Presupuesto de compras: qué es, elementos, cómo hacerlo, ejemplo
¿Qué es el presupuesto de compras?
El presupuesto de compras es el informe que contiene la cantidad de materias primas o materiales directos en inventario que una empresa debe comprar durante cada período presupuestario. La cantidad indicada en el presupuesto es la necesaria para garantizar suficiente inventario disponible para cumplir con los pedidos de productos de los clientes.
Este presupuesto difiere del presupuesto de ventas o de gastos, porque el objetivo del presupuesto de compras es determinar los requisitos de la organización para la compra de materiales en el inventario. El presupuesto de compras permite determinar cuánto dinero y cuántos productos se necesitan para alcanzar los objetivos deseados.
Cualquier compañía que produzca o venda un producto tangible necesita un presupuesto de compras. Este presupuesto se utiliza para las empresas que tengan productos en existencia, ya que el valor del inventario juega un papel importante.
El presupuesto de compras es solo un aspecto de la estrategia presupuestaria general de una empresa. En su nivel más simple, puede coincidir con el número exacto de unidades que se espera vender en el período presupuestario.
Elementos del presupuesto de compras
Rotación del inventario
El presupuesto de compras se crea para realizar un seguimiento del valor de inventario de la empresa y la cantidad de mercancía vendida.
También se utiliza para ayudar a realizar un seguimiento del valor de inventario final deseado cada mes. Es muy importante tomar en cuenta el inventario final que la empresa requiere tener al final de cada período.
Esto se hace siguiendo las pautas establecidas por la política de inventario que se maneja para poder atender las necesidades de producción y ventas del siguiente período, al igual que el costo que representan estos inventarios.
Estimación de ventas y producción
La base principal para realizar el presupuesto de compras es el presupuesto de producción, en el que se refleja la cantidad de productos terminados que se debe producir en cada período.
De acuerdo con las cantidades indicadas a fabricar de cada producto terminado se realiza una “explosión” de materiales. Así se determinan las cantidades requeridas de los materiales que forman parte de esos productos terminados.
De la misma manera, el presupuesto de producción está basado estrechamente en el presupuesto preparado por ventas para cada período.
Costo de los materiales
Este elemento es muy importante para poder planificar cuánto dinero se requiere para la compra de materiales en cada período, tomando en cuenta la cantidad de inventario necesaria para poder ofrecer un buen nivel de servicio y reflejando las posibles variaciones que puede haber en el costo.
¿Cómo hacer un presupuesto de compras?
Debido a que el presupuesto de compras de materiales puede ser una parte importante de todos los costos, tanto directos como indirectos, es esencial la preparación cuidadosa de este presupuesto para el éxito de la empresa.
De lo contrario, un presupuesto de compras de materiales preparado con descuido o mal calculado puede llevar a sobreestimar o subestimar los costos.
El presupuesto se crea usando una sencilla fórmula: inventario final ideal más costo de la mercancía que se ha vendido, menos el valor del inventario que se tenía en un comienzo. Dicha fórmula genera el presupuesto total de compras.
Por ejemplo, se quieren $10 000 en el inventario final y el valor de la mercancía que ha sido vendida es alrededor de $3000; entonces, se suman estos valores y de este total de $13 000 se resta el valor del inventario inicial. Si el valor del inventario del comienzo es $2000, la cantidad del presupuesto de compras total sería $11 000.
El costo de la mercancía vendida es la suma recolectada de la totalidad de los servicios o productos que ofrece la empresa en cuanto al valor de producción.
Fórmula del presupuesto de compras en unidades
El presupuesto de compras muestra el inventario presupuestado inicial y final de materiales, la cantidad de materiales que se usará en la producción, la cantidad de materiales que se debe comprar y su costo durante un período específico.
El presupuesto de compras es un componente del presupuesto maestro y se basa en la siguiente fórmula:
Presupuesto de compras de materiales en unidades = inventario inicial presupuestado de materiales en unidades + materiales en unidades necesarios para producción – inventario final presupuestado de materiales en unidades
En la fórmula anterior, el material en unidades que se necesita para la producción se calcula de la siguiente manera:
Materiales en unidades necesarios para producción = producción presupuestada durante el período × unidades de materiales requeridos
Dado que la cifra de producción presupuestada viene dada por el presupuesto de producción, el presupuesto de compras solo puede prepararse después de tener el presupuesto de producción.
Ejemplo
Usando un pequeño negocio de alfarería, ArtCraft, se usará la siguiente información para desarrollar el presupuesto de compras de materiales:
Datos iniciales
Las cifras de la producción estimada se han obtenido del presupuesto de producción de ArtCraft. Se tiene previsto producir las siguientes unidades presupuestadas de piezas en cada uno de los cuatro trimestres: 1334, 912, 1148 y 1778.
Para producir en la fábrica cada pieza final se requieren 4 kg de materiales. La fábrica tiene en stock 800 kg de material al 1 de enero. Al final del año, el inventario final deseado es 961 kg de material.
La política de ArtCraft es mantener en el inventario final de materiales un 15 % de las necesidades de producción del siguiente trimestre. Esta política cambia las necesidades de compra de materiales, porque debe considerarse en el presupuesto este inventario final del 15 %.
Se estima que el costo unitario por kilogramo del material a comprar va a sufrir un incremento en cada uno de los cuatro trimestres: $3,10, $3,20, $3,50 y $4,00.
Preparación del presupuesto de compras
El primer paso para preparar el presupuesto de compras es usar esta información para calcular el inventario final de material para los trimestres 1, 2 y 3. El segundo paso es preparar el presupuesto de compras de materiales.
Inventario final de material trimestre 1 = 15 % x (912 unidades x 4 kg de material) = 547
El inventario final de material trimestre 2 = 15 % x (1148 unidades x 4 kg de material) = 689
Inventario final de material trimestre 3 = 15 % x (1778 unidades x 4 kg de material) = 1068
Hay que tener en cuenta que el material final presupuestado del primer, segundo y tercer trimestre es el material inicial en el segundo, tercer y cuarto trimestre, respectivamente.
La tabla se desarrolló a partir de dos ecuaciones contables simples:
Material requerido para producción + inventario final de material = total de material requerido.
Total de material requerido – inventario inicial de material = presupuesto de compras de material en kilogramos.