Presentación ejecutiva: concepto, elementos, ejemplos, formatos
¿Qué es una presentación ejecutiva?
Una presentación ejecutiva es una exposición en la que se explica, propone o actualiza sobre distintos aspectos del funcionamiento de una empresa u organización. Puede servir para informar sobre los avances de un proyecto, para advertir sobre nuevos problemas, para proponer nuevos negocios, entre otras funciones.
La presentación ejecutiva sirve a distintas personas de una empresa, con distintos puestos, para informar a puestos superiores, iguales e inferiores. Los analistas de negocios y los gerentes de proyectos deben poder presentar su trabajo, ya sean los hallazgos de un análisis, los cambios propuestos en los procesos comerciales, nuevas propuestas, etc.
La mayoría de los profesionales deberán desarrollar el reconocimiento de ciertos patrones sobre lo que los ejecutivos querrán saber, además de saber cómo diseñar una historia sintetizada que responda de manera proactiva a esas preguntas.
Elementos de una presentación ejecutiva
1. Portada e introducción
Se debe mantener simple, dedicando la menor cantidad de espacio y tiempo posible a la presentación de sí mismo, de la organización, del tema a discutir y cualquier otra información relevante que agregue cierto contexto.
2. Título
Se debe comenzar con un buen título. Escribirlo como en un periódico, que cuente una historia que transmita exactamente de qué se trata. Por ejemplo, en lugar de un título aburrido como “Resultados del primer trimestre de 2020”, escribir uno que diga “Crecimiento récord”.
2. Contenido
El contenido es el guion del orador. Incluye las ideas clave y la estructura general de la presentación (introducción, medio y final). Es la base de una gran presentación ejecutiva, porque si el contenido es irrelevante para la audiencia, simplemente se desconectará.
Dentro del contenido existen varias partes:
Gancho
Comenzando se debe presentar la conclusión, para que la apertura sea memorable. Es decir, dando a conocer el retorno de la inversión y el impacto en el resultado final, para llamar la atención de los ejecutivos desde el principio.
Situación actual
Explicar dónde está el proyecto o el negocio hoy. Presentar el reto al que se enfrentan, por qué existe y el impacto que tiene. Enmarcar todo esto en torno a indicadores claves de rendimiento, que sean importantes para la audiencia.
Nuevas oportunidades
¿Cuál es la visión? ¿Cómo se puede resolver el problema o ayudar a que se haga mejor? Se deben analizar las oportunidades que se han identificado, incluyendo las posibles ventajas. Además, se debe considerar el riesgo potencial y cualquier estrategia que se tenga para aminorarlo.
Evidencias
Se debe ser selectivo al elegir los datos relevantes que se hayan descubierto y se necesiten saber. No basta con compartir la información, sino también los conocimientos, es decir, ¿qué significan esos datos?
Datos proyectados
Mostrar cómo se cree que podrían verse las cosas en el futuro. Nuevamente, se debe elegir un conjunto de datos selecto que refleje el propósito de la presentación. Esta diapositiva debe promover buenas noticias, como reducción de costos, eficiencia, calidad y satisfacción.
El objetivo es resaltar los números más importantes y así calmar a los ejecutivos, independientemente que la recomendación tenga un análisis sólido.
Alternativas
Se debe informar que se han considerado otras opciones, indicando cuáles eran y por qué no son la opción correcta. Este podría ser un buen momento para decir lo que sucedería si no se hace nada.
3. Conclusiones y recomendaciones
Indicar cuál de las opciones se sugiere que es la mejor y por qué. Hay que ser concluyente y tener criterio propio. Se debe ser claro en los plazos para ver retornos de la inversión.
Las conclusiones incluyen:
Próximos pasos
Dar una explicación de alto nivel sobre cuándo y cómo se hará que esto suceda y los próximos pasos a seguir, incluyendo todo lo que se necesite de la audiencia.
Gran final
Se debe terminar a lo grande. Se presenta nuevamente la diapositiva del gancho de la introducción para así cerrar el contenido, dejando a los ejecutivos inspirados y obligados a actuar.
¿Cómo hacer una presentación ejecutiva? Herramientas y consejos
Utilizar tecnología
Muchas presentaciones ejecutivas incluyen el uso de Power Point (o cualquier otro software de presentaciones), videos y música para informar los puntos claves. Al presentar algo visualmente junto con un discurso, es más probable que la audiencia retenga y preste más atención al conocimiento que se le está brindando.
Criterios de diseño de las diapositivas
- Presentar solo un mensaje por diapositiva, para así retener toda la atención de los ejecutivos Tener demasiadas ideas en una diapositiva es irritante y distrae.
- Usar una imagen y frases cortas, evitando oraciones largas, además de no leer las diapositivas en voz alta.
- Las partes más importantes de las diapositivas deben ser las más grandes. Por tanto, hacer los títulos más pequeños para que no distraigan.
- Usar el contraste para resaltar los puntos. Usar un fondo oscuro en lugar de blanco, resaltando el texto relacionado con el tema actual para que se destaque del resto del texto en la pantalla.
- No debe haber más de seis objetos por diapositiva (por ejemplo, una imagen y cinco viñetas).
Fácil de leer
La presentación debe ser fácil de leer y aun así hacer que el mensaje sea claro, centrado en hallazgos, conclusiones, recomendaciones y próximos pasos, manteniendo los datos de respaldo en el apéndice, para que las diapositivas puedan abrirse rápidamente y se pueda profundizar más si se requiere.
Visualización de datos
No se deben cargar las diapositivas con demasiados detalles, sino estructurar la presentación solo con conceptos de alto nivel. Los datos deben mostrarse con gráficos, en lugar de informes, incluyendo solo los datos más convincentes que respalden las conclusiones y que sean simples.
Fuentes de las letras
Ceñirse a un máximo de dos o tres fuentes a lo largo de la presentación, manteniendo la coherencia con una fuente para los encabezados, otra para los subtítulos, etc. Escribir el texto en negrita y cursiva según sea necesario, pero con cautela.
Ejemplos de presentaciones ejecutivas
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Formatos de presentaciones ejecutivas para descargar
Puedes ver estas presentaciones en el formato de las presentaciones de Google y descargarlas en PowerPoint. Una vez descargadas las puedes modificar a tu gusto.
Presentación para utilizar en entrevista de trabajo
A continuación se presenta un formato de presentación ejecutiva para hacer una entrevista de trabajo:
Ver en presentaciones de Google. Para descargar: Archivo y Descargar.
Presentación para inversionistas
A continuación se presenta un formato de presentación ejecutiva para informar a los inversionistas:
Ver en presentaciones de Google. Para descargar: Archivo y Descargar.