Productividad empresarial: qué es, cómo mejorarla, factores, ejemplos
¿Qué es la productividad empresarial?
La productividad empresarial es la capacidad de una organización para usar sus recursos disponibles para producir bienes o servicios rentables, según lo deseado por los clientes. Se refiere a qué tan bien una empresa convierte los insumos de entrada, como mano de obra, materiales, máquinas y capital, en bienes y servicios, o en producción.
Es la productividad la que mide el desempeño de una organización, y también puede ser utilizada por las compañías para evaluar su progreso. Hoy en día, ya no se limita a medir relaciones de entradas y salidas; aumentar la productividad significa trabajar de manera más inteligente.
Se pueden buscar oportunidades para mejorar la eficiencia en casi cualquier lugar de la empresa. Los avances tecnológicos, las expectativas de los clientes, y especialmente la globalización, han incrementado la necesidad de una mayor productividad empresarial.
Los empresarios ahora deben competir con empresas ubicadas en países como China o India, donde los costos laborales son una fracción de lo que son en otros países. La productividad del personal depende de sus habilidades, la calidad de las máquinas disponibles y una gerencia efectiva.
¿Cómo puede mejorarse la productividad?
La productividad puede mejorarse mediante la capacitación, la inversión en equipos y una mejor gestión del personal. La capacitación y la inversión cuestan dinero a corto plazo, pero pueden aumentar la productividad a largo plazo.
A menudo, cambios simples en los procesos operativos aumentan la productividad, pero los mayores beneficios se obtienen mediante la adopción de nuevas tecnologías, que pueden requerir gastos de capital en nuevos equipos, computadores o software.
Aunque desde una perspectiva individual, los empleados pueden hacer bien su trabajo y con altos niveles de productividad, desde una perspectiva organizacional su productividad puede ser cero o negativa si están dedicados a actividades redundantes o que destruyen el valor.
En la mayoría de los modelos de negocio, el éxito de una empresa se mide por la eficiencia con que se utilizan sus recursos para producir los bienes, el precio en que puede vender sus productos y la cantidad de productos que puede vender.
Colaboración
La colaboración es importante para cualquier negocio. Aplicaciones como G-Suite o Microsoft Teams ofrecen plataformas de colaboración donde los empleados pueden ejecutar diferentes tipos de trabajo.
Con estas herramientas se puede acceder a datos relevantes en un solo lugar. Por ejemplo, en Google Drive se pueden guardar todos los datos y darle acceso a quienes deseen acceder a estos.
Los empleados que trabajan de forma remota pueden colaborar y compartir muy fácilmente los documentos, pudiendo evitarse reuniones innecesarias y ahorrando mucho tiempo.
Flexibilidad
Al introducir la tecnología en el lugar de trabajo, la flexibilidad de los empleados está en su punto más alto, permitiéndoles trabajar desde cualquier lugar, pudiendo acceder a la información importante.
Los empleados pueden ahorrar mucho tiempo trabajando en su casa, porque en estos días se necesitan horas para llegar a la oficina por el tráfico existente.
La compañía ahorra dinero, ya que no se necesita gastar más en pesadas estaciones de trabajo. A través de los teléfonos móviles, existe un frecuente contacto entre los miembros del equipo, incluso a kilómetros de distancia.
Análisis del negocio
Hay muchas herramientas avanzadas de informes y análisis del negocio en el mercado que ayudan a comprender profundamente el desempeño del negocio y las tendencias del mercado.
Si una empresa desea mantenerse a la vanguardia del mercado y aceptar los numerosos cambios, el análisis del negocio juega un papel vital para aumentar los ingresos de la empresa. Son los documentos más importantes para aumentar la productividad.
Atención al cliente
Se puede aumentar la productividad empresarial al vincular los sistemas de Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM) con los dispositivos de los empleados.
Al dar a los empleados acceso a los datos del cliente, se reducirá la pérdida de tiempo buscando datos. Esto aumentará la satisfacción del cliente, porque no tendrá que esperar largas horas para resolver su problema.
Cuando los datos del cliente son fácilmente accesibles para los empleados, esto aumenta la productividad empresarial. Con tantas tecnologías disponibles, se pueden proporcionar servicios y soporte al cliente en cualquier momento.
