Tipos de manuales, características y ejemplos

Un manual es un medio escrito por medio del cual se deja registro de alguna información ordenada relevante que debe ser consultada constantemente. Dichos datos, deben organizarse de manera metódica con el fin de que sea más fácil su entendimiento.

La forma de darle orden a la información registrada en un manual, debe ser por medio de instrucciones y pasos a seguir. De esta forma, se está garantizando que las directrices allí presentadas se desarrollen conforme el manual indica para evitar errores.

Los manuales pueden tener un formato físico o digital, pero su propósito es el mismo independiente del medio en el que estén, es decir, su función principal es exponer información específica para llevar a cabo un objetivo particular.

Por otro lado, es importante destacar que un manual debe tener un lenguaje sencillo y claro, pues quien lo lea debe entender con la mayor facilidad posible las instrucciones que allí se presentan. Adicionalmente, los procedimientos registrados deben ser ordenados y coherentes para facilitar todavía más su comprensión.

Tipos de manuales

Los manuales pueden organizarse en diferentes tipos, según su contenido, objetivo y público al que irá dirigido. Estos son:

Manual organizacional o empresarial:

• Está enfocado principalmente en las directrices y pautas que debe tener una empresa, indicando su estructura organizacional. Lo anterior busca principalmente dar a conocer cómo funciona la empresa, cuáles son sus áreas y el papel que juegan sus empleados.
• Los manuales organizacionales tienen una forma muy general y resumida sobre el comportamiento de la empresa. Sin embargo, debe ser conocida por todos los empleados que la componen.
• Como ejemplo para este tipo de manuales, se puede tener en su registro como es el proceso de selección de los empleados, las áreas de la organización, su estructura, su misión y visión, objetivos, entre otros conceptos.

Manual departamental:

• Es un manual más específico que el organizacional, pues detalla aún más el funcionamiento de cada área dentro de una organización. En este, se observa el rol de cada área, su composición y sus objetivos.
• Igualmente, en dicho manual se registran los procedimientos y normas que deben seguir quienes hacen parte de cada departamento, garantizando así el correcto funcionamiento del mismo.
• En este tipo de manuales, se encuentra por ejemplo descripción de cada puesto de trabajo del departamento, sus objetivos, relaciones con otras áreas, presupuestos, recursos humanos y materiales, etc.

Manual de políticas:

• Este manual se enfoca principalmente en cómo deben desempeñarse los ejecutivos de una organización en particular. Es decir, registra las instrucciones para que los altos cargos de la compañía puedan llevar a cabo los objetivos de la misma.
• Cabe aclarar que este tipo de manuales no se refiere al campo gubernamental o de partidos políticos, sino al control de los altos ejecutivos dentro de una empresa.
• Dicho manual debe contener información tal como organigrama, puestos y tareas de ejecutivos, presupuestos, objetivos, normas y procedimientos de estos, entre otros.

Manual de procedimientos:

• Es un manual mucho más específico que los anteriores, pues expone puntualmente los pasos y formas para que las diferentes áreas de la organización puedan llevar a cabo sus tareas de la mejor manera.
• En dicho manual, se pueden ver por ejemplo diagramas de procesos, objetivos generales y particulares, canales de comunicación y diagramas de flujos.

Manual de técnicas:

• Puede decirse que este es el manual más detallado y específico de todos los mencionados antes, pues detalla aún más los procedimientos y procesos de la organización.
• Este manual es un complemento del manual de procedimientos, pues toma estos elementos y los explica con mucha más claridad y precisión.
• Este manual plasma por ejemplo las tareas específicas para cada funcionario de un área específica, sus objetivos, diagramas de tareas, bibliográficas o referencias como herramienta a dichas tareas, glosario de términos, entre otras ayudas.

Manual de bienvenida:

• Este es un manual de tipo sencillo y general que tiene como objetivo principal dar a conocer de manera resumida el funcionamiento de la organización a empleados nuevos.
• Dicho manual no solo da la bienvenida a nuevos empleados, sino que hace mención a la historia de la empresa, su misión, visión y objetivos.
• Acá se tienen por ejemplo una carta de bienvenida redactada y firmada por el presidente o gerente de la compañía, una descripción de la empresa, datos sobre su historia, objetivos, beneficios con los que cuentan los empleados y sus obligaciones.

Manual de puesto de trabajo:

• Es un manual corto, preciso y detallado sobre las funciones puntuales de un empleado en particular. Allí se especifican cuáles son sus tareas y responsabilidades.
• Como ejemplo en dicho manual, se tienen nombre de empleado, nombre del área, jefe inmediato, personas a cargo, funciones específicas, perfil, datos de contacto, etc.

Manual múltiple:

• Podría decirse que este es un tipo de manual anexo a los anteriores, pues se da como resultado de decisiones que se tomen en asambleas de socios. Pueden exponer información que no se tiene en otros manuales y que es importante registrar.
• Por ejemplo, en estos manuales, pueden verse cambios a procesos, funciones o tareas de algún ejecutivo, las cuales se aprueban por la asamblea y se registran en sus actas.

Manual de finanzas:

• Este manual está enfocado principalmente a la parte financiera de la organización, involucrando las áreas de cartera, tesorería o contaduría. Aquí, se plantean las normas y procesos a seguir en dichas áreas para el uso de los recursos financieros.
• En este manual se encuentran por ejemplo los flujos de caja, ingresos y egresos de la compañía, presupuestos, balances generales y estados de resultados.

Manual de sistema:

• El manual de sistemas especifica las tareas y procesos a desarrollarse cuando se forma un nuevo sistema, es decir, cuando se da la integración de diversas áreas o personas de otros departamentos.
• Acá se encuentran por ejemplo las funciones y nuevos roles de cada empleado dentro del nuevo sistema, sus responsabilidades, área, diagramas de procesos, entre otros.

Manual de calidad:

• Este es uno de los manuales más importantes dentro de una organización, pues es el que registra los procesos de calidad de la organización. Esto es, toda la información necesaria para determinar la productividad de la empresa, su servicio y calidad.
• En dicho manual, se encuentran por ejemplo indicadores de calidad, gráficos de seguimiento a indicadores, diagramas de flujo, versión de indicadores, glosario de términos y mediciones de productividad.

Referencias

1. Añez, J. (2021). ¿Qué son los manuales administrativos? Obtenido de webyempresas.com
2. El Manual como herramienta de comunicación. (2011). Obtenido de http://biblio3.url.edu.gt/
3. GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE. (2004). Obtenido de uv.mx
4. La importancia de los manuales como herramientas de comunicación en las MiPyMes. (2014). Obtenido de milenio.com
5. Vivanco Vergara, M. E. (2017). LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS COMO HERRAMIENTAS DE CONTROL INTERNO DE UNA ORGANIZACIÓN. Obtenido de http://scielo.sld.cu/