. Los productos y servicios estarán sujetos a que se los venda a los clientes para que estos resuelvan sus problemas.

Por tanto, en el proceso de planeación se debe encontrar y describir cada aspecto de los futuros productos y servicios. Las siguientes preguntas pueden responderse como marco del proceso:

– ¿Cuáles serán los beneficios para los clientes?

– ¿Qué características tendrán los productos o servicios?

– ¿Cómo se pueden fabricar los productos y servicios?

– ¿Qué tecnología se usará para producirlos?

– ¿Cómo se venderán esos productos y servicios?

– ¿Quiénes son los principales competidores en el mercado?

– ¿Cuáles son los beneficios y características de los productos y servicios de la competencia?

– ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre los productos y servicios de los competidores?

Respondiendo estas preguntas se podrá tener una visión esencial para los productos y servicios desde una perspectiva más amplia.

Finanzas requeridas

Cada nueva empresa necesita dinero. No se puede tener un proceso de planeación eficiente si no incluye un plan financiero. Se necesita dinero para iniciar la empresa y además hacerla crecer, para desarrollar e implantar nuevas ideas, pagar las actividades diarias, ganar más dinero, etc.

Se pueden incorporar las mejores ideas en el modelo de negocio y desarrollar en papel los mejores productos y servicios, pero si no se los puede producir y llevarlos al mercado, la empresa no podrá comenzar ni desarrollarse como se desea.

Debido a esto, se debe dedicar un tiempo a planificar las finanzas requeridas para la empresa. En el proceso de planeación se deben responder las siguientes preguntas:

– ¿Cuánto dinero se necesita para comenzar la empresa?

– ¿Qué cantidad de dinero se necesitará después de iniciar el negocio, antes que se comience a ganar dinero?

– ¿Cuánto dinero se tiene para invertir?

– ¿Dónde se puede encontrar un dinero adicional?

– ¿Cuál es la estrategia de respaldo para las finanzas?

Análisis de mercado

Es la base para visualizar lo que sucede fuera del negocio. Brinda respuestas que no se sabían y que además se podrán incorporar al modelo de negocio, a los productos y servicios, y a la planificación financiera.

Se debe realizar una investigación de mercado si se desea crear una empresa cercana a los clientes potenciales. Este análisis debe responder al menos las siguientes preguntas:

– ¿Cuáles son los clientes objetivo?

– ¿Con qué frecuencia esos clientes comprarán productos o servicios específicos?

– ¿Cuál es la dimensión del mercado al que sirven los competidores?

– ¿Cuánto están dispuestos a pagar por los productos y servicios?

– ¿Cuál es el precio del producto o servicio específico de los competidores?

– ¿Cuál es la impresión que se hace con la campaña de marketing?

Análisis de equilibrio

Es una herramienta muy poderosa. Simplemente indica cuánto se debe vender en un período específico para cubrir todos los costos. Todo lo que esté por encima de ese monto de punto de equilibrio será ganancia.

Se pueden verificar los números planificados desde el punto de equilibrio y así realizar los ajustes necesarios en el presupuesto de ventas, las actividades financieras, de marketing, etc.

Presupuesto del flujo de efectivo

¿El negocio tendrá suficiente dinero para financiar las operaciones comerciales en un período específico? El análisis del flujo de efectivo responderá a esta pregunta. Es una parte esencial de todo proceso de planeación, especialmente para las empresas de nueva creación.

Presupuesto de ganancias

¿El negocio ganará o perderá? ¿Cuándo comenzará la empresa a obtener ganancias? Estas preguntas serán respondidas con el presupuesto de ganancias. Con estas respuestas se podrá ajustar el proceso de planificación financiera y además se sabrá lo que se debe tomar para garantizar una operación comercial normal.

Referencias

1. Entrepreneurship in a Box (2020). The Most Important Business Plan Elements in the Planning Process. Tomado de: entrepreneurshipinabox.com.
2. Archintel (2020). The Most Important Elements of Strategic Planning. Tomado de: archintel.com.
3. Arthita Banerjee (2020). 9 important Elements of Planning. Preserve Articles. Tomado de: preservearticles.com.
4. Lena Eisenstein (2019). The 5 Elements of Effective Strategic Planning. Diligent Insights. Tomado de: insights.diligent.com.
5. Bochnewich Law Offices (2015). 6 Elements of Successful Corporate Planning. Tomado de: btrustlaw.com.