Proceso de comunicación: elementos, etapas y ejemplo
El proceso de comunicación se refiere a la transmisión de información o mensaje de un emisor a un receptor a través de un canal, superando las barreras que afectan su ritmo. Por tanto, son los pasos que se deben tomar para lograr una comunicación exitosa. La comunicación es un proceso, y si este proceso se rompe, entonces fallará la misma.
El proceso de comunicación es cíclico, ya que comienza con el emisor y termina con el mismo emisor en la forma de una retroalimentación. Se lleva a cabo hacia arriba, hacia abajo y lateralmente en toda la organización.
Este procedimiento como tal debe ser una interacción continua y dinámica, que afecte y se vea afectada por muchas variables. Consta de ciertos pasos donde cada uno constituye lo esencial de una comunicación efectiva.
Índice del artículo
La comunicación es un proceso bidireccional dinámico donde un mensaje en forma de ideas, pensamientos, sentimientos u opiniones es transmitido entre dos o más personas con la intención de crear una comprensión compartida.
Este comienza cuando el emisor conceptualiza sus ideas, para luego transmitir el mensaje al receptor a través de un canal, quien a su vez proporciona una retroalimentación en la forma de algún mensaje o señal, dentro de un período de tiempo dado.
Por tanto, se denomina comunicación al acto de transmitir la información deseada y el entendimiento de una persona con otra. El término comunicación se deriva de la palabra latina “communis”, que significa compartir.
El emisor o comunicador es la persona que inicia la conversación y ha conceptualizado una idea con la intención de transmitirla a los demás.
La base misma del desarrollo de comunicación la establece la persona que transmite o envía el mensaje. Él es el remitente del mensaje, que puede ser un pensamiento, una idea, una imagen, un símbolo, un informe o una orden, además de posturas, gestos e incluso una sonrisa momentánea.
Por tanto, el emisor es el iniciador del mensaje que debe transmitirse. Después de haber generado la idea, información, etc., el emisor la codifica de tal manera que el receptor pueda entenderla bien.
El mensaje se conoce como la información transmitida por las palabras, como en el habla y los comunicados, además de los signos, imágenes o símbolos, dependiendo de la situación, y la naturaleza e importancia de la información que se desea enviar.
El mensaje es el corazón de la comunicación. Es el contenido que el emisor quiere transmitir al receptor.
Puede ser escrito, oral, simbólico o no verbal, como gestos corporales, silencio, suspiros, sonidos o cualquier otra señal que active la respuesta de un receptor.
El canal se refiere a la forma o modo en que fluye o se transmite el mensaje. Es el medio para transmitir el mensaje al receptor. El mensaje se transmite a través de un canal que une al emisor con el receptor.
El medio de comunicación puede ser hablar, escribir, señalar, gesticular, etc. El mensaje puede ser oral o escrito y puede transmitirse a través de un memorando, un computador, teléfono, móvil, aplicaciones o televisores.
Es la persona o grupo para quien se destina el mensaje. Trata de comprenderlo de la mejor manera posible para que así se logre el objetivo de la comunicación.
Puede ser un oyente, un lector o un espectador. Cualquier negligencia por parte del receptor puede provocar que la comunicación sea ineficaz.
El grado en que el receptor decodifica el mensaje depende de su conocimiento del tema, de su experiencia, confianza y relación con el emisor.
El receptor es un factor tan importante en el proceso de comunicación como lo es el emisor, siendo el otro extremo del proceso.
Debe estar en condiciones de recibir el mensaje, teniendo un canal de comunicación activo y donde evite distraerse con otros pensamientos.
El proceso de comunicación no es tan fluido como parece. Desde su transmisión hasta su recepción, el mensaje puede ser interferido o perturbado en cualquier etapa por muchos factores, conocidos como barreras para una comunicación efectiva.
Ruido
Puede ser cualquier tipo de interferencia que afecte el mensaje que se envía, se recibe o se comprende.
Puede ser tan literal como la estática en una línea telefónica o de radio, o tan recóndito como malinterpretar una costumbre local.
Contexto
Este es el escenario y la situación en la que se lleva a cabo la comunicación. Al igual que el ruido, el contexto puede tener un impacto en el intercambio de información. El contexto puede tener un aspecto físico, social o cultural.
Por ejemplo, en una conversación privada con un amigo de confianza, se compartiría más información personal o detalles sobre el fin de semana que en una conversación con un compañero de trabajo o en una reunión.