Factores que influyen positivamente en la productividad empresarial
Utilizar la tecnología
Las tecnologías basadas en la web permiten mejorar drásticamente la productividad del negocio. Existen herramientas de gestión como hojas de cálculo, software listo para usar o aplicaciones desarrolladas a la medida.
La compra electrónica se puede utilizar para obtener materiales. Permite obtener precios más competitivos, ya que ya no está limitada a los proveedores locales; se reduce el costo de la transacción con menos papeleo.
Los sistemas de control de inventario pueden ayudar a reducir los niveles de inventario, mejorar la rentabilidad y acelerar el tiempo de respuesta a los clientes.
Los sistemas de pedidos en línea integran la información del inventario con los sistemas de compras, contabilidad y e-business de la organización.
Revisar los procesos existentes
Se deben observar los procesos desde el punto de vista de un inversor potencial. Hay que tener en cuenta el objetivo general y la visión del negocio, asegurándose de que los procesos cumplan esos objetivos y agreguen valor.
Es recomendable dibujar un mapa preciso de cada proceso en su flujo de información; así se pueden comprender mejor los enlaces entre los diferentes elementos de la producción, y se estará mejor equipado para identificar y eliminar la improductividad en la empresa.
Implementar plan de mejoramiento continuo
- Evaluar la competencia y las mejores prácticas en la industria. No copiar los planes de otras compañías, sino desarrollar lo que funcione para la empresa.
- Obtener ayuda externa para evaluar las fortalezas y debilidades del negocio. Esto proporciona un punto de vista objetivo desde el cual se puede mejorar la productividad rediseñando los procesos.
- Asignar equipos específicos a procesos determinados. Colocar un sistema formal de sugerencias para los empleados.
- Buscar logros innovadores. Pequeñas mejoras pueden transformarse en incrementos importantes en la productividad.
Subcontratación
La subcontratación es una forma rentable de focalizar los esfuerzos en lo que mejor se hace como negocio.
Ya sea que se elija hacer externa la logística, la contabilidad, la nómina, las relaciones públicas o la informática, es vital comprender primero qué es lo que impulsa los costos y las ganancias en la empresa.
Alianzas estratégicas
Una alianza correcta permite hacer crecer la empresa sin expandir su tamaño ni incurrir en mayores costos. Por ejemplo, se podrían mejorar los procesos productivos al aumentar la economía de escala y ampliar el mercado de distribución.
También podría ayudar a la empresa a negociar mejores ofertas de suministro, compartir costos y aprovechar la costosa tecnología.
Factores que influyen negativamente en la productividad empresarial
Reuniones
Las reuniones deben ser el medio para que un grupo de personas genere soluciones. Si se necesita difundir información para un grupo grande de personas, el correo electrónico es un método mucho más eficiente.
Para evitar que las reuniones afecten la productividad empresarial, solo se deben incluir a las personas que necesitan estar allí, tener una agenda previa y hacer todo lo más corto posible.
Horarios excesivamente estrictos
Las telecomunicaciones y la tecnología en la nube hacen posible que los empleados trabajen y colaboren a grandes distancias, de modo que ¿es realmente necesario exigir que los trabajadores estén en su escritorio de 9 am a 5 pm?
Si no se confía en los empleados, aunque se los confine a sus escritorios no se garantizará un día de trabajo productivo. Hay que dar a los trabajadores la autonomía para trabajar cuando y donde sea mejor para ellos.
Demasiado estrés
Los costos de reposos y días de trabajo perdidos como resultado de ambientes de trabajo demasiado estresantes son muy altos. Los niveles de estrés en la oficina deberían ser una gran preocupación.
Existen innumerables factores que causan estrés en la oficina: desde la temperatura del lugar de trabajo hasta compañeros de trabajo hostiles.
Los factores de estrés cambian de persona a persona. Sin embargo, si se crea una forma de prestarle atención a las situaciones estresantes, se será capaz de trabajar para resolverlas.
Muy poco reconocimiento
Cuando no se reconoce un desempeño excepcional, los empleados pueden decidir que no vale la pena hacer ningún esfuerzo adicional.
Aunque los bonos monetarios siempre son bienvenidos, algo tan simple como un almuerzo, una nota escrita o incluso solo decir “buen trabajo” puede ser de gran ayuda para incentivar a los empleados a rendir al máximo.
