Comprobante de egreso: características, para qué es, ejemplo
El comprobante de egreso es un documento contable que sirve para poder registrar el pago de los distintos compromisos que una entidad económica adquiere. Estos pueden ser obligaciones laborales, cuentas por pagar a proveedores, transacciones comerciales, diferentes gastos operativos (papelería, servicios, etc.), anticipos, etc.
Este documento se puede utilizar como prueba de que se ha realizado una transacción monetaria entre dos partes. En los negocios, un comprobante de egreso puede usarse para una diversidad de propósitos: a veces para sustituir el efectivo en una transacción, actuando como recibo, o también para indicar que una factura ha sido aprobada para su pago.
Se utiliza para respaldar el pago de un monto de dinero determinado a través de un cheque. En general, en una compañía se hace por duplicado, de tal manera que se puede anexar el original al comprobante diario de contabilidad y la copia para archivarla en el archivo consecutivo.
En resumen, este documento es utilizado para poder realizar el registro de las operaciones correspondientes a un pago con una emisión de cheque. Se denominan también pólizas de cheques. A su vez, es un documento que ayuda a una empresa a llevar un mejor control de sus gastos.
Índice del artículo
- 1 Características del comprobante de egreso
- 2 ¿Para qué sirve?
- 3 Ejemplo de comprobante de egreso
- 4 Referencias
Por lo general, el comprobante de egreso lo elabora la empresa, la cual realiza un duplicado:
– El comprobante original, que se lo queda la empresa y que sirve para anexarlo al gasto diario que maneja contabilidad.
– La copia, para el archivo consecutivo.
Para llevar un control y evitar fraudes se recomienda que el comprobante de egreso se encuentre recibido y sellado debidamente por el beneficiario del pago, aunque esto no es una obligación legal.
Para tener un control mayor, junto al comprobante de egreso se anexa una copia del cheque, porque el título valor se entrega al beneficiario.
El soporte contable debe registrarse de forma resumida y ordenada, de tal manera que se puedan expresar con claridad las transacciones que se realizan diariamente en una compañía.
El comprobante de egreso está preparado para todos los pagos realizados directamente por la empresa. En todas las organizaciones empresariales, la mayoría de los pagos se realizan de las siguientes maneras:
– Pago en efectivo.
– Pago mediante cheques.
– Pago por giros a la vista u órdenes de pago.
– Pago realizado directamente por el banco en nombre de los clientes comerciales.
También puede ser realizado por un tercero en nombre de la empresa. Sin embargo, en este caso no se realizará ningún comprobante de egreso. Para este tipo de transacción, se preparará un documento preliminar.
No se puede preparar ningún comprobante sin que haya algún documento fuente disponible. Para realizar los comprobantes de egreso, se presentan estos documentos fuente.
Notas de efectivo
Las notas de efectivo son la prueba de cualquier material comprado con fines oficiales. Se trata de un documento similar a una factura.
Recibos
Los recibos los entregan ya sea los proveedores de servicios o las personas que reciben el pago de una empresa contra su cuenta.
En la práctica, cuando una organización compra materiales o servicios con una base crediticia y, posteriormente, realiza el pago a los proveedores de bienes o servicios, emite un recibo como prueba del pago realizado por la empresa.
El recibo también es una prueba de diferentes tipos de depósitos y adelantos, es decir, depósitos de seguridad, anticipos realizados, etc.
Detalles preparados por el personal
Existen muchos tipos de transacciones contra los cuales la persona que ha gastado el dinero no puede obtener recibos, facturas o notas de efectivo. Para este tipo de pagos, la persona debe preparar un detalle del egreso y ser autorizado por la autoridad competente, para así realizar el pago.
Por ejemplo, para los gastos de transporte el personal no puede proporcionar un recibo. Así, puede haber muchas otras transacciones menores contra las que no se muestra ninguna prueba, excepto los detalles preparados por el personal.
El comprobante de egreso es importante porque permite tener el registro y control de los pagos realizados por medio de cheques o en efectivo, discriminando así la forma en que se realizó el pago, con la información correspondiente.
En el documento queda constancia del monto pagado, la fecha de emisión y entrega, el nombre del beneficiario a quien se le entregó el pago y el concepto por el cual se hizo el mismo.
Adicionalmente, es un excelente mecanismo de control en el cual se indican los nombres con las respectivas firmas de las personas que estuvieron involucradas en el pago. No solo la persona que realizó el cheque y el propio comprobante, sino también la persona responsable que realizó la revisión del mismo.
Lo más importante, en el comprobante de egreso queda reflejado el nombre y firma de la persona que autorizó el pago, con lo que se genera una total trazabilidad de las operaciones de liquidación efectuadas.
Por otro lado, el comprobante permite colocar los datos correspondientes, tales como el código de cuenta contable, monto, concepto, etc., para poder realizar posteriormente el registro de cada pago en el libro contable.
A continuación está la imagen de un comprobante de egreso típico, indicando los números en los diferentes espacios el contenido a colocar en los mismos:
– 1: En este espacio quedará reflejada la copia del cheque al ser realizado, usando papel carbón.
– 2: Si se está llevando un número consecutivo, se coloca el número correspondiente del comprobante de egreso.
– 3: Se coloca el código de la cuenta contable según el plan único de cuentas.
– 4: Se indica la razón por la cual se efectuó el pago.
– 5: Monto de cada pago efectuado relacionado con el comprobante.
– 6: Se rellena solo si existe alguna aclaración a hacer.
– 7: Monto final del pago que se está efectuando.
– 8: Se indica el número del cheque con el que se realiza el pago.
– 9: En caso que el pago se realice en efectivo, se marca con una X. En este caso no se utilizarán los espacios indicados en 1 y 8.
– 10: En caso de realizarse el pago con cheque, se coloca el nombre del banco correspondiente al cheque.
– 11: El nombre de la sucursal del banco que emitió el cheque.
– 12: Nombre de la persona natural o jurídica a quien se le realiza el pago.
– 13: Nombre de la persona que elaboró el comprobante y el cheque.
– 14: Nombre de la persona que revisó el cheque y el comprobante realizado.
– 15: Nombre de la persona autorizada que aprobó el cheque y el comprobante.
– 16: Nombre de la persona responsable en hacer el registro contable del pago.
– 17: Firma de la persona que recibió el cheque. Si es una persona jurídica debe estar también debidamente sellado.
– 18: Se coloca el número del documento de identidad de la persona que recibió el cheque. Si es una persona jurídica se debe agregar el número de Nif de la empresa.
– 19: Fecha de la transacción (día, mes y año).
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