En esta primera etapa, el comunicador desarrolla o conceptualiza una idea a transmitir. También se conoce como etapa de planificación, ya que en esta fase el emisor planifica el tema de la comunicación.
Codificar significa convertir o traducir una idea a una forma perceptible que pueda comunicarse a los demás.
Por tanto, la codificación es colocar el mensaje que se transmite en un medio apropiado, que puede ser verbal o no verbal, dependiendo de la situación, el tiempo, el espacio y la naturaleza del mensaje que se enviará.
El emisor empieza con el proceso de codificación, donde utiliza ciertas palabras o técnicas no verbales como gestos corporales, signos, símbolos, etc., para convertir la información a un mensaje que se comunicará al receptor previsto.
El conocimiento, las habilidades, la percepción, los antecedentes, las aptitudes, etc. del emisor tienen un gran impacto en el éxito del mensaje.
La codificación es un paso importante en el proceso de comunicación, ya que una codificación incorrecta e inapropiada puede tergiversar la verdadera intención del proceso de comunicación.
Después de codificar, el emisor genera el mensaje que podrá transmitir al receptor. El mensaje puede ser oral, escrito, simbólico o no verbal.
Por ejemplo, cuando la gente habla, el mensaje es el habla. Cuando la gente escribe una carta, las palabras y oraciones son el mensaje. Cuando la gente llora, el mensaje es el llanto.
Una vez que el emisor ha codificado su idea en un mensaje, el siguiente paso es seleccionar el canal o medio adecuado a través del cual desea transmitir su mensaje al receptor.
La elección del medio depende de las relaciones interpersonales entre el receptor y el emisor, y también de la premura del mensaje que se envía. Algunos de los canales de comunicación más utilizados son oral, virtual, escrito, sonoro y gestual.
Debe seleccionarse cuidadosamente para que el mensaje sea efectivo y sea interpretado correctamente por el receptor.
Dado que cada canal tiene sus ventajas y desventajas, elegirlo adecuadamente es primordial para una comunicación efectiva.
En este paso, el emisor transmite realmente el mensaje a través del medio elegido. En el ciclo de la comunicación, la tarea del emisor finaliza con la transmisión del mensaje.
Esta etapa simplemente implica la recepción del mensaje del emisor por parte del receptor. El mensaje se puede recibir en la forma de escucharlo, verlo, sentirlo, etc.
El receptor después de recibir el mensaje lo interpreta, lo convierte en pensamientos e intenta analizarlo y entenderlo de la mejor manera posible.
La decodificación se refiere a interpretar o convertir el mensaje enviado a un lenguaje inteligible. Simplemente significa comprender el mensaje.
Para ello, lo procesa mentalmente para poder entenderlo. Si no lo puede decodificar, el mensaje falla.
Por ejemplo, enviar un mensaje en un idioma extranjero que el receptor no entienda probablemente dará como resultado un error de decodificación.
Es el paso final del proceso de comunicación. Se refiere a la respuesta del receptor con respecto al mensaje enviado por el emisor.
Aumenta la efectividad de la comunicación, ya que permite al emisor conocer la eficacia de su mensaje. Es la esencia de la comunicación bidireccional. La respuesta del receptor puede ser verbal o no verbal.
La retroalimentación es necesaria para garantizar que el mensaje se haya codificado, enviado, decodificado y entendido de manera efectiva. Es decir, el receptor ha interpretado correctamente el mensaje según lo previsto por el emisor. Es fundamental para que la comunicación sea efectiva y útil. El análisis de la retroalimentación ayuda a mejorar los mensajes futuros.
Brenda quiere recordarle a su esposo Roberto que pase por la tienda después del trabajo y compre leche para la cena. Se olvidó preguntarle por la mañana, por lo que Brenda le envía un recordatorio vía Whatsapp a Roberto.
Él responde y luego aparece en casa con un galón de leche debajo del brazo. Sin embargo, algo anda mal: Roberto compró leche con chocolate y Brenda quería leche normal.
En este ejemplo, el emisor es Brenda. El receptor es Roberto. El medio es un mensaje de texto. El código es el idioma español que están usando. El mensaje en sí es: “¡Recuerda la leche!”.
En este caso, la retroalimentación es tanto directa como indirecta. Roberto le envía a Brenda una foto de la leche desde la tienda (directa) y luego llega a casa con ella (indirecta).
Sin embargo, Brenda no vio la foto enviada de la leche porque el mensaje no se transmitió (ruido) y Roberto no pensó en preguntarle qué tipo de leche quería (contexto).
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