Falta de confianza
Cuando los empleados se sienten una parte integral de la empresa, se interesan más en su éxito. Sin embargo, pocas cosas distancian más a los empleados de la empresa como la falta de confianza.
Si la transparencia del negocio es limitada, se manifiesta a los empleados que no son parte del equipo. Igualmente, afrontar problemas tratando a los trabajadores como niños malcriados solo muestra lo poco que se espera de ellos.
Prohibir llamadas telefónicas personales o chequear de cerca el uso de internet pueden parecer formas de mejorar la productividad, pero el resentimiento que los empleados sentirán por estas restricciones significará un menor compromiso.
¿Por qué es importante la productividad?
Precios competitivos
Mejorar la producción reduce el costo por unidad del producto, produciendo precios más bajos con una mejor calidad. Igualmente, optimiza la competitividad de la empresa en el mercado.
Con precios competitivos, la empresa está en mejor posición para atraer más clientes y hacer más ventas.
Aumento de las ganancias
El aumento de la producción por utilizar eficientemente los recursos de la organización conduce a una producción de menor costo. Esto resulta en mayores ventas y ganancias.
Si las ganancias de una organización se incrementan, aumenta la confianza de los inversionistas. Igualmente, aumenta el valor de las acciones de la empresa y su reputación.
La empresa puede compartir con sus empleados una parte de sus ganancias, como resultado de una mejor producción. Esto eleva la motivación de los empleados por la satisfacción de un trabajo bien hecho y por recibir parte de las ganancias.
Descubrir fortalezas y debilidades
Le permite a una empresa descubrir sus fortalezas y debilidades. También identificar fácilmente las amenazas y oportunidades que prevalecen en el mercado como resultado de la competencia y los cambios en el entorno comercial.
Una compañía puede aumentar su productividad empresarial haciendo cambios adecuados en sus políticas y procesos de negocio, con el fin de mejorar las áreas débiles y capitalizar las fortalezas.
Del mismo modo, se pueden formular estrategias para convertir las amenazas en oportunidades; esto genera una mayor rentabilidad y estabilidad.
Ejemplo real de caso de mejora de la productividad
- Una empresa mediana de 100 empleados que trabajan en oficina, podría mejorar la productividad si permite el trabajo desde casa. Esto evitaría las distracciones, reuniones inútiles y otros factores que influyen negativamente en la productividad. Además, los empleados se ahorrarán el tiempo de ida al trabajo y la vuelta al hogar.
- Una empresa tradicional de venta de zapatos puede mejorar su productividad utilizando tecnología que controle cada unidad vendida, pidiendo automáticamente unidades cuando no haya inventario.
- Una empresa de marketing que permite a sus empleados trabajar desde casa puede mejorar su productividad reduciendo las reuniones programar solo las que sean necesarias.
- Una empresa de software puede mejorar su productividad contratando a formadores expertos en gestión del tiempo o comprando cursos que de gratuitamente a sus empleados.
- Existen empresas como Netflix que permiten a sus empleados elegir cuándo tomar sus vacaciones.
- Cada vez más empresas de Estados Unidos permiten a sus empleados trabajar desde casa y desde cualquier parte del mundo.
Caso de Wells Fargo
Cuando una organización es responsable de darle seguimiento al dinero y las propiedades de aproximadamente 70 millones de personas, se puede estar seguro de que el servicio al cliente será una de sus preocupaciones más apremiantes.
Tal es el caso de Wells Fargo, uno de los “Cuatro grandes” bancos en Estados Unidos. Wells Fargo se dio cuenta de que muchos de sus clientes utilizan múltiples bancos, por lo que saben que deben ir más allá cuando se trata de conectarse con los clientes.
Lo hacen aprovechando la conectividad de los medios sociales del CRM, de modo que siempre puedan mantenerse en contacto y estar accesibles para quienes los necesiten.
También usan CRM para garantizar que aquellos que acuden a ellos con inquietudes se conecten rápidamente con alguien que pueda proporcionarles una solución.
En palabras de Steve Ellis, director del Grupo de Servicio de Wells Fargo, “vemos la nube como una forma de ayudar a las personas a conectarse con los clientes, a conectarse con productos en construcción y a conectarse con prácticas de gestión de riesgos”.