Principios de control de una empresa: cuáles son, ejemplos
¿Qué son los principios de control?
Los principios de controlde una empresa son las normativas que requieren la existencia de procedimientos y procesos establecidos en los sistemas contables para ayudar a los gerentes a supervisar y regular las actividades del negocio, garantizando así que los activos de la empresa estén protegidos.
El objetivo de los principios de control es asegurar que el sistema de contabilidad funcione correctamente y que los eventos del negocio se registren con precisión. Obviamente, los gerentes no pueden supervisar a todos los empleados, por lo que existe la posibilidad de que se produzcan algunos errores o que se produzca algún fraude.
Para identificar y establecer controles efectivos, la gerencia debe evaluar continuamente el riesgo, supervisar la implementación del control y modificar los controles según sea necesario.
Tener una función empresarial tan esencial brinda una seguridad razonable al disminuir la probabilidad de errores y salvaguardar los activos de la organización. Debido a su importancia, las empresas deben considerar los principios fundamentales del control.
¿Cuáles son los principios de control?
1. Ambiente de control
El estilo gerencial y las expectativas de los gerentes de alto nivel, en particular sus políticas de control, determinan el ambiente de control.
En un ambiente de control hay una supervisión adicional realizada por un comité gerencial, que vela porque exista integridad administrativa, valores éticos, una estructura organizacional bien definida y empleados competentes y confiables, asignando autoridad y responsabilidades.
2. Actividades de control
Son políticas y procedimientos específicos que la gerencia usa para alcanzar sus objetivos. Entre estas se incluyen las siguientes:
Separación de tareas
Requiere que se les asigne a diferentes personas la responsabilidad de ejecutar distintas tareas en las actividades relacionadas, en particular las que involucran la autorización, custodia o mantenimiento de registros.
Al exigir que diferentes personas hagan estas funciones se crea un sistema balanceado de control.
Aprobación de transacciones y actividades
Ayuda a garantizar que todas las actividades de la empresa cumplan con las políticas y pautas establecidas.
Exigir que determinados gerentes aprueben ciertos tipos de transacciones agrega un compromiso adicional a los registros contables, al demostrar que las transacciones han sido analizadas y aprobadas por la autoridad correspondiente.
Estandarización de documentos
Incluye la creación de facturas y otros documentos fáciles de usar y suficientemente informativos, el uso de documentos prenumerados y consecutivos, y la preparación oportuna de los documentos.
La estandarización facilita la revisión de registros antiguos al buscar el origen de alguna discrepancia en el sistema. La falta de estandarización puede hacer que algunos elementos se pasen por alto o se malinterpreten en dicha revisión.
Controles físicos y de acceso sobre activos y registros
Son controles electrónicos o mecánicos (cajas fuertes, carnets de identificación, cercados, cajas registradoras, cámaras de video, cerraduras) o controles informáticos, relacionados con los privilegios de acceso o procedimientos establecidos de respaldo y recuperación.
La tecnología generalmente puede llegar donde las personas no pueden, y puede estar en el trabajo las 24 horas del día sin necesidad de un pago adicional.
Controlar el acceso a un sistema de contabilidad a través de contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico mantiene fuera del sistema a usuarios no autorizados, al igual que proporciona una forma de auditar el uso del sistema para identificar fuentes de errores.
Revisiones independientes
Las empresas deben revisar periódicamente sus sistemas de control. Eso debe hacerlo una persona que no haya realizado ninguna parte del trabajo que se va a verificar.
Estas revisiones ayudan a garantizar la confiabilidad de la información contable y la eficiencia de las operaciones.
Asignación de responsabilidades
La empresa debe establecer claramente responsabilidades. Asignar responsabilidades específicas a las personas garantiza que entiendan cuál es su función para mantener el control.
Si se obvia alguna responsabilidad, un sistema de control eficaz dejará en claro quién no está realizando una tarea asignada.
Ejemplos
Todos estos controles cumplen los objetivos del principio de control. Luego de que los controles estén andando, los gerentes no tienen que supervisar la actividad de cada empleado. Pueden revisar periódicamente los controles para asegurarse de que funcionen correctamente y centrarse en la gestión del negocio.
Separación de tareas
Es un buen control para asegurar que las funciones de mantenimiento de registros estén separadas del manejo real del efectivo.
Por esta razón, el cajero se encarga de cobrar en efectivo a los clientes, con la posibilidad de depositarlo en el banco, y el departamento de contabilidad se encarga de registrar estos recibos de efectivo y hacer las conciliaciones bancarias.
De esta forma, una sola persona no puede tomar el dinero del cliente y malversarlo, encubriéndose luego con una contabilidad fraudulenta.
Si dos personas realizan estos trabajos, la única forma que el fraude pueda funcionar es si cada persona está en complicidad con la otra. Obviamente, es mucho menos propenso dos empleados cómplices que un solo empleado que robe.
Aprobaciones
Exigir una aprobación para poder realizar pagos de gastos voluminosos puede evitar que empleados inescrupulosos realicen grandes transacciones fraudulentas con los fondos de la compañía.
Una lista de precios oficial sirve como una aprobación al personal de ventas para que venda con estos precios. Además, puede haber un control que permita al gerente de ventas autorizar cambios razonables en la lista de precios.
Rotación de personal y vacaciones
La rotación obligatoria de empleados o el período de vacaciones se implementan para detectar esquemas fraudulentos donde se requiere tener un sistema habitual para mantenerlo.
Si el contador cambia de responsabilidades cada dos meses, una persona no podrá ejecutar un sistema falso de forma consistente.
Auditorías físicas
Las auditorías físicas incluyen el recuento manual del efectivo y de cualquier otro activo físico registrado en el sistema de contabilidad, como inventarios.
El recuento físico puede revelar discrepancias ocultas en los saldos de las cuentas al pasar por alto por completo los registros electrónicos. El conteo del efectivo en los puntos de venta se puede hacer diariamente o incluso varias veces por día.
Los proyectos más grandes, como el inventario físico, deben realizarse con menos frecuencia, tal vez de forma anual o trimestral.
Conciliaciones contables periódicas
Garantizan que los saldos del sistema de contabilidad coincidan con los saldos de las cuentas de otras entidades, como bancos, proveedores y clientes.
Las diferencias encontradas entre estos tipos de cuentas complementarias pueden revelar discrepancias en las cuentas propias, o que los errores se originen en los otros entes.
Controles automatizados
Son probablemente los controles internos más comunes porque no solo protegen a la empresa, sino que aumentan su eficiencia.
Los relojes de tiempo automatizados son un buen ejemplo. Los empleados se chequean por estos relojes cuando llegan y luego se verifican al terminar su jornada.
El reloj de tiempo automatizado elimina la posibilidad de que los empleados hagan trampas con sus horas laborales.