Acta circunstanciada: tipos, ejemplo, formato
¿Qué es un acta circunstanciada?
El acta circunstanciada es un documento público que se elabora para registrar ciertos hechos o pormenores, estableciendo personas, lugar, tiempo y modo preciso en que se produjeron, con el objeto de dejar constancia de ellos para todos los efectos legales que los mismos generen.
Por tanto, son hechos que están asentados por escrito y que resulta significativo dejarlos registrados y conservados en archivo. De existir la necesidad en el futuro, podría servir como prueba en un juicio.
Un acta es básicamente una evidencia escrita de los eventos sucedidos en cualquier circunstancia. Es un testimonio o certificación escrita donde se hace una relación de lo que se trató, sucedió o pactó con respecto a cualquier circunstancia que lo merezca.
Por otro lado, el acta viene a ser circunstanciada cuando se refiere o se explica con todo detalle, sin prescindir de ninguna particularidad o circunstancia. En el documento debe quedar estampada la firma de conocimiento de los involucrados en los eventos, además de quienes estén presentes en ese momento como testigos.
¿Para qué sirve un acta circunstanciada?
El acta circunstanciada sirve para registrar los temas que se han tratado durante una reunión, siendo escrita por una persona que se encuentre en la misma, al igual que los acuerdos o conclusiones que se adoptaron en tal reunión.
Es un documento que tiene una gran importancia legal, ya que es en un procedimiento administrativo o judicial donde se desarrolla su valor. Este escrito o documento se efectúa para dejar constancia de los hechos y poseen el valor que la ley les otorga.
Las actas circunstanciadas siempre deben expresar la verdad y su contenido no se puede alterar, a menos que tenga un expreso consentimiento de quienes intervinieron en las mismas, observando los preceptos legales aplicables.
El contenido de un acta puede ser, por ejemplo, una asamblea de los miembros de la directiva de cualquier organización, una reunión de consorcio, la certificación del nacimiento de alguna persona o cualquier otro hecho que exija o requiera por su importancia de la certificación legal correspondiente sobre algo que sucedió.
Para fabricar pruebas
En ciertos casos se utiliza para recoger lo que se percibe o se oye, para así poder fabricar pruebas que luego se utilizarán en un proceso administrativo o judicial. Son un medio simple de prueba de los hechos o acuerdos que se asientan en la misma, por lo cual permiten prueba en contrario.
El valor de prueba de los eventos que se asientan en las actas circunstanciadas no va a depender de las actas como tal, es decir de su formato, a menos que la ley le asigne cierta solemnidad.
Tipos de actas circunstanciadas
El acta circunstanciada es un documento que se utiliza en una gran cantidad de situaciones, tanto en entidades privadas como públicas. Algunos tipos de actas circunstanciadas más comunes son los siguientes:
Acta notarial
Este tipo de acta se refiere a un documento que hace constar ante un notario unos hechos o eventos con sus circunstancias.
Acta de reunión
Este es el tipo más común y se emplea en múltiples circunstancias, para dejar constancia siempre de todo lo que ocurrió durante una reunión. Por ejemplo, en un ambiente más empresarial sería un acta de reunión de socios o un acta de reunión de trabajo.
Acta de matrimonio
Se deja constancia en este documento del momento en el cual una pareja admite casarse de forma legal.
Acta de nacimiento
Esta es el acta que se escribe para dejar registro del nacimiento de un bebé en un determinado país.
Acta de defunción
Este tipo de acta se realiza cuando una persona fallece, con el propósito de dar constancia de su muerte.
Acta de divorcio
En este tipo de acta se deja constancia de forma legal que una pareja casada ha tomado la decisión de divorciarse.
Acta policial
Este es el documento a través del cual queda registrado un hecho punible de forma escrita, especificándose las evidencias recogidas y la autoría de los hechos.
Acta constitutiva
Esta acta va a indicar que se ha constituido una empresa legalmente, tal como el acta constitutiva de una sociedad anónima o de una civil.
Acta administrativa
En este tipo de acta queda registrada cualquier transgresión al reglamento de parte de un empleado.
Ejemplo de acta circunstanciada
Acta circunstanciada levantada a causa de pérdida de documentos
En Guadalajara, Jalisco, siendo las 10:00 horas (Diez Horas) del día 13 (Trece) del mes de septiembre del año 2021, se encuentra presente en las oficinas ocupadas por la Unidad Administrativa 50, de la Comisión Nacional Forestal, situada en la Calle Adyacente Ocaso, número 5630, Colonia Jardines Universidad, Jalisco, Código Postal 44190, Edificio Don Ángel Piso 4 Ala 2 el Ciudadano Pedro Luis López Pérez, y en su carácter de Notario, Juan Ramírez Prieto, para efectos de dar constancia de los siguientes
HECHOS
(Se deben describir de forma nítida los documentos que fueron dañados, robados, etc., mencionando las circunstancias de tiempo, lugar y modo, declarando adicionalmente, de ser esa la cuestión, el detrimento que esto origina a la Entidad o bien declarar el mal uso que se puede hacer de esos documentos.)
Estando presente la Ciudadana María Josefina Salazar Machado, Supervisora del Departamento de Proyectos, adscrita a la Presidencia de la Oficina Central, quien es testigo de asistencia y se identifica con la credencial de electora con folio número 5, expedida por el Instituto Federal Electoral, la cual expresa encontrarse presente en el levantamiento de esta acta, desde su comienzo hasta su terminación, y siendo esto todo lo que tiene para exponer firma al margen de esta acta para su debida constancia y efectos legales respectivos.
Sin haber otra cuestión que tratar se da por cerrada esta acta administrativa circunstanciada, la cual consta de una hoja escrita por un solo lado, siendo firmada al margen y al calce por triplicado por quienes intervinieron en ella.
___________________ Nombre y firma de quien resguarda
____________________ Nombre y firma del testigo
Formato para descargar
Todas las actas poseen algunos elementos en común. Por ejemplo, todas brindan una visión general de lo que ocurrió en una reunión, quiénes fueron los asistentes o participantes, el detalle de los diferentes temas planteados, cuáles fueron los debates y la conclusión de los mismos.
Finalmente se determina si tanto los convocados como los convocantes han llegado o no a un convenio sobre las cuestiones que se hayan planteado.
No existe una forma estándar para realizar un acta. Debe imperar una libre creatividad, siempre que no se cometan los errores más comunes, como omitir puntos esenciales que luego se requieran para constancias o reclamos, o un exceso de detalles. Un formato de un acta circunstanciada se muestra a continuación:
Referencias
- Laura Sánchez (2016). Tipos de actas. Emprende Pyme. Tomado de: emprendepyme.net.
- IDC Online (2015). ¿Para qué sirven las actas? Tomado de: idconline.mx.
- Tribunal de Justicia Administrativa del Estado Mexicano (2020). Acta circunstanciada. Tomado de: trijaem.gob.mx
- Wikipedia (2020). Acta (documento). Tomado de: es.wikipedia.org.
- México – Enciclopedia Jurídica Online (2020). Acta Circunstanciada. Tomado de: mexico.leyderecho.org.